關(guān)于規(guī)范檔案信息化管理的若干問題思考

王丹

摘 要：處在新媒體時代，檔案也需要信息化管理，檔案信息化管理能讓人方便快捷的查到檔案信息，政府工作人員的工作效率將大幅提高。本文對解決檔案信息化規(guī)范化的主要內(nèi)容與近況來簡單先容，通過分析規(guī)范化信息管理面對的問題從規(guī)劃檔案、對信息化管理的了解程度和設(shè)備投入、專業(yè)檔案人才四個方向思考關(guān)于規(guī)范檔案信息化管理若干問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案規(guī)范化；檔案信息化

處在新媒體時代，早已形成習(xí)慣的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足我國檔案事業(yè)亟待轉(zhuǎn)變原有模式的需求，所以，規(guī)范檔案信息化管理已成為檔案管理的重中之重。為了節(jié)約時間、節(jié)省成本，建立完善符合當(dāng)代特征的信息管理方式情勢急迫。

1 規(guī)范檔案信息化管理概述

（一）規(guī)范檔案信息化管理的內(nèi)容

檔案管理員、檔案數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案庫以及其他的管理者是檔案信息系統(tǒng)的組成部分。檔案管理員的職責(zé)是辦理檔案中的信息，分發(fā)檔案信息，再由其他職員傳遞收到的內(nèi)容。檔案數(shù)據(jù)庫在檔案信息系統(tǒng)升級時不可或缺，這會讓用戶很容易地了解信息情況。多媒體檔案庫能夠?qū)κ占降娜啃畔①Y源進(jìn)行分類處理。最后利用多媒體的形式呈現(xiàn)給使用者。檔案信息化管理是一個把紙上文字轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料，對檔案信息整理、合并、利用，最終目的是共享的過程。檔案共享是指檔案的用途由原來的積壓保管逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰€使用。

（二）規(guī)范檔案信息化管理的近況

目前檔案信管理經(jīng)過歷史的發(fā)展已經(jīng)形成了一個龐大的系統(tǒng)，但是隨著改革開放的不斷深化，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)于目前的大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展了。檔案信息化是時代發(fā)展出現(xiàn)的必然屬性，傳統(tǒng)的檔案信息管理方式需要轉(zhuǎn)換成現(xiàn)代化的、信息化的、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式。

2 關(guān)于規(guī)范檔案信息化管理的若干問題

（一）檔案信息化規(guī)劃模糊不清

如今，我國的檔案信息化規(guī)劃處于模糊不清的階段，檔案管理部門的工作人員對檔案信息化的具體情況不是很了解，只清楚檔案規(guī)范化的大方向，沒有詳細(xì)指出怎樣規(guī)范檔案信息化，不能看到用戶的真實(shí)需求，沒辦法在生產(chǎn)、生活中大范圍使用、推廣，這就讓檔案信息化不能很好的被推廣使用。一直以來，許多檔案只是用作收藏，價(jià)值不能被很好的開發(fā)利用，這樣，信息就成了無價(jià)值信息，檔案就成了廢紙，信息的流失，使檔案失去原有的意義與價(jià)值。即使如今社會的信息化極高，但是檔案信息化很低，還有，我國目前還沒有一部規(guī)范檔案信息化的法律，所以我國檔案信息化情況混亂，檔案管理方法已經(jīng)跟不上于新媒體時代的步調(diào)。

（二）難以領(lǐng)會檔案信息化的重要作用

部分領(lǐng)導(dǎo)干部對規(guī)范檔案信息化管理缺乏認(rèn)識，依然不了解檔案信息化管理的重要意義，有些單位及個人也沒有意識到檔案信息化將會帶來多大的便利，依然循規(guī)蹈矩采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，他們習(xí)慣了多年來的工作方法，甚至反對檔案信息化，覺得紙質(zhì)版更安全、可靠、更直觀。然而檔案信息化是不可避免的趨勢，所以那些人應(yīng)該轉(zhuǎn)變他們的工作習(xí)慣，融入信息化的浪潮。電子信息檔案具有完整性、真實(shí)性的優(yōu)點(diǎn)，但是電子檔案傳送、保存的環(huán)節(jié)可能會造成檔案丟失、泄露、破壞，因此服務(wù)器的安全、電子檔案的加密保護(hù)就顯得極為重要。

（三）資金支持不足

檔案信息化管理需要較大資金支持，讓企事業(yè)單位自掏腰包購買設(shè)備是不可能的，因?yàn)槎鄶?shù)人認(rèn)為這樣做不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。盡管在一定程度上可以提高工作效率，但是效果并不明顯，缺乏資金讓檔案管理部門只能按照傳統(tǒng)的工作方法工作，而不能達(dá)到信息化、現(xiàn)代化的要求。

（四）缺乏專業(yè)人才

從業(yè)者掌握相關(guān)的專業(yè)常識有限，而且大部分單位把年齡偏大、能力較差的職員放在檔案管理部門，這給部門采用新工作模式帶來了更大挑戰(zhàn)。不管是從外部引進(jìn)專業(yè)人才還是對在職人員的培訓(xùn)，都要花費(fèi)巨額資金，消耗很多時間。我國目前對檔案管理部門可以投入的金額不多，在職人員接受培訓(xùn)的可能性小，工資待遇不高使得優(yōu)秀人才很難被引進(jìn)，這樣的用人體制讓團(tuán)隊(duì)信息化素質(zhì)廣泛偏低，營銷了檔案信息化管理的進(jìn)程。這種現(xiàn)狀在短期內(nèi)是無法改變的，未來路途還很漫長。

3 對檔案信息化管理的建議

（一）建立檔案信息化規(guī)范化管理制度

規(guī)范化簡單來說就是要按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作和實(shí)施，因此在檔案信息化管理的規(guī)范化建設(shè)中首先要做的就是要建立起檔案信息化管理的規(guī)范化制度，對檔案信息化管理中的有關(guān)檔案收集、查詢以及檔案保管等進(jìn)行細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)。在完善來規(guī)章制度的基礎(chǔ)上還要強(qiáng)化制度的落實(shí)，將檔案信息化管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)到每一崗位，實(shí)行崗位責(zé)任制，確保檔案信息化管理的每一環(huán)節(jié)都按照規(guī)范流程進(jìn)行。檔案信息化管理的規(guī)范化制度中還要對檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化管理，信息化的管理主要是利用信息技術(shù)，而信息技術(shù)的另一突出優(yōu)勢是信息共享，所以只有在檔案信息化管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)上進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。

（二）加強(qiáng)部門領(lǐng)導(dǎo)干部的重視

單位領(lǐng)導(dǎo)干部首先要對認(rèn)識檔案管理工作給予足夠的重視，加快貫徹落實(shí)對檔案信息管理的規(guī)劃統(tǒng)籌，設(shè)立檔案信息管理工作組，并且對它加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。部署具體工作，從金錢、設(shè)備、人才等層面給以政策傾斜。努力讓職工、責(zé)任到位，成立可操作、能運(yùn)行的電子檔案信息室，明確工作人員相關(guān)責(zé)任，實(shí)現(xiàn)同一辦理。

（三）加大檔案信息化硬件設(shè)施投入

檔案信息化管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)資源管理、服務(wù)器管理、數(shù)據(jù)管理相關(guān)聯(lián)，建設(shè)檔案信息系統(tǒng)需要購買相關(guān)應(yīng)用軟件、系統(tǒng)維護(hù)軟件、和必須要用的服務(wù)器，我們應(yīng)當(dāng)加大硬件設(shè)施投入，爭取得到政府的支持，優(yōu)化更新現(xiàn)有配置，加快檔案信息收集、整合、儲存網(wǎng)站的建立。計(jì)算機(jī)是信息化必不可少的互聯(lián)網(wǎng)工具，檔案部門應(yīng)盡可能加大對計(jì)算機(jī)設(shè)備的投入。

（四）培養(yǎng)檔案管理部門所需人才

檔案管理是一種內(nèi)容復(fù)雜、還需要人有耐心的職業(yè)，這對職員的能力是一種考驗(yàn)。檔案信息管理人員除了要具備過硬的理論知識、掌握各種現(xiàn)代信息傳播工具之外，還應(yīng)有極強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，拓展能力。除了工作人員自身的努力，還需要檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)的培養(yǎng)，檔案管理部門應(yīng)該組織檔案信息現(xiàn)代化人才培養(yǎng)訓(xùn)練班，派出合格人員參與其中學(xué)習(xí)檔案管理工作方法，隨時準(zhǔn)備接受政務(wù)公開信息。給各個單位提供技術(shù)援助，滿足現(xiàn)代化、信息化的檔案管理專職人員需要。除了對內(nèi)部人員的培養(yǎng)，還應(yīng)該吸引信息化管理的專職人才，給他們提供優(yōu)厚的待遇，良好的工作環(huán)境，讓他們心甘情愿的留下來。

4 結(jié)語

綜上所述，關(guān)于規(guī)范檔案信息化管理還有很多問題等待解決，還有很多任務(wù)需要完成，檔案信息化建設(shè)不可能一帆風(fēng)順，但是我們依然要堅(jiān)定檔案信息化事業(yè)的決心。我們要加強(qiáng)與外界的溝通交流，不斷努力學(xué)習(xí)新模式，開發(fā)新技術(shù)。規(guī)范檔案信息化管理是時代發(fā)展的潮流，我們不能悖逆潮流。我們要堅(jiān)持檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的指導(dǎo)思想，切實(shí)落實(shí)規(guī)范檔案信息化相關(guān)工作。

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