新時(shí)代背景下的檔案管理工作的挑戰(zhàn)與對(duì)策

王連合

摘 要：檔案管理是單位管理的重要工作，隨著時(shí)代背景的變遷，檔案管理、檔案資源利用均發(fā)生著潛移默化的變化，跟緊時(shí)代、不斷調(diào)整檔案管理模式，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。本文以檔案管理工作的時(shí)代背景出發(fā)，分析了檔案管理工作所面臨的變遷與挑戰(zhàn)，并提出了有利于單位檔案管理工作的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；挑戰(zhàn)；對(duì)策

0 背景

國(guó)際數(shù)據(jù)公司（IDC）的數(shù)字宇宙研究報(bào)告稱：2011 年全球被創(chuàng)建和被復(fù)制的數(shù)據(jù)總量超1.8ZB，且增長(zhǎng)趨勢(shì)遵循新摩爾定律（全球數(shù)據(jù)量大約每?jī)赡攴环?，預(yù)計(jì)2020年將達(dá)到35ZB。[1]與此同時(shí)，數(shù)據(jù)復(fù)雜性也急劇增長(zhǎng)，其多樣性（多源、異構(gòu)、多模態(tài)、不連貫語(yǔ)法或語(yǔ)義等）、低價(jià)值密度（大量不相關(guān)信息、知識(shí)“提純”難度高）、實(shí)時(shí)性（數(shù)據(jù)需實(shí)時(shí)生成、存儲(chǔ)、處理和分析）等復(fù)雜特征日益顯著?！按髷?shù)據(jù)”時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。

云計(jì)算讓我們處理海量結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)成為可能。檔案工作者應(yīng)該跳出檔案做檔案，擺脫傳統(tǒng)思維的制約，充分利用全社會(huì)的資源和力量，建設(shè)大檔案，實(shí)現(xiàn)大服務(wù)。處在大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案事業(yè)如何發(fā)展，采取什么樣的措施才能幫助人們洞察大數(shù)據(jù)帶來(lái)的大價(jià)值，是我們檔案工作者必須面對(duì)和思考的問題。

大數(shù)據(jù)時(shí)代，社會(huì)各行各業(yè)都逃不開大數(shù)據(jù)的侵襲，面臨著對(duì)紛繁復(fù)雜層出不窮的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理的困境，同時(shí)還面臨著大數(shù)據(jù)時(shí)代給工作帶來(lái)的各種改變，正確認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)時(shí)代給我國(guó)檔案管理工作帶來(lái)的變化，這就要求我們用發(fā)展的視角去認(rèn)識(shí)檔案價(jià)值，用創(chuàng)新的思維去拓展檔案領(lǐng)域，用科學(xué)的方法去提高檔案工作水平，用變革的技術(shù)去提升檔案管理能力。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的挑戰(zhàn)

（1）檔案數(shù)據(jù)資源豐富性增加

大數(shù)據(jù)時(shí)代早已讓IT行業(yè)風(fēng)起云涌，后知后覺的檔案部門受到大數(shù)據(jù)的影響，檔案數(shù)據(jù)本身也發(fā)生了變化。大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息資源呈現(xiàn)爆發(fā)式增長(zhǎng)，最終作為檔案保存下來(lái)材料的也急劇增長(zhǎng)，檔案不再缺，而是泛。檔案數(shù)據(jù)的來(lái)源更廣泛、內(nèi)容更豐富、采集方式發(fā)生了改變。截至2014年底，中國(guó)網(wǎng)民規(guī)模已達(dá)6.49億人，互聯(lián)網(wǎng)普及率為47.9%，較2013年底提升2.1%；手機(jī)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)5.57億，較2013年底增加5672萬(wàn)人，中國(guó)網(wǎng)頁(yè)數(shù)量為1899億個(gè)。[2]互聯(lián)網(wǎng)的普及、網(wǎng)民人數(shù)的增多以及網(wǎng)頁(yè)數(shù)量的暴漲使得網(wǎng)上信息成為了檔案數(shù)據(jù)的主要來(lái)源之一。檔案數(shù)據(jù)的來(lái)源更多地傾向網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化、平民化。家號(hào)召全社會(huì)建立家庭檔案和個(gè)人檔案，“全民皆檔”使得檔案來(lái)源更草根化、生活化。

（2）檔案收集形式多樣化

2013年2月22日，中華人民共和國(guó)監(jiān)察部、中華人民共和國(guó)人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局令第30號(hào)《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》第四條規(guī)定，不遵照國(guó)家規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案的，對(duì)有關(guān)責(zé)任人員，依據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的違法違紀(jì)處分，包括警告、記過(guò)、記大過(guò)、降級(jí)、撤職等不同程度的處分，這個(gè)檔案法律法規(guī)的出臺(tái)賦予了檔案部門強(qiáng)制執(zhí)行檔案收集移交的權(quán)利，為成就檔案大數(shù)據(jù)集中保駕護(hù)航。如今互聯(lián)網(wǎng)信息內(nèi)容多、更新快、傳播廣，成為檔案部門在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案收集的重點(diǎn)和難點(diǎn)區(qū)域。采用收集信息的新方法，實(shí)時(shí)把握網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)資源，借助計(jì)算技術(shù)和信息技術(shù)的力量，充分利用社會(huì)計(jì)算，幫助檔案員實(shí)時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行科學(xué)捕捉。

（3）檔案服務(wù)體系新變化

檔案作為真實(shí)的歷史記錄被悉心保存，最終的目的就是需要檔案部門維護(hù)好黨和國(guó)家利益，服務(wù)好人民群眾，滿足社會(huì)公眾對(duì)檔案的利用服務(wù)需求。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案服務(wù)利用工作將“朝著社會(huì)化、多元化方向發(fā)展，以企業(yè)、客戶個(gè)性化、差異化需求為導(dǎo)向，提供人性化、智慧化服務(wù)”，[3]面對(duì)新形勢(shì)，國(guó)家更注重惠及民生檔案資源的收集，檔案更傾向于為廣大人民群眾服務(wù)，要為城市發(fā)展和市民服務(wù)，要為智慧城市的建設(shè)服務(wù)，要為新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)，要為農(nóng)民老百姓服務(wù)。檔案服務(wù)通常是用戶需要什么檔案員就提供什么，這是服務(wù)淺層次狀態(tài)。大數(shù)據(jù)時(shí)代要求檔案服務(wù)“深入人心”，更加注重對(duì)用戶個(gè)體行為的關(guān)注，通過(guò)對(duì)用戶的身份登記、查閱記錄、搜索方式、利用結(jié)果等數(shù)據(jù)的分析得到用戶的利用需求和利用習(xí)慣，從而開展以滿足社會(huì)個(gè)體訴求為目的的檔案大服務(wù)，對(duì)每個(gè)檔案用戶進(jìn)行特定問題的分析、查找與決策，追求檔案服務(wù)內(nèi)容差異化、精細(xì)化。

（4）檔案安全保障體系的變化

大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)數(shù)量大、種類多、處理速度快、信息化程度高，都在對(duì)傳統(tǒng)的檔案安全體系形成壓迫和挑戰(zhàn)。檔案數(shù)據(jù)隨時(shí)面臨著因保存條件、管理方式、關(guān)鍵技術(shù)、安全保密變化而帶來(lái)的種種威脅。

信息技術(shù)的發(fā)展帶來(lái)了多樣化的信息載體形式，豐富了檔案的類型，從紙質(zhì)、音像、光盤、電子軟硬盤到數(shù)碼縮微檔案，信息有幾種形式檔案就有幾種形態(tài)，這些檔案除了基本的“八防”外對(duì)保存的條件和場(chǎng)所有了更高的要求，音像檔案要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，光盤要防磨損，硬盤要防震，電腦要保持電源穩(wěn)定，檔案館在新建、改擴(kuò)建時(shí)既要考慮檔案數(shù)據(jù)保管基礎(chǔ)條件設(shè)施安全可靠，另外還要購(gòu)置專門專用的設(shè)備來(lái)保護(hù)類型各異檔案的安全。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的對(duì)策

（1）提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

一個(gè)單位的檔案，不僅僅包含著一般的人事檔案信息，還忠誠(chéng)的記錄著單位發(fā)展壯大過(guò)程中的點(diǎn)滴光輝歷程，查閱這些檔案可以讓職工更加全面的了解單位發(fā)展中的光輝歲月，從而在內(nèi)心油然而生一種驕傲感和自豪感，加大單位的凝聚力與向心力。對(duì)于保證單位能夠面臨風(fēng)云變幻市場(chǎng)時(shí)，能夠有更加積極向上的態(tài)度是不可或缺的。領(lǐng)導(dǎo)階層必須對(duì)此高度重視，不僅僅應(yīng)當(dāng)在新員工入職的時(shí)候，使他們接觸、了解到這些檔案，還可以定期的舉辦一些檔案知識(shí)競(jìng)答活動(dòng)，提高員工對(duì)單位檔案的認(rèn)知程度，讓每一個(gè)人都能從思想上意識(shí)到檔案的重要性，從而提升檔案管理人員的責(zé)任心，提高檔案管理工作質(zhì)量。

（2）提高檔案管理體系的信息化水準(zhǔn)

各級(jí)檔案部門進(jìn)一步統(tǒng)一思想，凝聚力量，在“寬帶中國(guó)”的部署實(shí)施中，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)步伐，及時(shí)協(xié)調(diào)解決檔案信息化推進(jìn)過(guò)程中的重大問題。積極與各級(jí)信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組溝通，將檔案信息化納入到本地、本部門電子政務(wù)和民生信息化建設(shè)中，新技術(shù)研發(fā)、新成果推廣盡快應(yīng)用到檔案信息化建設(shè)中，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息化的新突破和新發(fā)展，完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息的交換與共享。

（3）構(gòu)建高質(zhì)量的檔案管理體系質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

建立各級(jí)數(shù)字檔案館（室）與信息安全綜合管控平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的發(fā)布、監(jiān)管、通報(bào)、防控一體化。按照公安部有關(guān)計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)安全工作的要求，嚴(yán)格執(zhí)行檔案信息安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)指標(biāo)，啟用測(cè)評(píng)軟件，完善信息安全測(cè)評(píng)體系，制訂各級(jí)各單位的檔案信息化應(yīng)急預(yù)案，實(shí)施模擬演練，確保檔案信息化安全發(fā)展。認(rèn)真貫徹落實(shí)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子檔案移交與接收辦法》，制定配套規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)，盡快出臺(tái)《數(shù)字檔案館評(píng)估指標(biāo)體系》，做好電子檔案接收與保存的試點(diǎn)工作。

（4）加大檔案管理工作的資金投入

嚴(yán)格按照國(guó)家各級(jí)政府要求落實(shí)有關(guān)資金扶持政策，加大信息化資金投入。按照信息化目標(biāo)考核要求，出臺(tái)政策，強(qiáng)力推進(jìn)，為檔案信息化順利推進(jìn)創(chuàng)造條件。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作在單位現(xiàn)代化改革過(guò)程中，依然面臨著許多不足與缺陷，這是我們無(wú)法否認(rèn)的現(xiàn)實(shí)，然而，只要找到了癥結(jié)所在，迅速、有效地采用有力的措施對(duì)其進(jìn)行積極改進(jìn)，那么檔案管理工作必將會(huì)沿著高效、健康的道路不斷向前發(fā)展，為提升整個(gè)單位的綜合實(shí)力作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]張淑芳，淺議“大數(shù)據(jù)”時(shí)代下的電子檔案建設(shè)趨勢(shì)[J]，檔案管理，2013（06）：54-56.

[2]劉陽(yáng)，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理新模式研究[M]，湘潭大學(xué)，2015：17.

[3]蘭祝剛，惠英，李剛.大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案工作[J].中國(guó)檔案，2013 （9）：74-75.