高校科研檔案資源管理與應(yīng)用探析

宋平

1 高校科研檔案內(nèi)涵及價值

1.1 高?？蒲袡n案的內(nèi)涵?！犊茖W(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》提出：“科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的、具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料?！睂W(xué)界對高校科研檔案沒有統(tǒng)一規(guī)范的定義，大多依據(jù)科研檔案的概念，結(jié)合高?？蒲刑攸c給予概念界定。經(jīng)對有關(guān)資料研究，本人認(rèn)為高校科研檔案是指高校師生員工在教學(xué)、管理、科研等實踐活動中形成的科學(xué)知識和技術(shù)技能，包括設(shè)計理念、方法技巧、創(chuàng)新成果等，并以文字、圖表及聲像等材料記載且具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。

1.2 高校科研檔案的價值。高?？蒲袡n案既有一般檔案的價值，又具特殊檔案的價值。一方面，科研檔案是高?？蒲袣v史的見證，記載著高?？蒲邪l(fā)展變化的軌跡；另一方面，在促進高校自身科研水平提升、服務(wù)社會發(fā)展、推動技術(shù)進步上發(fā)揮著基礎(chǔ)和關(guān)鍵性的作用；再者，在管理和研究科研檔案的同時，培養(yǎng)和鍛造了一批又一批高素質(zhì)的科研和檔案管理人員。隨著我國高等教育的快速發(fā)展和科研水平的不斷提高，高?？蒲袡n案作為重要信息資源在日常教學(xué)、科研、管理和文化建設(shè)等方面發(fā)揮著越來越重要的作用，成為高校發(fā)展提升不可或缺的重要內(nèi)容。

2 高校科研檔案管理與使用中的不足

2.1 管理力度不夠，檔案意識薄弱。科研檔案管理是科研管理工作的重要組成部分。根據(jù)職責(zé)分工，科技處應(yīng)將科研檔案的收集歸檔融入到日常工作中，按照上級主管部門要求進行年度科研統(tǒng)計，收集整理各類項目的研究資料定期移交學(xué)校檔案管理部門，并協(xié)助檔案部門做好科研檔案的研究及開發(fā)利用。事實上，高?？蒲泄芾聿块T往往對科研文獻資料的搜集和儲存多有忽略。

同時，部分高校的領(lǐng)導(dǎo)、科研管理部門、科研人員、檔案管理人員等普遍存在科研檔案意識薄弱現(xiàn)象，對科研檔案重視不夠，沒能將科研規(guī)劃、工作計劃、管理制度、考核獎懲機制與科研檔案工作有機融合，造成科研檔案工作游離于科研管理之外，科研檔案管理作用不能有效發(fā)揮，影響了高?？蒲泄芾硭降奶岣?。

2.2 檔案制度缺乏，管理手段落后。目前，高?？蒲袡n案管理多是參照《中華人民共和國檔案法》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》來執(zhí)行的。從國家到地方各高校都缺乏具體的高?？蒲袡n案管理制度，致使科研檔案在歸檔時沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，難以實現(xiàn)科學(xué)化、制度化。

科研檔案管理及信息化程度相對滯后。一方面，現(xiàn)階段我國高校的科研檔案多是紙質(zhì)材料，與之對應(yīng)的電子文檔相對較少。盡管多數(shù)高?？蒲袡n案已使用計算機等設(shè)備處理檔案，但多用于文檔目錄制作，科研檔案規(guī)范化管理、科學(xué)化分類，無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。加之經(jīng)費投入少，輔助設(shè)備落后，信息化、標(biāo)準(zhǔn)化程度低等，影響了科研檔案收集歸檔的時效性和科學(xué)性。另一方面，檔案部門只是對科研人員自覺上交的獲獎成果整理歸檔，對不遞交相關(guān)材料的“隱性”項目把握不準(zhǔn)，對于成果整體檔案、產(chǎn)權(quán)歸屬等關(guān)注較少。

2.3 專業(yè)人才匱乏，歸檔不甚科學(xué)。目前，高?？蒲袡n案很少有專職管理人員，歸檔工作由管理人員兼職完成，他們大多沒有接受過檔案管理知識和技能的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平不高，檔案意識不強，加之科研檔案管理人員配備不足、檔案管理繁瑣、工作量大，致使他們的工作積極性降低。

由于研究項目和經(jīng)費來源的多途徑使得科研管理部門和檔案部門掌控科研材料的難度增加。加之不少科研項目實施時間長、材料分散，又缺乏固定人員收集，一些科研人員對科研材料歸檔認(rèn)識不夠，擔(dān)心研究秘密和成果歸檔后泄露，不愿將關(guān)鍵和核心科研成果原始材料上交歸檔，從而造成科研項目歸檔不完善。

2.4 服務(wù)方式單一，檔案利用率低。目前，我國高?？蒲袡n案服務(wù)主要是傳統(tǒng)的等人需求而不是主動推介，服務(wù)內(nèi)容局限于紙質(zhì)案卷的查閱、復(fù)印等，可供查詢的電子檔案材料極少，有的甚至不能提供電子文件目錄，自動化水平和效率較低?？蒲袡n案材料歸檔后，檔案部門局限于對科研檔案形成者和校內(nèi)師生及本校畢業(yè)生提供檔案利用服務(wù)。由于檔案管理人員信息意識不強、開發(fā)能力差、與社會缺乏互動，對科研檔案信息歸類與知識產(chǎn)權(quán)保護把握不準(zhǔn)，求穩(wěn)、怕亂，造成科研檔案長期“束之高閣”，喪失轉(zhuǎn)化時機。

3 高?？蒲袡n案資源管理應(yīng)用對策

3.1發(fā)揮管理作用，增強檔案意識。目前，我國高校檔案管理機構(gòu)或隸屬校長辦公室，或與學(xué)校圖書館合署辦公，或附屬校內(nèi)某個部門，使得檔案工作的主體地位降低，與科研檔案工作對接受限，阻礙了高?？蒲袡n案管理的制度化、程序化和數(shù)字化建設(shè)。因此，應(yīng)改革現(xiàn)有的檔案管理機制，統(tǒng)一檔案管理體制，組建獨立機構(gòu)，確立檔案部門在科研檔案管理中的重要地位。

檔案管理人員要更新思想觀念，主動作為，努力提升自身形象，不斷提高檔案工作在學(xué)校中的地位和影響力；科研檔案工作人員要主動參加相關(guān)科研項目會議，定期召開科研檔案工作例會，深入課題組指導(dǎo)其立卷歸檔等，將科研檔案工作扎實地融入到科研活動當(dāng)中，將科研檔案管理的政策、規(guī)定、要求及時與科研管理相結(jié)合，促進科研管理水平的提高。

3.2 完善管理機制，提高檔案質(zhì)量。一是高?？蒲胁块T要主動與檔案管理部門對接，按照《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，根據(jù)學(xué)?？蒲许椖糠秶托枨?，修訂科研檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，有針對地細(xì)化業(yè)務(wù)規(guī)范與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，在完善通用管理規(guī)范的基礎(chǔ)上，區(qū)分不同科研項目，制定與其相符的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，落實好科研檔案的異地備份制度。

二是要打破各部門間的分散封閉體制，構(gòu)建科研項目組、項目組所在部門（院、系、處、室）、科研管理部門、檔案館“四位一體”的新模式，實現(xiàn)“各司其職，統(tǒng)一規(guī)范，相互促進，高效共贏”的管理效果。明確課題組、院系檔案員、科研秘書、科研處、檔案館及各階段材料形成者的歸檔職責(zé)、歸檔范圍、歸檔要求，嚴(yán)格實施科研工作和建檔工作的“四同步”管理，形成分工明確，層層負(fù)責(zé)，齊抓共管的科研檔案工作機制。

三是抓好科研項目的準(zhǔn)備、研究、總結(jié)驗收、成果和獎勵申報四個階段的材料收集。建立三級歸檔制度，即省級以上重大項目由檔案館歸檔，市廳級項目由院系歸檔，校級及橫向項目由項目組歸檔，從而形成高效的科研檔案協(xié)同管理主體，對科研檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用全過程進行有效管控，保證科研檔案材料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)化，使其能夠真實地反映科研活動各階段的情況，不斷提高科研檔案的質(zhì)量和利用價值。

3.3 提升隊伍素質(zhì)，構(gòu)建信息資源。一是構(gòu)建科研檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)長效機制，實施三級檔案管理人員培訓(xùn)體系。由檔案館組織專業(yè)檔案人員對科研管理人員、院系科研主任及科研秘書進行檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，增強科研管理人員的檔案意識和管理能力；再由科研管理人員對科研項目負(fù)責(zé)人進行檔案法規(guī)和檔案價值等知識培訓(xùn)，提升他們對科研檔案工作重要性和必要性的認(rèn)識；其次是科研項目負(fù)責(zé)人主動要求和督促項目成員樹立收集材料和歸檔意識，實現(xiàn)變被動歸檔為主動交檔的目標(biāo)。

二是重視數(shù)字檔案建設(shè)，強力推進科研檔案管理信息化。在做好科研檔案的保密工作和知識產(chǎn)權(quán)保護的前提下，高校要扎實推動科研檔案目錄信息化和全文數(shù)字化建設(shè)，建立“檔案信息管理系統(tǒng)”，協(xié)同信息中心、檔案館、科研處、圖書館等，有步驟、分批次、循序漸進地推進科研檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)，強化檔案整理、編目，加強對數(shù)字檔案的整合共享和分析利用。

3.4 創(chuàng)新服務(wù)模式，提高利用效率。一方面，要建立科研電子檔案管理體系，打造科研檔案信息化共享平臺。與高校數(shù)字校園建設(shè)緊密結(jié)合，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)中心對科研檔案的支撐和平臺作用，將現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合，建立課題組、科研處、檔案館、研究人員四級協(xié)同數(shù)據(jù)管理模式，按照學(xué)科體系、專業(yè)領(lǐng)域分門別類地建立各類專題、全文數(shù)據(jù)庫，以科研人員完善個人檔案以推進科研檔案的完整性。

另一方面，積極探索科研檔案信息共享模式，以科研檔案信息資源為基礎(chǔ)，做到“五個結(jié)合”。一是與人事管理相結(jié)合，以制度將課題組的科研檔案歸檔情況與其人事考核相掛鉤；二是與科研項目申報相結(jié)合，根據(jù)項目組成員對已有科研檔案的歸檔情況，決定是否接受對其新研究項目的申報；三是與教學(xué)管理相結(jié)合，把從科研中取得的新成果、新技術(shù)、新經(jīng)驗充實到教材和課堂中，培養(yǎng)高質(zhì)量人才；四是與科研決策體系相結(jié)合，充分發(fā)揮科研檔案對科研決策的支撐作用，提升高校整體科研決策與中標(biāo)水平；五是與服務(wù)社會相結(jié)合，做好橫向聯(lián)系，主動與企業(yè)合作，將科研檔案與政府部門知識產(chǎn)權(quán)與技術(shù)轉(zhuǎn)移服務(wù)平臺對接、資源共享，推進科研成果轉(zhuǎn)化，服務(wù)地方經(jīng)濟社會發(fā)展，充分實現(xiàn)科研檔案的價值。

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（作者單位：河南牧業(yè)經(jīng)濟學(xué)院社科辦 來稿日期：2017-04-05）