業(yè)務(wù)規(guī)則技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用探究

李順

（黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院 哈爾濱 150080）

業(yè)務(wù)規(guī)則技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用探究

李順

（黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院 哈爾濱 150080）

檔案信息管理系統(tǒng)給檔案管理工作帶來很大的便利，但是現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)還不能智能化運(yùn)行和便捷升級(jí)、維護(hù)。把業(yè)務(wù)規(guī)則技術(shù)引入到檔案信息管理系統(tǒng)中，不僅能夠彌補(bǔ)現(xiàn)在的不足，還可以提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。本文分析了現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)存在的問題與不足，然后構(gòu)造出基于業(yè)務(wù)規(guī)則的檔案信息管理系統(tǒng)模型，最后分析了將業(yè)務(wù)規(guī)則技術(shù)引入到檔案信息管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)。

檔案 檔案管理 業(yè)務(wù)規(guī)則 信息管理系統(tǒng)

20世紀(jì)90年代以來，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷地發(fā)展與創(chuàng)新，影響著社會(huì)生活的方方面面，并極大地提高了生活質(zhì)量和工作效率。在信息化大潮流中，我國(guó)檔案信息化建設(shè)工作也取得了一些矚目的成績(jī)，如檔案數(shù)字化建設(shè)和一大批數(shù)字檔案館的建立、檔案網(wǎng)站的開通、檔案信息資源管理系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施、檔案信息資源的整合與共享理念形成與普及等。這些新理念與成就是檔案信息化建設(shè)道路上的一小步，假以時(shí)日，技術(shù)不斷更新，思想更加成熟，直到檔案現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。然而，前進(jìn)的道路并非平坦，并不是每個(gè)腳步都可以走得很扎實(shí)、穩(wěn)妥。特別是現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)，雖然已經(jīng)被成功開發(fā)并廣泛使用，但是使用效果不佳，升級(jí)維護(hù)過程煩瑣，總體效果差強(qiáng)人意，有待提高。其次，這些系統(tǒng)在工作中需要大量的人工干預(yù)，還未能實(shí)現(xiàn)智能化。由于檔案工作人員自身知識(shí)結(jié)構(gòu)的限制，檔案信息資源管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)基本上都是外包給IT公司，這樣固然節(jié)約了本部門的人力與精力，但是忽略了系統(tǒng)升級(jí)與維護(hù)的煩瑣步驟。實(shí)際上，這些表面上看起來簡(jiǎn)單、便捷的做法，在后期的系統(tǒng)實(shí)施與維護(hù)工作中將會(huì)帶來更大的麻煩和問題。

一、當(dāng)前檔案信息管理系統(tǒng)存在的問題

1.設(shè)計(jì)與開發(fā)過度依賴IT公司。為了節(jié)約人力成本，提高系統(tǒng)開發(fā)效率，檔案部門通常將設(shè)計(jì)、開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)的任務(wù)外包給IT公司。外包模式為檔案部門節(jié)約了大量人力與精力，只要付錢，IT公司就可以開發(fā)出針對(duì)本部門工作特性的檔案信息管理系統(tǒng)并提供升級(jí)、維護(hù)服務(wù)。但是，檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)過度依賴IT公司并不會(huì)像它表面上那么便利與省事。首先，能否開發(fā)出令檔案部門滿意和符合檔案業(yè)務(wù)人員工作習(xí)慣的系統(tǒng)，關(guān)鍵在于IT公司能否精準(zhǔn)地把握檔案部門的需求。由于兩者之間的信息不對(duì)稱，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，檔案部門需要與IT公司不斷地溝通與交流，在交流過程中，檔案部門語言表達(dá)的不準(zhǔn)確、IT公司對(duì)檔案部門需求的非正確理解等不可避免的干擾因素都會(huì)干擾IT人員對(duì)業(yè)務(wù)需求的精準(zhǔn)把握，繼而影響系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)。如果初步交流不善，那么最后的結(jié)果是，要么檔案部門將就使用功能不齊全、不符合業(yè)務(wù)人員工作習(xí)慣的系統(tǒng)，要么檔案部門與IT公司繼續(xù)反復(fù)交流，直到雙方都滿意為止。顯然，這兩種結(jié)果都差強(qiáng)人意，前者會(huì)耽誤檔案部門正常的業(yè)務(wù)進(jìn)程，后者拖長(zhǎng)了整個(gè)系統(tǒng)開發(fā)的周期。其次，當(dāng)系統(tǒng)實(shí)施后，一旦相關(guān)政策、規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)以及系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、計(jì)算機(jī)環(huán)境發(fā)生變化，那么就需要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)、維護(hù)。系統(tǒng)的升級(jí)與維護(hù)工作由其開發(fā)者IT公司承擔(dān)，外包公司的售后服務(wù)積極性決定著升級(jí)、維護(hù)的進(jìn)度、質(zhì)量和周期。如果IT公司售后服務(wù)不積極，錯(cuò)誤評(píng)估舊的系統(tǒng)與新規(guī)定之間的不兼容性給檔案管理工作帶來的影響，導(dǎo)致新的系統(tǒng)滿意度不高或系統(tǒng)升級(jí)、維護(hù)的周期延長(zhǎng)，檔案部門將處于被動(dòng)、尷尬的狀態(tài)。

2.系統(tǒng)升級(jí)與維護(hù)代價(jià)較大。我國(guó)檔案事業(yè)目前正處于快速發(fā)展的階段，一些規(guī)范章程、制度規(guī)定等形式的業(yè)務(wù)規(guī)則常常發(fā)生變化。當(dāng)業(yè)務(wù)規(guī)則改變時(shí)，為了積極響應(yīng)上級(jí)部門的指示，檔案信息管理系統(tǒng)的相關(guān)功能應(yīng)該作出適量調(diào)整。在現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)中，不同的功能模塊之間有一定的耦合關(guān)系，有時(shí)一個(gè)著錄項(xiàng)目的改動(dòng)都會(huì)“殃及”若干其他功能模塊，可想而知，多個(gè)業(yè)務(wù)規(guī)則同時(shí)修改勢(shì)必會(huì)給技術(shù)人員帶來細(xì)小而又煩瑣的排查任務(wù)。通常情況下，檔案業(yè)務(wù)規(guī)則代碼無序散落于系統(tǒng)的所有源代碼中，在業(yè)務(wù)規(guī)則代碼修改之前，首先應(yīng)從大量的程序代碼中精準(zhǔn)無遺漏地找到所有需要修改的業(yè)務(wù)規(guī)則代碼，這樣才能有的放矢地對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)工作。但是逐個(gè)尋找、逐一排查的過程，不僅對(duì)技術(shù)人員的編程算法、邏輯能力要求很高，而且每次的操作都需要暫停使用系統(tǒng)和關(guān)閉服務(wù)器，極其麻煩和低效。

3.系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)智能化?！白詣?dòng)化、智能化管理是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和發(fā)展趨勢(shì)所在，是一個(gè)需要始終加強(qiáng)的基本點(diǎn)。”[1]7智能的檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)該具備一定的判斷推理能力：（1）能夠自動(dòng)獲取文件的題名、時(shí)間、責(zé)任人等基本信息，并自動(dòng)著錄、自動(dòng)立卷。（2）能夠“讀懂”文件內(nèi)容并分析其密級(jí)、保管期限，自動(dòng)生成摘要。（3）能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)測(cè)檔案管理工作，如檢查不同密級(jí)的文件是否已經(jīng)區(qū)分開來并分別保管，對(duì)保管期限到期的文件進(jìn)行特殊標(biāo)記。（4）能夠獲取利用者對(duì)檔案的利用情況，并據(jù)此生成可參考的信息，如查閱經(jīng)濟(jì)糾紛類檔案的利用者常常將哪幾份檔案一起查閱，這些檔案的共同點(diǎn)或可比性在哪里等。如果檔案信息管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)智能化，那么我國(guó)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化目標(biāo)才算真正實(shí)現(xiàn)。

4.使用周期短。如前所述，我國(guó)檔案事業(yè)規(guī)范章程、制度標(biāo)準(zhǔn)修改頻繁，加之檔案種類與形式多樣，我國(guó)不同級(jí)別檔案部門對(duì)檔案的處理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，使得系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務(wù)邏輯的增刪改操作是頻繁且不定期的。一旦檔案工作人員提出業(yè)務(wù)規(guī)則修改的要求，系統(tǒng)就得作出相應(yīng)的調(diào)整，不論是外包公司還是檔案部門的技術(shù)人員，都必須滿足其要求。這樣一來，系統(tǒng)有時(shí)剛剛上線或升級(jí)完畢，還未等檔案工作人員適應(yīng)新變化，新的修改要求就已經(jīng)提出來了，縮短了系統(tǒng)的使用周期。

二、業(yè)務(wù)規(guī)則技術(shù)及其應(yīng)用

1.業(yè)務(wù)規(guī)則技術(shù)概述。規(guī)則是運(yùn)行、運(yùn)作規(guī)律所遵循的法則，一切具有約束、指導(dǎo)和可參考作用的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)則、章程、慣例等都是規(guī)則。規(guī)則無處不在，不可不在。如交通規(guī)則，用于維護(hù)交通秩序，預(yù)防與減少交通事故發(fā)生，保護(hù)人身安全，提高通行效率。假如沒有交通規(guī)則的約束與管制，行人走走停停、車輛橫沖直撞，那么結(jié)果就可想而知了。業(yè)務(wù)規(guī)則是一個(gè)組織所制定的規(guī)章制度、行為守則、業(yè)務(wù)流程、操作規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等一切規(guī)則的總和。它是一個(gè)組織“擁有的全部業(yè)務(wù)知識(shí)”，“涵蓋了智力資本的全部?jī)?nèi)容”[2]12。業(yè)務(wù)規(guī)則不是一項(xiàng)或一套規(guī)則，而是一個(gè)范疇，對(duì)于其定義，目前還沒有統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。業(yè)務(wù)規(guī)則組織（Business Rule Group，BRG）給出的定義是，業(yè)務(wù)規(guī)則是“描述和約束業(yè)務(wù)的語句，用來刻畫業(yè)務(wù)的結(jié)構(gòu)和影響業(yè)務(wù)的行為”?！霸摱x包含兩個(gè)層面的理解，從業(yè)務(wù)的角度來看，‘業(yè)務(wù)規(guī)則是支持決策，影響和控制組織業(yè)務(wù)行為的指示’；從計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的角度來看，‘業(yè)務(wù)規(guī)則是一條語句，它定義或約束業(yè)務(wù)的某些方面’。”[3]15檔案業(yè)務(wù)規(guī)則用來描述檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)步驟與流程，控制與約束檔案管理活動(dòng)數(shù)據(jù)和信息的產(chǎn)生與流向。檔案業(yè)務(wù)規(guī)則主要來源于與檔案相關(guān)的法律法規(guī)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)范、規(guī)章制度、管理章程、未成文的經(jīng)驗(yàn)與管理和舊管理信息系統(tǒng)里的文檔。

近年來，業(yè)務(wù)規(guī)則管理技術(shù)發(fā)展迅速，越來越多的軟件開發(fā)商使用業(yè)務(wù)規(guī)則管理技術(shù)開發(fā)系統(tǒng)，并以其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，淡化了業(yè)務(wù)人員與IT公司之間的交流障礙，強(qiáng)化了業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)與升級(jí)上的主動(dòng)性，賺足了很大的發(fā)展空間。業(yè)務(wù)規(guī)則管理技術(shù)的原理是“將系統(tǒng)處理的業(yè)務(wù)邏輯從程序代碼中抽取出來，將其轉(zhuǎn)變成簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)規(guī)則，以結(jié)構(gòu)化的業(yè)務(wù)規(guī)則數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)規(guī)則引擎執(zhí)行業(yè)務(wù)行為”[4]35?！皹I(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)是用一個(gè)或多個(gè)規(guī)則引擎替換原先以程序代碼‘固化’在應(yīng)用程序中的業(yè)務(wù)邏輯，業(yè)務(wù)邏輯不再以程序代碼的形式駐留在系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)邏輯與程序代碼的分離。”[5]80檔案業(yè)務(wù)規(guī)則管理系統(tǒng)（Archives Business Rules Management System）主要包括業(yè)務(wù)規(guī)則集成開發(fā)環(huán)境、業(yè)務(wù)對(duì)象模型、業(yè)務(wù)規(guī)則語言、檔案規(guī)則庫(kù)、業(yè)務(wù)規(guī)則引擎，與外部系統(tǒng)部件的數(shù)據(jù)和指令接口良好的組件化結(jié)構(gòu)。

2.基于業(yè)務(wù)規(guī)則的檔案信息管理系統(tǒng)模型。基于業(yè)務(wù)規(guī)則的檔案信息資源管理系統(tǒng)是在原有的檔案信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，將業(yè)務(wù)邏輯獨(dú)立出來，生成一個(gè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)。當(dāng)系統(tǒng)處理檔案管理業(yè)務(wù)時(shí)，具有推理功能的推理引擎調(diào)用規(guī)則庫(kù)，依據(jù)規(guī)則庫(kù)的檔案業(yè)務(wù)規(guī)則進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，最終將處理結(jié)果反饋給用戶。根據(jù)計(jì)算機(jī)運(yùn)行原理，如圖1所示，基于業(yè)務(wù)規(guī)則的檔案信息資源管理系統(tǒng)包括四部分，分別是應(yīng)用層、邏輯控制層、數(shù)據(jù)層、操作系統(tǒng)層與硬件。應(yīng)用層主要負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的輸入、輸出功能，其中數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)（DBMS）和檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)在數(shù)據(jù)層，是用戶與系統(tǒng)進(jìn)行“對(duì)話”的“對(duì)講機(jī)”。應(yīng)用層接收用戶的操作和請(qǐng)求指令，并將指令發(fā)送到邏輯控制層。邏輯控制層是整個(gè)系統(tǒng)的核心，它接收到處理指令時(shí)，調(diào)用檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)，并將需要處理的數(shù)據(jù)集和相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)規(guī)則傳給推理引擎，通過推理引擎的一系列推理，將推理結(jié)果傳至應(yīng)用層并反饋給用戶。數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)（DBMS）的功能是控制數(shù)據(jù)的生成和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，是支撐整個(gè)系統(tǒng)各功能模塊正常運(yùn)行的數(shù)據(jù)處理模塊。檔案業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)，是區(qū)別于現(xiàn)有檔案信息管理系統(tǒng)的主要模塊。它存儲(chǔ)了整個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的所有類型的業(yè)務(wù)規(guī)則，這些業(yè)務(wù)規(guī)則是推理引擎進(jìn)行推理的依據(jù)?；跇I(yè)務(wù)規(guī)則的檔案信息管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)規(guī)則使用檔案業(yè)務(wù)人員能夠看懂的類自然語言描述，并與應(yīng)用代碼分離，所以當(dāng)業(yè)務(wù)規(guī)則需要變更或增刪時(shí)，可直接由檔案業(yè)務(wù)人員處理。處于最底層的操作系統(tǒng)及硬件層主要包括硬件如計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、集線器等和操作系統(tǒng)軟件。[6]11

圖1 基于業(yè)務(wù)規(guī)則的檔案信息管理系統(tǒng)模型

三、基于業(yè)務(wù)規(guī)則的檔案信息資源管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

1.檔案業(yè)務(wù)人員角色的轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)的過程中，檔案業(yè)務(wù)人員的任務(wù)大多是將其系統(tǒng)功能需求詳細(xì)、系統(tǒng)地告知給IT公司的技術(shù)人員，以使功能需求轉(zhuǎn)換成程序代碼繼而通過編譯滿足其業(yè)務(wù)需求。在這個(gè)過程中，由于雙方知識(shí)背景、工作立場(chǎng)的差別，使得二者的交流與溝通低效、耗時(shí)。業(yè)務(wù)規(guī)則技術(shù)引入檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)中后，業(yè)務(wù)規(guī)則是由業(yè)務(wù)人員能夠看懂的類自然語言編寫的，所以這樣就消除了業(yè)務(wù)人員與程序語言之間的障礙。當(dāng)組織制度、行業(yè)規(guī)定等檔案業(yè)務(wù)規(guī)則有變動(dòng)時(shí)，檔案業(yè)務(wù)人員可以使用類自然語言自行更改業(yè)務(wù)規(guī)則庫(kù)，而無需重復(fù)與IT人員“交流—更改—反饋—不滿意—再交流—再更改”的循環(huán)過程，也能夠及時(shí)快速地響應(yīng)政策、制度的變化。

2.系統(tǒng)使用周期延長(zhǎng)。業(yè)務(wù)規(guī)則代碼與程序代碼的分離，減少了系統(tǒng)開發(fā)過程中不同功能模塊之間不必要的邏輯聯(lián)系冗余，大大提高了系統(tǒng)開發(fā)的效率。首先，二者的分離是開發(fā)任務(wù)上的分離，即分離之后，IT人員能夠?qū)９ツ硞€(gè)具體的功能模塊，而不會(huì)因?yàn)榇罅窟壿嫶a的插入而耽誤模塊功能的實(shí)現(xiàn)。其次，通過制定本組織的領(lǐng)域語言，檔案業(yè)務(wù)人員就可以直接參與業(yè)務(wù)規(guī)則的制定。尤其在業(yè)務(wù)規(guī)則有所變更時(shí)，無需IT人員的參與，檔案業(yè)務(wù)人員可以自由進(jìn)行業(yè)務(wù)邏輯的增、刪、改等操作而不影響系統(tǒng)的使用，大大延長(zhǎng)了系統(tǒng)的有效使用周期。

3.系統(tǒng)修改效率提高。系統(tǒng)的升級(jí)與維護(hù)屬于IT公司的產(chǎn)品售后服務(wù)，從心態(tài)上來講，IT公司認(rèn)為系統(tǒng)交付使用之后，交易已經(jīng)結(jié)束。沒有利潤(rùn)吸引力的升級(jí)與維護(hù)工作激發(fā)不了技術(shù)人員的勞動(dòng)積極性，如果還被頻繁召喚的話，很容易產(chǎn)生倦怠心理，導(dǎo)致系統(tǒng)修改效率不高。業(yè)務(wù)規(guī)則技術(shù)應(yīng)用在系統(tǒng)開發(fā)中，系統(tǒng)中業(yè)務(wù)邏輯的修改實(shí)現(xiàn)“自主化”，減少了系統(tǒng)升級(jí)與維護(hù)的負(fù)擔(dān)，保留更多“售后服務(wù)熱情”，提高售后服務(wù)質(zhì)量。

四、結(jié)語

在技術(shù)的推動(dòng)下，檔案信息資源管理已經(jīng)不再局限于純粹的人工操作，而是順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展選擇了更高效、更便捷的信息化管理。在檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)、使用、維護(hù)、升級(jí)等方面，業(yè)務(wù)規(guī)則技術(shù)表現(xiàn)出了明顯的優(yōu)勢(shì)，在檔案信息化管理這條路上，檔案部門需要借助業(yè)務(wù)規(guī)則管理技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，把檔案管理工作推向一個(gè)嶄新的發(fā)展階段。

[1]王新才，江善東.基于業(yè)務(wù)規(guī)則的檔案信息資源管理[M].武漢:武漢大學(xué)出版社，2014.

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Research on the Application of Business Rules Technology in Archives Information Management System

Li Shun
(Information Management School of Heilongjiang University,Harbin 150080,China)

Archives information management system has brought great convenience to archives management work,but the current archives information management system can not be operated intelligently or upgraded and maintained conveniently. It can not only make up for the deficiency,but also improve the quality and efficiency of archives management to introduce the business rules technology into archives information management system.This paper analyzes the problems and shortcomings of current archives information management system,and then constructs an archives information management system model based on business rules technology,finally analyzes the advantages of introducing business rules technology into archives information management system.

archives;archives management;business rule;information management system

李順，黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院檔案學(xué)專業(yè)在讀碩士，研究方向?yàn)樾畔⒓夹g(shù)與檔案信息管理。

G271

A

2017-02-28