英語商務(wù)信函的書寫策略

摘 要：本文探討英語商務(wù)信函書寫中出現(xiàn)的問題及解決的途徑，旨在培養(yǎng)學(xué)生掌握英語商務(wù)信函的書寫特色， 提高英語商務(wù)信函的書寫能力。

關(guān)鍵詞：英語商務(wù)信函；書寫；策略

1 英語商務(wù)信函的寫作意義

隨著世界經(jīng)濟的快速發(fā)展和全球一體化進程的加速，英語商務(wù)信函扮演著越來越重要的角色。在快節(jié)奏的現(xiàn)代商務(wù)活動中，寫作商務(wù)信函最直接的目的就是進行有效的溝通和交流。它是國際商務(wù)往來最常用的聯(lián)系方式，也是對外貿(mào)易活動的載體。寫出一份準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)、簡潔明了、規(guī)范得體、彰顯個性的英語商務(wù)信函不僅能夠促成交易的達成，而且可以發(fā)展同客戶的良好關(guān)系，以及達成新的業(yè)務(wù)方面起著積極的促進作用。

2 英語商務(wù)信函書寫常出現(xiàn)的問題

2.1 詞匯錯誤

在商務(wù)英語信函的寫作中，同一個詞匯在商務(wù)中具有完全不同的含義。 “credit “本意“信譽、聲望”，在商務(wù)中“信用證”?！皁ffer” 提供，在信函中"報價”。Promotion “提升“，在信函中”促銷“。Confirm “證明”，在信函中“保兌”。在信函寫作中，不要用其他詞代替信函中的意思，嚴(yán)格遵守它的含義。

2.2 詞匯陳舊

隨著時代的發(fā)展和進步，商務(wù)英語詞匯的規(guī)模在不斷擴大。國際經(jīng)濟的快速發(fā)展和計算機技術(shù)的高度發(fā)達，許許多多商務(wù)英語詞匯應(yīng)運而生?！癮 going concern，” 盈利企業(yè)?！盿 leap in the dark “ 冒險舉動。這些新的商務(wù)詞匯的出現(xiàn)，為商務(wù)英語信函的交流提供了便利。在寫作中，要不斷地跟上時代的發(fā)展，與時俱進，更新詞匯，保持商務(wù)信函的新鮮度，與世界接軌。

2.3 主動語態(tài)多

在商務(wù)信函中，被動語態(tài)使用較多。為了使信函的表達準(zhǔn)確無誤，嚴(yán)謹(jǐn)周密，不引起歧義，提高交流的效率，使用了大量的被動語態(tài)。主動語態(tài)是表示主語是謂語動作的使動方的語態(tài)，信函中有時動作的參與者和發(fā)出者是誰不清晰，主動語態(tài)使用較少。

3 解決途徑

3.1 書寫層面

（1）大寫

在英語產(chǎn)品介紹信函和產(chǎn)品推銷信函中，為了給讀者留下深刻印象達到過目不忘，產(chǎn)品名稱的所有字母大寫。In the brochures， MOUNTAIN 10 is very useful for the kitchen.另外，為了突出產(chǎn)品特點，吸引客戶眼球，使讀者快速抓住重點，迅速做出決定，交易馬上達成，表達產(chǎn)品特點的詞組所有字母也大寫。CONVENIENT AND ECONOMICAL .

（2）逗號

在英語商務(wù)信函中，逗號使用較多。逗號用在復(fù)句內(nèi)各分句之間的停頓，用逗號隔開表達了不同的意思，又糅合在一個完整的句子里，避免意思含混不清，幫助讀者正確理解信函內(nèi)容，順暢做成交易，避免誤入歧異。

（3）冒號

在英語商務(wù)信函中，冒號的使用常用來引導(dǎo)下文。Quantity： 1000cases. Payment ： by L/C.商務(wù)信函需要用簡潔明了的語言表達內(nèi)容，冒號引導(dǎo)下文節(jié)約了字?jǐn)?shù)和空間，讀者簡易輕松理解大意，快捷抓住內(nèi)容核心，節(jié)省了時間，方便了業(yè)務(wù)。

3.2 詞匯層面

（1）古詞

在英語商務(wù)信函中，古詞的使用具有鮮明的文體特點-莊重、嚴(yán)肅、正式。We hereby mail one catalogue.恰當(dāng)使用英語古詞提升整篇信函的莊重性和嚴(yán)肅性，英語商務(wù)信函代表企業(yè)或公司的形象，商談業(yè)務(wù)涉及企業(yè)之間巨大的經(jīng)濟效益，嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度是商務(wù)信函必備的態(tài)度，古詞的使用表明了其特點。

（2） 數(shù)詞

在英語商務(wù)信函中，準(zhǔn)確的數(shù)字對于雙方貿(mào)易上的交往成功非常關(guān)鍵。A discount 5%.數(shù)字的使用不能有半點馬虎隨意，否則會造成重大經(jīng)濟損失和虧本，有時直接影響到公司的聲譽，產(chǎn)生法律糾紛。

（3）形容詞

在英語商務(wù)信函中，積極樂觀的詞可以給客戶帶來身心愉悅之感?？鞓犯吲d的心態(tài)對于商務(wù)交往非常重要和關(guān)鍵。順利達成交易和成功奠定業(yè)務(wù)基礎(chǔ)為未來的貿(mào)易往來打下了牢固的基礎(chǔ)。Glad， excited， suitable， convenient， pleased.這些詞對商務(wù)交易達成起著積極的作用。

3.3 句法層面

（1）虛擬語氣

在英語商務(wù)信函中，良好的溝通和交流非常重要，保證了整個商業(yè)業(yè)務(wù)流暢進行和運作。使用虛擬語氣委婉含蓄，商討交流的余地較大，對方容易接受。If you could consider， I would appreciate it.這樣的交流語氣，有利于維護雙方的合作關(guān)系和保持良好的友誼。

（2）被動語態(tài)

英語商務(wù)信函被動語態(tài)使用較多。Your goods has been delivered to another company.它是商務(wù)業(yè)務(wù)往來通信， 表達上需要準(zhǔn)確和規(guī)范；措辭和語氣上需要禮貌委婉，嚴(yán)謹(jǐn)周密。信函涉及雙方權(quán)利和義務(wù)，可作為解決雙方爭端的法律依據(jù)。

（3）復(fù)合句

英語商務(wù)信函對簡潔性和嚴(yán)謹(jǐn)性都有一定的要求，為了保證嚴(yán)密的邏輯性和信函的正式性，信函需要復(fù)合句As this falls within the scope， we are desirous to establish relation with B.復(fù)合句結(jié)構(gòu)復(fù)雜，表達嚴(yán)謹(jǐn)周密，商務(wù)信函中，復(fù)合句使用較多。

3.4 語篇層面

（1）省略

英語商務(wù)信函具有“節(jié)約經(jīng)濟”特點，雙方繁忙的業(yè)務(wù)交往需要快捷簡潔交流，為了避免繁瑣，信函中常用省略。同時盡速突出新的商務(wù)信息，緊湊銜接語篇。We hope this shipment will be examined by more（shipment ）.

（2）重復(fù)

重復(fù)指某個語言成分多次出現(xiàn)的現(xiàn)象。在英語商務(wù)信函中，為了突出致函方的意圖，加深閱讀者對這一主題的印象，希望對方引起關(guān)注和重視。We have trouble in shipment.the trouble is the cargo.

（3） 連接

在英語商務(wù)信函中， 表示時間、因果、轉(zhuǎn)折、遞進、并列、條件等連接詞的使用體現(xiàn)了信函的邏輯性和連貫性。這些連接詞的前后關(guān)系非常緊密，巧妙銜接前后兩部分內(nèi)容，讀者清晰知道信函內(nèi)容，有效提高了信函語篇的粘結(jié)度。As soon as， as， therefore， when， where， so that 等。

4 結(jié)束語

作為當(dāng)今社會活動不可缺的一分子，英語商務(wù)信肩負(fù)著建立貿(mào)易關(guān)系、溝通商務(wù)信息、塑造商務(wù)形象的社會職能。它代表公司形象，是公司的臉面，是企業(yè)對外公共宣傳關(guān)系中的重要手段，對于公司樹立良好的形象極為重要。希望寫作策略的研究使英語愛好者能夠深入了解其特點，學(xué)習(xí)寫英文商務(wù)信函，提高英語寫作能力，增長見識，開闊視野，更好服務(wù)于經(jīng)濟社會。

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作者簡介

劉宏杰（1966-），女，吉林，碩士學(xué)位，漢族，北京信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院，副教授，英語語言學(xué)。endprint