歸檔模式在高校研究生學(xué)位檔案的研究

趙海燕+向紅

摘要：文章從多個(gè)維度出發(fā)，全面分析研究生學(xué)位檔案的工作內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)歸檔模式的信息化、智能化以及現(xiàn)代化的構(gòu)建，以期滿足高校檔案管理工作的客觀要求，為檔案信息服務(wù)體系的構(gòu)建奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：高校研究生；學(xué)位檔案；歸檔模式；方法

前言

研究生學(xué)位檔案作為高校檔案管理工作的重要構(gòu)成，在高校人才培養(yǎng)以及學(xué)位授予等環(huán)節(jié)發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用。為了進(jìn)一步提升研究生學(xué)位檔案管理工作的質(zhì)量，增強(qiáng)檔案服務(wù)的高效性，在本文研究中會著重對研究生學(xué)位檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)展開分析，在此基礎(chǔ)上，以相關(guān)理論原則為基本框架，從多個(gè)角度出發(fā)，實(shí)現(xiàn)歸檔模式與學(xué)位檔案管理工作的結(jié)合。

1.高校研究生學(xué)位檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)分析

高校研究生學(xué)位檔案內(nèi)容涉及到研究生攻讀期間形成的相關(guān)個(gè)人信息，學(xué)位培養(yǎng)、學(xué)位申請、學(xué)位論文以及答辯等多種內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了對研究生學(xué)習(xí)過程中的記錄。與其他檔案相比，研究生學(xué)位檔案具有分散性、成套性等特點(diǎn)。研究生的攻讀時(shí)間一般為3到5年，在不同的時(shí)間內(nèi)，出現(xiàn)不同的檔案材料，需要?dú)w檔人員開展持續(xù)性的歸檔操作[1]。研究生學(xué)位檔案雖然呈現(xiàn)出一定的分散性，學(xué)位檔案材料眾多，但是從實(shí)際情況來看，研究生檔案材料具有一定的系統(tǒng)性，在進(jìn)行檔案歸檔過程中，進(jìn)行材料的系統(tǒng)性管理，推動(dòng)研究生學(xué)位檔案歸檔工作的順利進(jìn)行。

2.歸檔模式在高校研究生學(xué)位檔案中應(yīng)用所遵循的原則

歸檔模式在高校研究生學(xué)位檔案的開展不僅需要各項(xiàng)技術(shù)的支持，還需要工作人員立足于歸檔模式開展的實(shí)際，以科學(xué)性原則與實(shí)用性原則為引導(dǎo)，從宏觀層面提升自身的思想認(rèn)知程度，明確歸檔模式的基本需求，進(jìn)而全面提升高校研究生學(xué)位檔案歸檔模式的效率。

2.1歸檔模式在高校研究生學(xué)位檔案中的應(yīng)用必須要遵循科學(xué)性的原則。歸檔模式在高校研究生學(xué)位檔案中的實(shí)現(xiàn)，要充分體現(xiàn)科學(xué)性的原則，只有從科學(xué)的角度出發(fā)，對高校研究生學(xué)位檔案的相關(guān)內(nèi)容、歸檔模式的定位以及具體職能，進(jìn)行細(xì)致而全面的考量，才能夠最大限度地保證歸檔模式能夠滿足高校研究生學(xué)位檔案工作的客觀要求。只有在科學(xué)精神、科學(xué)手段、科學(xué)理念的指導(dǎo)下，才能夠以現(xiàn)有的技術(shù)條件與操作方式為基礎(chǔ)，確保歸檔模式在高校研究生學(xué)位檔案工作中的科學(xué)高效實(shí)現(xiàn)。

2.2 歸檔模式在高校研究生學(xué)位檔案中的應(yīng)用必須要遵循實(shí)用性的原則。由于高校研究生學(xué)位檔案涉及領(lǐng)域較多，工作類型內(nèi)容多樣，信息數(shù)據(jù)繁多。為了適應(yīng)這一現(xiàn)實(shí)狀況，確保歸檔模式在高校研究生學(xué)位檔案中的有效應(yīng)用，就要盡可能的增加歸檔模式應(yīng)用方案的兼容性，減少復(fù)雜冗余環(huán)節(jié)應(yīng)對高校研究生學(xué)位檔案中歸檔模式應(yīng)用活動(dòng)的不利影響。因此歸檔模式以及相關(guān)技術(shù)應(yīng)用流程必須進(jìn)行簡化處理，降低操作的難度，提升歸檔模式應(yīng)用方案的實(shí)用性能，使得在較短時(shí)間內(nèi)，進(jìn)行有效化操作，保證高校研究生學(xué)位檔案工作的順利開展，提升現(xiàn)階段高校研究生學(xué)位檔案工作的質(zhì)量與水平。

3.歸檔模式在高校研究生學(xué)位檔案中應(yīng)用的途徑

歸檔模式在高校研究生學(xué)位檔案中的應(yīng)用是一個(gè)全方的過程，檔案管理人員在實(shí)際操作的過程中，明確學(xué)位檔案管理的內(nèi)容與基本特點(diǎn)，以科學(xué)性原則與實(shí)用性原則為基本框架，從歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、云計(jì)算技術(shù)以及組卷方式等層面入手，推動(dòng)歸檔模式在高校研究生學(xué)位檔案中的有效應(yīng)用。

3.1高校研究生學(xué)位檔案歸檔內(nèi)容與時(shí)間的確定

高校檔案管理部門在進(jìn)行歸檔模式構(gòu)建的過程中，需要進(jìn)行管理責(zé)任的劃分，明確研究生學(xué)位檔案管理部門作為歸檔部門，其在檔案資料的管理以及傳輸過程中應(yīng)發(fā)揮出作用。在進(jìn)行歸檔部門確定的同時(shí)，應(yīng)對歸檔內(nèi)容進(jìn)行明晰，通過不同檔案主管負(fù)責(zé)人員之間的有效溝通，對學(xué)位信息中的材料進(jìn)行分析，確定歸檔信息，在此基礎(chǔ)上由歸檔部門統(tǒng)一進(jìn)行立卷管理，例如文獻(xiàn)綜述、學(xué)術(shù)論文等檔案材料，需要?dú)w檔部門進(jìn)行收集。對于研究生學(xué)位檔案歸檔時(shí)間，為了便于歸檔操作，歸檔部門通常情況下選擇第二年的3月份之前完成學(xué)位檔案立卷與移交工作，例如2017年接受2016年的研究生學(xué)位檔案，由于不同檔案材料的形成時(shí)間不同，因此通過對歸檔時(shí)間段的劃分，使得檔案工作能夠有序進(jìn)行。為了保證高校研究生學(xué)位檔案歸檔質(zhì)量，除了在進(jìn)行歸檔內(nèi)容與歸檔時(shí)間的確定之外，還需要從歸檔標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)，對檔案材料排列順序、卷宗目錄設(shè)置、檔案好編制等出發(fā)，實(shí)現(xiàn)歸檔模式的準(zhǔn)確性，避免檔案管理差錯(cuò)的出現(xiàn)。

3.2云計(jì)算網(wǎng)絡(luò)歸檔框架模式的構(gòu)建

為了實(shí)現(xiàn)歸檔模式的現(xiàn)代屬性，實(shí)現(xiàn)研究生檔案的科學(xué)高效管理，以云計(jì)算為框架，對學(xué)位檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)性分析，厘清檔案管理的基本流程，推動(dòng)高校研究生學(xué)位檔案歸檔模式的模塊化與分區(qū)設(shè)計(jì)工作的實(shí)現(xiàn)。為了減少研究生學(xué)位檔案歸檔過程中出現(xiàn)冗余信息出現(xiàn)的幾率，需要借助于云計(jì)算的處理能力，將網(wǎng)絡(luò)框架進(jìn)行細(xì)化，進(jìn)行信息存儲的安全隔離與有效擴(kuò)展，為了避免高校研究生學(xué)位檔案歸檔模式在運(yùn)行過程中，由于業(yè)務(wù)量增長導(dǎo)致的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行負(fù)擔(dān)，需要對現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，對網(wǎng)絡(luò)關(guān)鍵階段進(jìn)行必要的無縫互聯(lián)以及動(dòng)態(tài)擴(kuò)展，以此提升云計(jì)算下高校研究生學(xué)位檔案歸檔模式服務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息處理能力[5]。

對云計(jì)算模式下歸檔模式的骨干網(wǎng)絡(luò)區(qū)域、業(yè)務(wù)區(qū)域、安全管理區(qū)域以及數(shù)據(jù)備份區(qū)域進(jìn)行合理規(guī)劃，使得云計(jì)算在實(shí)際應(yīng)用的過程中，能夠有效滿足檔案服務(wù)系統(tǒng)在開發(fā)建設(shè)過程中的技術(shù)需求與內(nèi)容需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息的科學(xué)匯總、有效分析與實(shí)時(shí)共享。這種電子檔案方式的出現(xiàn)，使得信息數(shù)據(jù)能夠在短時(shí)間進(jìn)行快速交互，實(shí)現(xiàn)不同歸檔部門之間的有效配合，為歸檔模式在實(shí)踐中的應(yīng)用提供了必要的基礎(chǔ)支持。

3.3立卷操作在高校研究生學(xué)位檔案中的應(yīng)用

在立卷操作的過程中，歸檔人員要根據(jù)研究生學(xué)位檔案多元化的特點(diǎn)，根據(jù)“以研究生個(gè)人為案卷，個(gè)人具體材料為卷內(nèi)文件”的組卷方式，對研究生檔案進(jìn)行分類管理，從而有效避免檔案歸檔過程中出現(xiàn)檔案材料順序錯(cuò)亂的情況，為后續(xù)檔案管理工作的開展提供了便利。檔案在查閱過程中，為了提升查閱速度，歸檔人員需要進(jìn)行檔案編號的制定，例如某醫(yī)學(xué)院校研究生分為博士、碩士以及七年制幾大類，其檔案編號分別對應(yīng)為1612、JX1613以及JX1614，檔案編號有畢業(yè)時(shí)間+分類號+案卷號等要素工程，通過這種方式，實(shí)現(xiàn)檔案編號編制的科學(xué)性與實(shí)用性，為后續(xù)相關(guān)工作的開展提供了便利條件。

4.結(jié)語

歸檔模式在高校研究生學(xué)位檔案管理工作中的應(yīng)用，對于高校學(xué)生工作的開展有著十分深遠(yuǎn)的影響，文章立足于研究生學(xué)位檔案的內(nèi)容，在科學(xué)性原則與實(shí)用性原則的指導(dǎo)下，從多個(gè)層面出發(fā)，推動(dòng)歸檔模式在高校研究生學(xué)位檔案管理中的有效應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化與現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)：

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