淺析文書立卷中存在的主要問題及其對策

趙海榮

摘 要：文書立卷是機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行公文處理的重要內(nèi)容，是文書檔案保管的基本單位。文書立卷不當(dāng)，就會(huì)影響檔案管理的質(zhì)量，影響檔案管理工作的開展。文章梳理了當(dāng)前文書立卷存在的主要問題，并對其進(jìn)行了探討，提出了相應(yīng)的對策，以期提高檔案管理質(zhì)量，提高檔案管理工作水平。

關(guān)鍵詞：文書立卷；主要問題；對策措施

文書立卷是文書處理的重要環(huán)節(jié)，認(rèn)真做好文書立卷，不斷提高案卷質(zhì)量，是做好檔案工作的重要基礎(chǔ)。目前，文書立卷中存在有若干問題，在一定程度上影響了檔案作用的充分發(fā)揮。

一、文書立卷中存在的主要問題

從近幾年進(jìn)館的檔案看，案卷質(zhì)量問題主要有：

（一）歸檔的文件材料收集不齊全

當(dāng)前收集不全的主要散存在有關(guān)業(yè)務(wù)人員手中的一些文件材料，這些材料大都沒有經(jīng)過收發(fā)文登記，文書立卷人心中無數(shù)，有的雖然有數(shù)，但有關(guān)業(yè)務(wù)人員以經(jīng)常使用為借口，不愿交立卷人員歸檔，只是立卷歸檔的文件材料不全。歸檔不全的文件材料主要有：（1）.對一項(xiàng)重要工作的調(diào)查報(bào)告以及上級對報(bào)告的批復(fù)。（2）.經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議書等。（3）.土地征用，房地產(chǎn)處理協(xié)議及重大糾紛的處理結(jié)果。（4）.領(lǐng)導(dǎo)同志外出開會(huì)帶回的與本單位有密切關(guān)系的文件材料。（5）.重要會(huì)議記錄及有關(guān)人事材料。這些文件材料是一個(gè)單位的歷史記錄，是全宗檔案中不可分離的重要組成部分。如不歸檔，就會(huì)嚴(yán)重影響案卷質(zhì)量額提高和今后的查考利用。

（二）立卷歸檔的重點(diǎn)不突出

本單位在職能活動(dòng)中形成的有緊密聯(lián)系的上下級的報(bào)告、批復(fù)，是應(yīng)立卷歸檔的主要組成部分，是立卷的重點(diǎn)。有的單位在立卷時(shí)沒有突出這個(gè)重點(diǎn)，而是將同一年度同一問題都立在一個(gè)案卷里，以為這樣可以方便利用。其實(shí)這樣成立的案卷，只能導(dǎo)致歸檔文件的主次不明。

（三）案卷標(biāo)題不準(zhǔn)確

案卷標(biāo)題是案卷的名稱，是直接指引和幫助利用者查找檔案的向?qū)?。因此，案卷?biāo)題必須簡明而準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷標(biāo)題準(zhǔn)確與否與立卷人員的業(yè)務(wù)知識和文化水平有關(guān)。有的立卷人員在擬寫案卷標(biāo)題時(shí)存在的問題是：一是問題揭示的比較瑣細(xì)，文字不夠簡練；二是問題揭示的不夠全面，沒有將卷內(nèi)全部問題概括出來。利用者通過案卷標(biāo)題查不到應(yīng)有的檔案文件，使檔案信息不易于發(fā)揮作用；三是案卷標(biāo)題的基本結(jié)構(gòu)不完整。由于結(jié)構(gòu)不完整，同樣不利于查閱利用。如人事部門將本單位地區(qū)一年的干部名冊立成若干卷，將案卷標(biāo)題寫成干部名冊（1）（2）、、、、、、，由于沒注明作者，利用者要查找某個(gè)單位的干部情況，必須將干部名冊卷全部調(diào)出，給接待人員和利用者帶來麻煩。

（四）卷內(nèi)目錄不能簡明揭示文件內(nèi)容

有的卷內(nèi)目錄對文件的題寫的過于簡單。如，：“山東省委通知”?！瓣P(guān)于啟用印章的通知”等等。究竟山東省委是什么內(nèi)容的通知，啟用哪個(gè)單位的印章，都沒有明確地揭示出來，給利用人員帶來了不便。

（五）卷內(nèi)文件排列不合理

有的文書立卷人員在卷內(nèi)文件的排列上不能與案卷標(biāo)題結(jié)合起來，排列的順序與案卷標(biāo)題中揭示的問題相呼應(yīng)，不是將同一問題的文件按照問題的主次和時(shí)間的先后順序排列，以及將同一問題的文件分散，嚴(yán)重影響了文件的條理性。

（六）卷面的書寫不規(guī)范

字跡不端正，影響了案卷的整潔美觀，有的立卷人員裝訂案卷不合要求，長短寬窄交錯(cuò)。窄的沒有訂上，有的裝訂線擠壓文字痕跡，有的折疊不當(dāng)，裝訂后不易打開。影響了文件的原始性、嚴(yán)肅性和今后的查閱利用。

二、解決的問題與辦法

如何解決上述存在的問題，使案卷質(zhì)量不斷得到提高，筆者認(rèn)為應(yīng)該做到以下幾個(gè)方面：

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識

是做好文書立卷工作，提高案卷質(zhì)量的關(guān)鍵。因此，必須解決好三個(gè)問題：一是克服一些模糊的認(rèn)識，明確文書立卷是歷史對現(xiàn)實(shí)工作負(fù)責(zé)非搞好不可的一項(xiàng)重要工作；二是將文書立卷列入本單位領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，經(jīng)常了解檢查工作進(jìn)展情況，及時(shí)解決存在的問題。三是建立健全文書立卷工作制度，使大家有章可循，都能按照統(tǒng)一的制度規(guī)定搞好文書立卷工作。

（二）加強(qiáng)宏觀管理，搞好業(yè)務(wù)指導(dǎo)

做好基礎(chǔ)工作。立卷前要做好基礎(chǔ)工作，處理好三個(gè)關(guān)系：一是正確處理文件材料立卷歸檔與查考利用的關(guān)系，充分明確文件材料辦理完畢后進(jìn)行立卷歸檔，它不但方便當(dāng)前利用，而且更有利于今后長久的利用。二是正確處理文件材料收集齊全與立卷歸檔的關(guān)系，不全不要急于立卷，立卷必須盡力保證齊全。三是正確處理文書立卷與案卷質(zhì)量的關(guān)系，初步組成案卷后，要嚴(yán)格進(jìn)行質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢查，對不符合質(zhì)量要求的案卷要認(rèn)真調(diào)整修改。

（三）舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，提高人員業(yè)務(wù)水平

文書立卷中存在的一些問題，很多是由于人員經(jīng)常變動(dòng)，業(yè)務(wù)水平不能提高所引起的。針對這種情況應(yīng)經(jīng)常舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，系統(tǒng)講解文書立卷的基礎(chǔ)理論知識，并注意理論聯(lián)系實(shí)際，突出實(shí)踐性。培訓(xùn)班的教學(xué)內(nèi)容要有針對性，既講明理論依據(jù)，又特別與實(shí)際操作結(jié)合起來，明確提高案卷質(zhì)量要注意的問題。

（四）積極推行現(xiàn)代化管理，加速實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用

如計(jì)算機(jī)編目，檢查，可以一次性輸入，多次多種形式的輸出，實(shí)現(xiàn)多途徑檢索，組配檢查等多種技術(shù)要求。這不但讓工作者從手工編目，人工查找繁重的勞動(dòng)中解放出來，同時(shí)也可以及大地提高編目與檢索質(zhì)量和效率，提高檔案的查準(zhǔn)、查全率。

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