論高校數(shù)字化檔案館建設(shè)

鄭紅軍

摘要：高校檔案館主要承擔(dān)“存史、資政和育人”的重要任務(wù)。在信息迅猛發(fā)展的時(shí)代，高校要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化，對(duì)館藏檔案進(jìn)行普遍、全面的數(shù)字化處理，建立各類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)，在文檔一體化建設(shè)的前提下進(jìn)行檔案收集，在網(wǎng)絡(luò)化背景的基礎(chǔ)上提供檔案的開(kāi)放和利用。高校檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前高校檔案管理工作的主要趨勢(shì)之一，如何做好檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)是高校檔案工作面臨的一項(xiàng)主要任務(wù)。因此，建設(shè)數(shù)字化檔案館是當(dāng)前高校檔案工作的迫切任務(wù)和必由之路。

關(guān)鍵詞：高校；檔案館；數(shù)字化；建設(shè)

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校檔案工作的重要環(huán)節(jié)，數(shù)字化檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地展現(xiàn)了高校管理工作的整個(gè)過(guò)程，是高校各項(xiàng)工作記錄、參考、總結(jié)的依據(jù)。進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的檔案數(shù)字化建設(shè)是非常必要的。高校檔案工作是學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作，為人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、學(xué)科建設(shè)等工作提供保障。隨著高校信息化建設(shè)進(jìn)程的快速推進(jìn)，為了滿(mǎn)足檔案管理需求，就必須要提升檔案管理質(zhì)量和效率。而檔案數(shù)字化建設(shè)的合理開(kāi)展，可以在確保高校檔案建設(shè)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提升檔案管理效率。因此，如何有效地加快高校檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前高校值得深入思考的重要課題。

一、構(gòu)建數(shù)字化檔案館的必要性和緊迫性

高校檔案數(shù)字化主要利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等技術(shù)，將高校各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案信息，把文字、圖紙、影像等信息貯存在光盤(pán)等載體中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息交互和軟件終端信息傳遞的方式為檔案信息使用者提供更加快捷、更加有效的檔案信息服務(wù)，使高校檔案原始資料得到充分和及時(shí)利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。并且能夠使得管理更加規(guī)范，提高檔案利用率，減少檔案原件丟失破損情況發(fā)生；相比較傳統(tǒng)檔案管理，能夠減少所需的人力、物力、財(cái)力成本。在在檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)之后，是檔案上的內(nèi)容會(huì)被進(jìn)行掃描和整理，再將數(shù)字化的資料進(jìn)行歸類(lèi)，通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備錄入到學(xué)校的數(shù)據(jù)庫(kù)中，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的方式來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，這樣就能夠在短時(shí)間內(nèi)迅速實(shí)現(xiàn)查找和搜索。減少了勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了檔案服務(wù)質(zhì)量，便于檔案無(wú)限制存儲(chǔ)，提高了檔案利用率，節(jié)約了成本，節(jié)省了空間，方便了維護(hù)，還能實(shí)現(xiàn)安全存儲(chǔ)和資料共享。通過(guò)對(duì)數(shù)字檔案信息的開(kāi)發(fā)、處理、傳遞和廣泛利用，充分發(fā)揮數(shù)字檔案效用，提高檔案的利用價(jià)值。因此，高校檔案部門(mén)應(yīng)該充分發(fā)揮高校的優(yōu)勢(shì)，積極創(chuàng)造條件建設(shè)數(shù)字化檔案館，實(shí)時(shí)收集各類(lèi)電子文件及各種有保存價(jià)值的數(shù)字化檔案材料，同時(shí)要在網(wǎng)上發(fā)布、傳播、交流館藏非保密性的檔案信息，盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化、信息存儲(chǔ)數(shù)字化、信息采集實(shí)時(shí)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，最大限度地發(fā)揮館藏檔案的作用。

二、高校圖書(shū)館檔案數(shù)字化建設(shè)的原則

（一）效益性。之所以要進(jìn)行圖書(shū)館檔案數(shù)字化建設(shè)，主要是為了實(shí)現(xiàn)便捷、高效的收藏、管理、存儲(chǔ)和利用檔案信息資源?；诖耍谶M(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，效益性原則是必須要堅(jiān)持的，統(tǒng)籌兼顧，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)，降低檔案數(shù)字化建設(shè)的成本，最大限度地提升資金的利用效率，并保證在整個(gè)圖書(shū)館檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，資金具有良好的充足性，最終充分的發(fā)揮檔案數(shù)字化對(duì)高校圖書(shū)館，乃至是對(duì)高校的重要作用。

（二）一致性。高校圖書(shū)館檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、龐大、系統(tǒng)的工程，涉及的學(xué)科比較廣泛，由于建設(shè)周期長(zhǎng)，建設(shè)中，載體、形式、門(mén)類(lèi)以及數(shù)量都具備多樣性及巨大性，需要多個(gè)部門(mén)及多領(lǐng)域?qū)I(yè)技術(shù)人才的支持，由此一來(lái)，要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，就必須保證涉及到的部門(mén)及人員協(xié)同一致，在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的指引下，完成檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

三、高校圖書(shū)館數(shù)字化檔案建設(shè)的途徑與措施

（一）加大基礎(chǔ)設(shè)施投入。高校圖書(shū)館在進(jìn)行檔案信息收集時(shí)，依據(jù)自身工作專(zhuān)業(yè)性、服務(wù)性以及學(xué)術(shù)性的特點(diǎn)，將收集范圍適當(dāng)?shù)脑黾樱ＷC信息收集的全面性、多樣性，同時(shí)，對(duì)于收集完成的信息進(jìn)行有效的整理和存儲(chǔ)。高校圖書(shū)館檔案數(shù)字化的建設(shè)需要與國(guó)家的法律法規(guī)相符合，并實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，保證分類(lèi)的科學(xué)性，主題標(biāo)引的準(zhǔn)確性。對(duì)高校圖書(shū)館檔案進(jìn)行管理時(shí)，建立完善的管理制度，提升檔案管理工作的科學(xué)性，保證檔案的完整性、系統(tǒng)性與安全性。

（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。高校圖書(shū)館在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，需要利用信息技術(shù)，檔案編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等均需要利用此項(xiàng)技術(shù)，同時(shí)，檔案收集和登記也需要利用信息技術(shù)。通過(guò)信息技術(shù)的利用，實(shí)現(xiàn)復(fù)雜立卷程序簡(jiǎn)單化，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，可以將數(shù)字化資料傳送給各個(gè)部門(mén)，各部門(mén)依據(jù)自身的要求完成檔案管理。在檔案領(lǐng)域中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用促使數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越深入，并且應(yīng)用效率也越來(lái)越高，傳統(tǒng)單一的收集、整理和保存檔案工作變得更為多元化，信息服務(wù)管理層次也更加深入。

（三）充分開(kāi)發(fā)利用資源。開(kāi)發(fā)與利用是為檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目的，通過(guò)檔案數(shù)字化資源的開(kāi)發(fā)與利用，促進(jìn)圖書(shū)館及其他各項(xiàng)工作的發(fā)展，也因此使得檔案的作用充分發(fā)揮。檔案數(shù)字化建設(shè)中，依據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)，提升了檔案信息的查詢(xún)速度，促使使用者隨時(shí)隨地利用圖書(shū)館檔案信息資源，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用。

（四）加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)。人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和數(shù)字化技術(shù)水平，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)和人才培養(yǎng)；高校檔案部門(mén)要重視打造一支高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)化的人才隊(duì)伍。要加強(qiáng)檔案工作人員的理論知識(shí)培養(yǎng)，確保他們具備扎實(shí)的檔案專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)；同時(shí)要注意提高他們計(jì)算機(jī)技術(shù)等數(shù)字化檔案處理能力；要定期組織高校中那些具有發(fā)展?jié)摿Φ那嗄隀n案管理人才去積極參加專(zhuān)題講座、學(xué)術(shù)交流以及業(yè)務(wù)研討會(huì)等盡快提升他們掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的水平和能力

（五）做好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。高校檔案管理部門(mén)要加大高校檔案數(shù)字化與現(xiàn)代化信息技術(shù)管理的推進(jìn)力度，確保高校檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理，發(fā)揮高校檔案數(shù)字化信息資源的重要價(jià)值。n案數(shù)據(jù)庫(kù)包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案數(shù)據(jù)資源的接收、整合、集成、遷移、組織、存儲(chǔ)等與數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)的數(shù)字資源處理。數(shù)字檔案信息加工包括數(shù)字檔案信息整理、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)字檔案信息錄入、數(shù)字檔案信息集成等基本功能。數(shù)字信息轉(zhuǎn)換的主要功能是將經(jīng)過(guò)加工處理的各類(lèi)非結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息轉(zhuǎn)換成能被數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)進(jìn)行處理的結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息。這個(gè)功能主要是由數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字檔案信息導(dǎo)入功能加以實(shí)現(xiàn)的。

（七）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下要重視檔案信息的安全保障。除了形成一套法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系外，還需有相應(yīng)的技術(shù)措施進(jìn)行自動(dòng)控制。為了保證密級(jí)檔案的安全性，需設(shè)置安全密碼，為其上一把放心鎖。對(duì)于非開(kāi)放性檔案根據(jù)其性質(zhì)界定不同密級(jí)檔案的查閱人員范圍，設(shè)置不同的密碼和訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，普通密級(jí)的檔案密碼可提供給有查閱權(quán)限的人員，絕密級(jí)的檔案可不上網(wǎng)或只在本單位內(nèi)部的局域網(wǎng)上按查詢(xún)權(quán)限訪(fǎng)問(wèn)。為保證網(wǎng)站的正常運(yùn)行，需安裝殺毒軟件和“ 防火墻” ，以抵御黑客的襲擊。要不斷研究和探索新的安全防護(hù)技術(shù)，如對(duì)“ 元數(shù)據(jù)”的研究、拷貝與遷移技術(shù)的應(yīng)用等。

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