檔案管理信息化建設(shè)對策思考

張園園

摘 要：對于現(xiàn)今檔案管理工作而言，科學技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)越來越凸顯出對檔案管理的至關(guān)重要性，尤其表現(xiàn)在對檔案管理信息化的建設(shè)方面，越來越彰顯出對檔案管理實踐操作的有效作用。同時，在檔案管理信息化建設(shè)理念、加強檔案數(shù)據(jù)庫管理建設(shè)、建立健全檔案管理機制、確保檔案管理信息化的安全性等方面必須加強工作力度。在推動科技應(yīng)用的基礎(chǔ)上，應(yīng)高度重視檔案管理信息化建設(shè)的重要作用，提高檔案管理的運行質(zhì)量，使之與時俱進，并充分發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的高效作用，更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展助添新的發(fā)展動力，為檔案管理謀求新的發(fā)展思路。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；發(fā)展戰(zhàn)略

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2017）06 — 0103 — 03

提到檔案管理信息化，一些人以為把檔案資料輸入到電腦也就實現(xiàn)管理信息化了，這是一種簡單化的理解。過去，由于客觀條件限制，以及思想觀念和知識水平所限，導(dǎo)致人們對新技術(shù)、新流程、新理念不去主動接受和學習，在實施信息化過程中，會受到人為觀念的影響。實現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)代社會快速發(fā)展的必然要求，是以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)、信息資源建設(shè)為核心、信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、信息人才為依托、政府財政支持及各類政策為保障的綜合體系。

現(xiàn)代科學技術(shù)水平的應(yīng)用、發(fā)展、推廣與提高，推動了檔案管理的發(fā)展進程。信息化的應(yīng)用加快了檔案資源的開發(fā)進程，有效提升了現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展水平，推動了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。與此同時，在有效儲存檔案信息與文件管理的實踐操作中，進一步促進了信息記錄收集、查詢檢索、儲存管理以及人員素質(zhì)等方面的提高，使得檔案管理信息化建設(shè)水平得到了整體性提升。檔案管理信息化有效地保存了機關(guān)、企（事）業(yè)以及個人在社會活動中所直接形成的具有價值的文字、圖表、音像等各種形式的歷史記錄，完整地記述了人類活動的相關(guān)重要信息，為推動社會發(fā)展奠定了重要的信息儲存基礎(chǔ)。

一、檔案管理信息化建設(shè)理念確立

何為檔案信息化？就是指在檔案管理實際工作中，利用現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)對所記錄的檔案信息進行錄入、檢索、管理與開發(fā)等，全面記錄信息存儲的全過程。檔案信息化可達到為社會發(fā)展提供良好的服務(wù)支撐作用，有效保存人類社會活動在歷史發(fā)展進程中的重要信息，具有深遠意義和重要影響。簡言之，檔案是具有保存價值的文字、音像等形式的歷史記錄，是信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。針對傳統(tǒng)檔案管理方式存在的各種問題，實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫。當下，檔案管理的發(fā)展也應(yīng)順應(yīng)新形勢的要求，在積極推進檔案管理工作中，應(yīng)逐步加強檔案信息數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)以信息化建設(shè)為核心。在推進檔案管理信息化建設(shè)進程中，要有效整合和利用信息資源為經(jīng)營管理服務(wù)。充分發(fā)揮對檔案信息的儲存、檢索與管理作用，將檔案管理模式從實體模式向信息化模式轉(zhuǎn)變，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的形態(tài)，形成檔案信息的收集、保管與使用于一體的完整數(shù)字化形態(tài)，使之在信息化的時代下，能夠提供更加有效、方便、快捷的檔案信息服務(wù)機制。

同時，檔案管理信息化建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是發(fā)展檔案管理的重要途徑。因此，在檔案管理發(fā)展過程中，要大力提升檔案管理工作人員現(xiàn)代化理念，加強對檔案管理工作人員進行定期、全面、系統(tǒng)培訓，從源頭提高檔案管理工作人員的管理水平，強化檔案管理工作人員素質(zhì)，健全現(xiàn)代化的檔案保護與管理技術(shù)相互配套的機制，進而能夠更好地發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的功能與作用。在檔案管理工作實踐操作中，要加強對檔案管理工作人員科學技術(shù)水平培養(yǎng)，實現(xiàn)對檔案管理信息化建設(shè)的人才儲備。一方面，牢固樹立科技進步與現(xiàn)代管理理念，提高對檔案管理工作人員的培訓力度，使其能夠及時有效地更新檔案管理的知識儲備與技能的熟練程度，充分調(diào)動廣大檔案管理工作人員的積極性，形成良性競爭機制；另一方面，通過引進精通計算機網(wǎng)絡(luò)和軟件開發(fā)等技能專業(yè)人才，加快推進檔案管理信息化建設(shè)工作進程，使之從源頭上強化現(xiàn)代檔案管理理念，提高檔案管理工作效率，逐步提升檔案管理信息化的建設(shè)，適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展方向與要求，與當前經(jīng)濟社會發(fā)展方向相一致，努力提升檔案管理的發(fā)展步伐。

二、加強檔案數(shù)據(jù)庫管理與建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)，是以現(xiàn)代科學技術(shù)手段來實現(xiàn)的，通過將檔案信息的全部內(nèi)容錄入到電腦等電子設(shè)備中，并按照一定格式形成分門別類的檔案材料，使之形成電子檔案的形式，實現(xiàn)檔案信息的整理、錄入、分類等有效集合，達到檔案資源的高度共享，提高檔案管理的工作效率。因此，檔案管理信息化建設(shè)，有效解決了傳統(tǒng)檔案管理的嚴重弊端，更加安全可靠地保存了檔案信息的完整性，從而為更好地研究檔案材料和開發(fā)檔案資源提供重要的物質(zhì)保障。

檔案管理信息化建設(shè)同樣也離不開對檔案數(shù)據(jù)庫管理的建設(shè)，這是對檔案信息化建設(shè)更深層次的發(fā)展與深入，能夠有效地推動檔案資源的合理存放與相互共享，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案信息存儲，促進相關(guān)數(shù)據(jù)資源的整合與聯(lián)動，強化檔案信息之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，為推動檔案管理信息化建設(shè)提供重要的動力支持。因此，檔案管理信息化建設(shè)的工作應(yīng)緊跟時代步伐，應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)裝備，加快提高檔案數(shù)據(jù)庫管理建設(shè)的發(fā)展步伐，努力發(fā)揮檔案管理信息化的處理功效，充分提升檔案信息化發(fā)展水平，使其在檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，加快構(gòu)建現(xiàn)代化檔案數(shù)據(jù)庫管理建設(shè)。利用所配備的先進技術(shù)與設(shè)備條件，充分運用大數(shù)據(jù)、云計算和檔案數(shù)字化技術(shù)，大力推動檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息全程跟蹤與記錄，確保檔案信息的客觀性與準確性，使之能夠有效地利用檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息的全程監(jiān)控與管理。

在檔案數(shù)據(jù)庫管理的系統(tǒng)中，實行檔案資源的自動化處理裝置。首先，配備統(tǒng)一的管理設(shè)備，將低質(zhì)量的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，這也就必須依靠網(wǎng)絡(luò)，配備現(xiàn)代信息化設(shè)備。現(xiàn)實中，實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋，采用高容量的儲存載體，運用行業(yè)“地面通信骨干網(wǎng)”實現(xiàn)檔案信息傳遞、交流共享等尤為重要。同時，我們還要通過對檔案信息的收集、整理、查詢、全程跟蹤與記錄，更好地發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫管理潛力，努力開發(fā)出豐富的檔案信息以滿足現(xiàn)代經(jīng)濟社會發(fā)展需要，使之為檔案工作發(fā)展注入新鮮活力，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫管理廣泛應(yīng)用，為檔案工作現(xiàn)代化可持續(xù)發(fā)展提供充足的動力保障。

此外，在檔案數(shù)據(jù)庫管理實踐過程中，應(yīng)充分利用數(shù)據(jù)化檔案信息的優(yōu)點，加快紙質(zhì)檔案的快速轉(zhuǎn)化與分類歸檔，確保電子檔案儲存的品質(zhì)與質(zhì)量，努力構(gòu)建一整套完整的現(xiàn)代化的檔案數(shù)據(jù)庫管理，使之能夠更加有效地保護好現(xiàn)存的檔案信息，實現(xiàn)安全、高效的檔案數(shù)據(jù)庫管理模式，建設(shè)更加強大的數(shù)據(jù)化檔案信息數(shù)據(jù)庫。

三、建立健全檔案管理體制機制

在檔案管理的發(fā)展進程中，健全檔案管理機制，能夠有效地保存檔案信息的收集、儲存與使用，并以此適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的建設(shè)要求，滿足現(xiàn)代化檔案管理機制的健康運行，這是檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)在調(diào)控裝置的客觀要求。因此，應(yīng)當努力健全檔案管理機制，嚴格規(guī)定檔案管理業(yè)務(wù)的技術(shù)流程，使其能夠充分細化構(gòu)建電子檔案工作的各個環(huán)節(jié)與步驟。在此基礎(chǔ)上，將紙質(zhì)檔案快速轉(zhuǎn)化成電子檔案，確保電子檔案的安全性與可靠性，使其能夠充分保管好現(xiàn)存的電子檔案，發(fā)揮其功能與效用，實現(xiàn)檔案管理的服務(wù)機制。

在保障機制上，進一步地加強監(jiān)督與檢查力度，利用現(xiàn)代化儀器設(shè)備，做好對文檔病毒查殺以及漏洞檢測等問題，及時處理這些相關(guān)文檔所存在的漏銅，防止信息被篡改、刪除等現(xiàn)象。同時，加強對檔案管理工作人員責任心培養(yǎng)，檔案管理工作人員應(yīng)當及時整理與歸類相應(yīng)檔案信息，協(xié)調(diào)各個檔案部門之間的配合，加快整合電子檔案工作，使其能夠有效地提高檔案管理的工作效率，促進檔案管理工作能夠高效、合理地運行，保證檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展進程。

開展標準化運行的工作流程，應(yīng)當通過制定統(tǒng)一的標準，規(guī)范相應(yīng)的技術(shù)流程，使之能夠完整規(guī)定電子檔案從制定、采錄，以及最后的存貯，都要按照一定的標準進行，細化分類各個環(huán)節(jié)與步驟，確保各項工作都能按照規(guī)范的技術(shù)流程進行。嚴格檔案的分類與管理，使其有效發(fā)揮檔案管理工作各個環(huán)節(jié)上的使用效率，落實嚴格的監(jiān)督制度和責任制度，有效保證檔案信息的準確性，提高檔案信息保管的安全性，從而能更好地實現(xiàn)檔案資料和信息的準確性與科學性，為檔案管理工作的有效開展提供充足的保障，進而更好地實現(xiàn)檔案管理機制的更加完善與創(chuàng)新。

建立規(guī)范的檔案管理機制，是檔案管理現(xiàn)代化的客觀提要求。因此，在建立健全檔案管理機制中，要創(chuàng)新檔案管理制度，健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)關(guān)鍵、規(guī)范，細化電子檔案工作和步驟；制定必要的措施，確保電子檔案的完整性；要統(tǒng)一檔案管理的標準，因為標準規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。

四、確保檔案管理信息化的安全性

檔案管理信息化的安全問題不容忽視。一方面，檔案管理者在檔案管理信息化過程中，可能只注重檔案信息的流轉(zhuǎn)和溝通，只是注重檔案信息的參考和借鑒作用，忽視檔案憑證作用這一根本問題。檔案的實體是檔案發(fā)揮憑證作用的現(xiàn)實表現(xiàn)，檔案實體被忽視，其安全性就得不到不保障。在檔案信息使用過程中，一些人會只注重檔案信息使用，忽視信息使用過程中存在的安全問題。這里有信息存儲實體安全和檔案信息流轉(zhuǎn)安全，這就要求檔案管理者注重檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備的穩(wěn)定性、安全性。另一方面，個人檔案信息的泄露也是一個不容忽視的問題。對于個人檔案信息，要規(guī)范取閱，不能任其借閱，要嚴格程序，避免流失。對于那些弄虛作假行為堅決制止，避免虛假檔案出現(xiàn)。

另外，建設(shè)復(fù)合型檔案管理隊伍任務(wù)艱巨。這里，我們要提高檔案管理人員的信息化意識，提高檔案管理人員的信息化工作技能，沒有一支過硬的檔案工作的管理和技術(shù)隊伍，是干不好檔案工作的。對于檔案管理人員來說，檔案管理信息化可謂是一個全新領(lǐng)域，每個現(xiàn)代檔案人都要學習通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)，更需要學習與檔案管理信息化相關(guān)的標準和規(guī)章制度。要積極與計算機系統(tǒng)管理人員溝通，并參與到管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用中去。實踐證明，只有業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案管理隊伍，才能保證檔案管理信息化建設(shè)的順利進行。

五、實現(xiàn)檔案信息價值的深層次挖掘

強化信息意識和信息理念，變靜態(tài)信息為動態(tài)信息搞好信息資源開發(fā)利用，克服“等”的思想。要重視檔案的繼承性，對現(xiàn)有檔案進行全面開發(fā)利用。檔案的開發(fā)利用是檔案價值實現(xiàn)的必然趨向，很多有價值的檔案信息資源需要我們檔案人深入挖掘，實現(xiàn)其為地方經(jīng)濟社會發(fā)展的助力作用?，F(xiàn)實中，我們有許多有價值的檔案被閑置，多數(shù)有歷史文化價值的檔案信息未被開發(fā)利用，實在是一件可惜的事情。為此，檔案工作者或檔案研究者要潛心研究有文化價值的檔案資源，為地方經(jīng)濟社會發(fā)展提供支持。實現(xiàn)可分類檢索拷貝、按類儲存、實驗傳遞等，加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫管理。

檔案管理工作在經(jīng)濟社會發(fā)展進程中扮演著十分重要的角色，能夠有效地記錄檔案信息全程，實現(xiàn)信息資源有效利用與相互共享。因此，在建設(shè)檔案管理過程中，應(yīng)當進一步健全有效的檔案管理機制，加強對檔案管理工作的重視。在保障信息化建設(shè)以及數(shù)據(jù)安全正常運行前提下，結(jié)合實踐經(jīng)驗，運用現(xiàn)代科學技術(shù)，健全科學、合理、高效的檔案管理機制，從而為更好地建設(shè)檔案管理信息化提供助力，更好地實現(xiàn)檔案管理工作的全面落實。

結(jié)語：

眼下，檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展主線，是時代發(fā)展和現(xiàn)代檔案管理的客觀要求。我們應(yīng)緊跟時代的步伐，積極探索、勇于實踐，努力推動檔案管理實現(xiàn)信息化高效和快速建設(shè)。在實踐中，我們要總結(jié)經(jīng)驗，借鑒國外或發(fā)達地區(qū)的先進做法，使其更好地保障檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)，為經(jīng)濟社會發(fā)展助添新的發(fā)展動力，為檔案管理的大發(fā)展謀求新的發(fā)展路徑。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕方萍.加強檔案管理信息化建設(shè)服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展〔J〕.金融經(jīng)濟，2016，（12）.

〔2〕李曉琳，王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索〔J〕.企業(yè)改革與管理，2016，（05）.

〔3〕吳艷微.論檔案管理的信息化建設(shè)〔A〕.“決策論壇——管理科學與工程研究學術(shù)研討會”論文集（上）〔C〕.2016.

〔4〕孫冬玉.檔案管理信息化建設(shè)的研究〔J〕.才智，2016，（01）.

〔5〕周文娟，閆翔.檔案管理信息化建設(shè)探討〔J〕.辦公室業(yè)務(wù)，2016，（06）.

〔6〕海平.試論檔案管理的信息化建設(shè)〔J〕.檔案，2016，（08）.

〔7〕吳立春.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考〔J〕.民營科技，2016，（10）.

〔責任編輯：譚 蕊〕