電子文件對檔案工作發(fā)展的影響及對策

趙一光

【摘要】伴隨計算機信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件在人們的日常生活與工作中出現(xiàn)得越來越多，成為了我們記錄各項信息的重要方式之一。電子文件使用頻繁，自然對傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了巨大的影響。本文正是在這樣的背景下，試圖探討電子文件對檔案工作的影響，最后在此基礎(chǔ)上提出做好新形勢下檔案管理工作的對策。

【關(guān)鍵詞】計算機信息技術(shù)；電子文件；檔案管理

近些年來，伴隨電子計算機廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，不論是政府機關(guān)、企事業(yè)單位還是其他行業(yè)，都在積極應(yīng)用計算機信息技術(shù)提高工作效率，加快信息化進程。于是傳統(tǒng)辦公過程中所產(chǎn)生的紙質(zhì)文件逐漸被電子文件所取代，如何做好電子文件檔案管理工作，就成為了檔案管理人員不得不思索的問題。

一、電子文件對檔案工作發(fā)展的影響

電子文件對檔案工作發(fā)展的影響主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，電子文件檔案的歸檔時間不同。由于電子文件檔案自身特性，因此可以實現(xiàn)隨時歸檔，從而保證了歸檔的準確性與完整性，避免歸檔期間出現(xiàn)文件漏掉或出錯等情況。其次，電子文件檔案歸檔方式不同。由于電子文件檔案采用的是電子編碼技術(shù)，因此能夠隨時進行編輯，這雖然有利于調(diào)整檔案內(nèi)容出錯的地方，但同時帶來另一個問題，那就是檔案內(nèi)容也可能被惡意修改。因此電子文件檔案的歸檔要尤其注重相關(guān)保護工作，以確保歸檔的電子文件檔案是最準確、最真實和最原始的。最后，電子文件檔案的保管方式不同。電子文件檔案的存儲載體易變質(zhì)、老化以及載體更新等都會對電子文件檔案的長期可讀性產(chǎn)生一定影響。這就要求檔案管理人員在存儲電子文件檔案的時候，最好用一種統(tǒng)一的、通用的格式來對其予以存儲，并做好備份，確保任何時候都能夠?qū)^去存儲的電子文件檔案進行讀取操作。從上述幾點不同，可以看出電子文件已經(jīng)對傳統(tǒng)的檔案管理工作產(chǎn)生了巨大的影響，大大提升了傳統(tǒng)檔案管理工作的效率。

二、電子文件檔案管理措施及對策

（一）強化檔案管理意識。首先，各個單位的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)充分認識到電子文件檔案的重要價值，轉(zhuǎn)變觀念，提升對電子文件檔案管理的重視程度，積極采取各項措施在單位中形成電子文件檔案管理的良好氛圍，進而使全體人員在潛移默化中轉(zhuǎn)變思想觀念和檔案意識，使他們真正意識到日常工作與檔案管理具有同等重要的作用。其次，應(yīng)強化電子文件檔案管理意識，這是做好電子文件檔案管理工作的前提。而要強化電子文件檔案管理，需要從全員入手，要求單位的各個部門、各個崗位樹立全員檔案意識，彼此之間加強配合協(xié)作。電子文件檔案管理是單位儲存、利用電子文件檔案信息的途徑和手段，最終目的是為單位各項工作服務(wù)，因此檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)定期或不定期對單位全體成員開展電子文件檔案相關(guān)方面的培訓(xùn)或講座，使其充分認識電子文件檔案管理工作的重要性，以及認識到自身在電子文件檔案管理環(huán)節(jié)中肩負著怎樣的責(zé)任，增強全體成員電子文件檔案管理意識。

（二）更新管理方式方法。為了有效提高檔案管理工作水平，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極地將先進的計算機信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中來，更新檔案管理方式方法，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化。這直接影響著檔案錄入的靈活性與及時性，影響著檔案管理工作的成效和成果。為了實現(xiàn)電子文件檔案資源的最大化利用，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)增強檔案工作服務(wù)意識，積極采取可行的措施為單位快捷提供檔案服務(wù)。比如檔案部門可以在單位網(wǎng)站額外增開檔案部門網(wǎng)頁，為單位成員提供檔案查詢、瀏覽、下載等服務(wù)。又如為了提高單位電子文件檔案的利用效果，各單位還可以根據(jù)自身實際情況，構(gòu)建數(shù)字檔案庫，讓有檔案需求服務(wù)的人員都可以通過登錄數(shù)字檔案庫，快速查詢、瀏覽、下載到自己所需要的檔案資料。此外，為了確保電子文件檔案的網(wǎng)絡(luò)安全性，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)對含有密級信息的電子文件檔案予以加密處理，并定期或不定期更改“密鑰”，有效保障電子檔案的安全，同時也避免借閱、利用人員誤操作對電子文件檔案造成損壞或者更改檔案內(nèi)容。

（三）提升人員綜合素質(zhì)。一方面，檔案管理部門應(yīng)對檔案管理人員加強專業(yè)知識技能培訓(xùn)。檔案管理人員的專業(yè)知識技能一般是指對檔案收集、整理審核、歸類存檔等相關(guān)內(nèi)容的熟練掌握。檔案管理部門可以通過開展各類專業(yè)知識技能培訓(xùn)活動或者以學(xué)術(shù)交流會的形式對檔案管理人員進行定期培訓(xùn)，不斷提升其專業(yè)知識技能和業(yè)務(wù)水平。還可以定期組織檔案管理人員去檔案管理先進地區(qū)觀摩學(xué)習(xí)，積極借鑒他人在電子文件檔案管理方面的先進經(jīng)驗。一方面，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員加強計算機信息技術(shù)方面的培訓(xùn)力度，增強檔案管理人員的計算機信息技術(shù)水平，以更好地滿足電子文件檔案管理需要，進而更好地滿足單位檔案管理信息化建設(shè)的需求。

三、結(jié)語

綜上所述，新的形勢對檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變與更新檔案管理理念，緊跟時代發(fā)展步伐，積極探索新的方式方法來做好新形勢下的檔案管理工作，以更好地適應(yīng)檔案管理信息化的時代需要，將檔案管理工作應(yīng)有的作用和效益充分發(fā)揮出來，更好地為促進社會發(fā)展服務(wù)。

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