人力資源檔案管理中作用績效等要素探析

王振華

【摘要】人力資源檔案管理作為應對當前競爭的“秘密武器”，作為企業(yè)對員工客觀透明的評估體系，對于員工和企業(yè)發(fā)展都有不小的作用，了解它的信息化特點及其能滿足的企業(yè)管理訴求，針對傳統(tǒng)人事檔案管理的缺陷，提出制度化建設與信息平臺建設的策略性建議。

【關(guān)鍵詞】人力資源檔案管理；透明；信息化；平臺建設

隨著信息經(jīng)濟發(fā)展，無論新興產(chǎn)業(yè)還是傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，都面臨著全球化的考驗和激烈的市場競爭，人才已經(jīng)成為各種競爭的核心內(nèi)容?！笆澜缟蠜]有無用的人，只有誤用的人”，對人才的利用和管理，往往比擁有人才更加重要，建立人力資源檔案絕對重要而必要。當傳統(tǒng)人事檔案管理已不適用于信息和人才的更新迭代時，進行人力資源檔案管理的信息化勢在必行，而分析其作用績效、動力來源和建設策略能夠充分保證其科學性。

一、人力資源檔案管理

人力資源管理是指運用科學的方法，將尊重人才成長規(guī)律和力求企業(yè)發(fā)展需要結(jié)合，充分組織規(guī)劃人力資源，指導調(diào)控組織內(nèi)人際、人事關(guān)系，針對企業(yè)職工的升降獎懲、學習培養(yǎng)和企業(yè)的結(jié)構(gòu)規(guī)劃進行的管理，以高效率、高效益地利用人力資源維持和發(fā)展企業(yè)。人力資源檔案是綜合記載個人重要信息和經(jīng)歷的信息方式，以真實、準確、全面為基本特點，是人事管理活動最可靠、不可或缺的憑據(jù)。

二、作用績效

（一）客觀透明的評估體系。人力資源檔案歸根到底是基于一定媒介載體的對個人活動進行記錄的原始信息集合。紀錄型信息的首要要求就是真實客觀，以現(xiàn)實為依據(jù)，這樣的數(shù)據(jù)才能具有基本的說服力和可考證性?！皺?quán)力在陽光下運行”，不僅是政府的口號，也應該成為企業(yè)的準則，人力資源關(guān)系員工和企業(yè)的發(fā)展方向和健康程度，絕不能被權(quán)力和私欲掌控，只有客觀透明人力資源檔案，才能客觀公正地評估職工能力、業(yè)績，建立起科學的人事管理“常態(tài)化”機制。

（二）激勵員工、科學決策。如今的傳統(tǒng)人事檔案管理所造成的“上級搶功”“空降兵”現(xiàn)象飽受詬病，“上品無寒門”使得員工沖勁磨完后變得懈怠、缺乏上進動力。“個人比團體更關(guān)注自己的利益?！眮啴敗に姑茉f，人力資源檔案管理可以為員工的獎懲、調(diào)動、培養(yǎng)提供最真實客觀的依據(jù)，是員工進步的階梯，當然會激發(fā)員工的工作熱情，切實提升員工能力，進一步合理規(guī)劃企業(yè)管理安排，優(yōu)化企業(yè)部門結(jié)構(gòu)，保證科學決策。

三、動力來源

如上所述，人力資源檔案管理可以為企業(yè)績效帶來如此顯著的作用，那是什么使人力資源管理檔案在新形勢下煥發(fā)出新活力？對其動力來源進行分析有利于進一步有效利用人力資源管理。

（一）人力資源檔案管理新特點。得益于信息技術(shù)的進步，加之人力資源檔案本身具有內(nèi)容擴展性，相對于傳統(tǒng)人事檔案，大數(shù)據(jù)處理技術(shù)與檔案學的豐富賦予了信息化的人力資源檔案渠道寬泛、載體多樣、信息充足、作用廣闊的新特點，互聯(lián)網(wǎng)使這些既相互聯(lián)系、又相對獨立的信息組成一張無事不包的信息網(wǎng)，形成互參共享的“1+1>2”的有機整體效果。這些特點既是其優(yōu)勢所在，同時也為企業(yè)的人力資源檔案管理的能力提出了新的挑戰(zhàn)。

（二）管理訴求。一旦經(jīng)過信息化，具備新特點的人力資源檔案管理，能滿足企業(yè)的哪些管理訴求？其一，降低管理成本，提高管理效率。數(shù)字化建成后，勢必能達到精簡檔案管理人員，增加數(shù)據(jù)錄入與提取便捷性，提高數(shù)據(jù)準確性的目的。其二，信息及時更新，滿足動態(tài)化需求。人力資源變動頻率高，對數(shù)據(jù)的動態(tài)化和精確度要求高，經(jīng)過信息化后，對檔案的管理變得隨時隨地。其三，打破人事界限，綜合協(xié)調(diào)。使檔案記錄的嚴格要求與分散的主體、多樣的信息以及差異化管理之間的矛盾得到調(diào)和，減少各自為政，各部門之間可以以統(tǒng)一的標準共同努力。

四、建設策略

管理人力資源主要可分為兩個方面：一方面要對保護已有人力資源，積極引進補充新的人力資源。另一方面要進行資源優(yōu)化配置，使其發(fā)揮最大的經(jīng)濟效益，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展添磚加瓦。

當前的人事管理存在的問題主要有：企業(yè)領(lǐng)導者注重直接利益，忽視了人力資源檔案信息化建設所能產(chǎn)生的長期效益。另一方面，多級層的管理模式、制度約束的缺位和專業(yè)人才的缺乏，使得檔案管理人員本身缺乏專業(yè)技能和崗位責任感。因此，筆者認為可以從以下兩個方面進行人力資源檔案管理的建設：

（一）制度化與觀念轉(zhuǎn)變。人力資源檔案建立不難，難的是對它的利用。避免將其視作程序化的“空殼”，將人力資源檔案管理作為日常的制度化的企業(yè)活動，“強制性”有時是確保發(fā)揮基本功能的最佳武器。制度化的前提是進行徹底的觀念轉(zhuǎn)變，領(lǐng)導重視和專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)缺一不可，將人力資源檔案管理放在戰(zhàn)略性地位，作為日常評估活動的“母則”。

（二）信息平臺建設。既然是新時代信息化的人力資源檔案管理，建設一個軟硬兼?zhèn)涞耐晟频男畔⑵脚_才是堅實的地基。從硬件方面，既是指匹配先進的現(xiàn)代化辦公設備，加上成熟的檔案管理軟件，構(gòu)成功能強大、操作便捷、實用性強的信息化應用平臺；從軟件方面，重視以人的發(fā)展為重點，將資源整合，統(tǒng)合針對性信息，增強實錄性，建立起規(guī)范化的數(shù)據(jù)庫，必須保障數(shù)據(jù)的真實準確和完整可靠。必須注意的是，因為信息化所伴隨的風險，加強管理人員信息安全防護意識和平臺的日常維護，同樣重要。

五、結(jié)語

綜上所述，在信息化的推動下，建立起客觀透明的人力資源檔案制度及相關(guān)信息平臺，利用其新特點來滿足多種企業(yè)管理訴求，對于員工個人發(fā)展和企業(yè)持續(xù)發(fā)展都有激勵性作用，以人為本，可以作為當前競爭環(huán)境下的新發(fā)力點。

【參考文獻】

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