檔案業(yè)務(wù)外包過(guò)程中存在的問(wèn)題及對(duì)策

黃華

【摘 要】近年來(lái)，高校檔案館（室）隨著機(jī)構(gòu)和人員的精簡(jiǎn)，業(yè)務(wù)范圍和業(yè)務(wù)量不斷的增加，檔案管理人手不夠，資金短缺的缺點(diǎn)逐漸顯現(xiàn)。隨著現(xiàn)代社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，檔案工作除了采用傳統(tǒng)的管理方式外，也需要利用檔案中介機(jī)構(gòu)的硬件和先進(jìn)技術(shù)，從而來(lái)服務(wù)本單位檔案建設(shè)是一個(gè)很好的選擇。本文分析了高校檔案館（室）目前的管理現(xiàn)狀，就各單位在檔案業(yè)務(wù)外包整理過(guò)程中遇到的問(wèn)題，從加強(qiáng)各單位的檔案管理角度分析，提出了自己的一些看法和建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】檔案業(yè)務(wù)；外包過(guò)程；問(wèn)題對(duì)策

2014年，中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》中提出“規(guī)范并支持檔案中介機(jī)構(gòu)、專業(yè)機(jī)構(gòu)參與檔案事務(wù)?！痹诖送苿?dòng)下，檔案業(yè)務(wù)外包得到了發(fā)展。

近年來(lái)，高校檔案館（室）隨著機(jī)構(gòu)和人員的精簡(jiǎn)，業(yè)務(wù)范圍和業(yè)務(wù)量不斷的增加，檔案管理人手不夠，資金短缺的缺點(diǎn)逐漸顯現(xiàn)。隨著現(xiàn)代社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，檔案工作除了采用傳統(tǒng)的管理方式外，也需要利用檔案中介機(jī)構(gòu)的硬件和先進(jìn)技術(shù)，從而來(lái)服務(wù)本單位檔案建設(shè)是一個(gè)很好的選擇。

一、檔案業(yè)務(wù)外包工作的概念及意義

檔案業(yè)務(wù)外包是指高校檔案館（室）依據(jù)服務(wù)合同協(xié)議，將全部檔案工作或者部分檔案工作委托給外部專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)承擔(dān)或者執(zhí)行的一種檔案管理模式，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)單位檔案的規(guī)范化、專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)需要大量人力、物力、財(cái)力的事情，數(shù)據(jù)的錄入是一個(gè)浩大的工程，僅靠檔案館（室）的幾個(gè)工作人員是無(wú)法完成的。例如像我單位有著很多大型圖紙，掃描需要大型專業(yè)設(shè)備，上百萬(wàn)元的設(shè)備支出對(duì)學(xué)校檔案室來(lái)說(shuō)是很大的一筆費(fèi)用，業(yè)務(wù)外包也是出于經(jīng)濟(jì)、高效、專業(yè)的考慮。在將檔案業(yè)務(wù)外包的工作情況下，高校檔案館（室）工作人員可將時(shí)間和精力投入價(jià)值更高的檔案信息資源開(kāi)發(fā)中，例如：檔案編研、大事記、文件匯編、專題檔案籌劃等工作中，這些更有價(jià)值的工作可以更加直觀的看到檔案工作的成果，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視。

在業(yè)務(wù)外包過(guò)程中，以下六個(gè)方面是應(yīng)該重視的：一是要重視前期準(zhǔn)備工作。檔案工作者要制定詳細(xì)、具體、具有可操作性的工作服務(wù)范圍。二是要重視選擇合作者。合作者最終決定著業(yè)務(wù)外包質(zhì)量的高低，優(yōu)秀的合作者將提供專業(yè)的管理、設(shè)備、技術(shù)人員，能夠給合作雙方帶來(lái)效益。三是要重視控制成本。合理的成本，方能確保合作雙方能接受，也確保單位內(nèi)部討論和審核外包方案時(shí)順利通過(guò)并予以實(shí)施。四是要重視質(zhì)量監(jiān)督。通過(guò)加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)督管理，可以自行開(kāi)展工作方式，也可聘用第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行。五是要重視檔案安全。開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)外包時(shí)應(yīng)該注意檔案的實(shí)體安全和信息安全問(wèn)題。六是要重視后續(xù)服務(wù)。很多單位把所有的業(yè)務(wù)外包工作都當(dāng)成一錘子買(mǎi)賣(mài)，容易忽略后續(xù)服務(wù)工作問(wèn)題，實(shí)際上后續(xù)服務(wù)工作不容忽視。

高校檔案館（室）藏?cái)?shù)字化這項(xiàng)新業(yè)務(wù)，許多高校檔案館（室）缺乏相應(yīng)的技術(shù)人員與技術(shù)設(shè)備，而高校檔案館（室）達(dá)標(biāo)升級(jí)又有檔案館（室）藏?cái)?shù)字化方面的要求，為了升級(jí)，高校檔案館（室）不得不花費(fèi)相當(dāng)數(shù)量的資金將館（室）藏?cái)?shù)字化業(yè)務(wù)外包，這對(duì)許多高校檔案館（室）而言，可能是無(wú)奈之舉。但這并不是說(shuō)，在館（室）藏?cái)?shù)字化的過(guò)程中，高校檔案館（室）人員就可以當(dāng)甩手掌柜，而應(yīng)該在力所能及的情況下做一些必要的監(jiān)督檢查工作，以確保館（室）藏?cái)?shù)字化的質(zhì)量。

高校檔案館（室）業(yè)務(wù)外包，其實(shí)就是以錢(qián)來(lái)?yè)Q設(shè)備、換人、換時(shí)間。設(shè)備，包括數(shù)量和質(zhì)量，有足夠質(zhì)量上能夠符合整理要求的幾臺(tái)或更多臺(tái)專用設(shè)備；人的因素有兩個(gè)方面，一個(gè)是數(shù)量，一個(gè)是技術(shù)，也就是說(shuō)有足夠整理能力的幾個(gè)或更多人來(lái)工作；時(shí)間，一個(gè)重要的指標(biāo)，就是成本。人員的工資、設(shè)備的損耗、電力的消耗及其他管理成本等。在綜合核算設(shè)備、和與時(shí)間成本后，可以得出一點(diǎn)，若全部由高校檔案館（室）工作人員來(lái)完成一定量的任務(wù)，其成本高于外包公司的情況下，可以請(qǐng)外包公司來(lái)做。

二、檔案業(yè)務(wù)外包工作存在的問(wèn)題

1.檔案管理制度不健全。

從國(guó)家的宏觀層面上看，已經(jīng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)外包做出了一些原則性的規(guī)定。例如：2013年12月27日，時(shí)任國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)在全國(guó)檔案局局長(zhǎng)會(huì)議上的講話中指出：“在進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)前，應(yīng)做好涉密和內(nèi)容敏感檔案的挑選、鑒定、解降密工作，不再涉密的檔案可以解降密后委托外包，仍涉密的檔案則堅(jiān)決不外包，特別是仍屬絕密的檔案一律不外包。對(duì)外包公司，要進(jìn)行保密資質(zhì)審核?！贝送猓瑖?guó)家檔案局分別于2012年、2013年、2014年印發(fā)《關(guān)于切實(shí)加強(qiáng)檔案數(shù)字化和檔案信息化服務(wù)外包管理杜絕失泄密隱患的通知》、《關(guān)于加強(qiáng)檔案托管中的安全管理杜絕失泄密隱患的通知》、《檔案數(shù)字化外包安全規(guī)范》三個(gè)規(guī)范性文件，對(duì)檔案業(yè)務(wù)外包中的信息安全保障問(wèn)題做出了規(guī)定。

2016年4月，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中也提到：“鼓勵(lì)檔案社會(huì)化服務(wù)，加快檔案服務(wù)外包系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定。”從全國(guó)范圍來(lái)看，已有個(gè)別省份出臺(tái)了相關(guān)規(guī)定，如：湖南省檔案局于2013年印發(fā)了《湖南省規(guī)范檔案中介服務(wù)規(guī)定》，2016年上海市檔案局印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)外包和中介服務(wù)管理的指導(dǎo)意見(jiàn)》。但是對(duì)于檔案外包機(jī)構(gòu)的制度管理，各單位只是提出一些原則性的規(guī)定，對(duì)于規(guī)范檔案外包的專項(xiàng)規(guī)章制度仍屬空白。在檔案業(yè)務(wù)外包快速發(fā)展的形勢(shì)下，我國(guó)相關(guān)檔案管理規(guī)范的出臺(tái)及制定與實(shí)踐發(fā)展的需求相比較為滯后，很容易出現(xiàn)實(shí)際工作與法律法規(guī)相脫節(jié)的現(xiàn)象，使檔案行政管理部門(mén)在對(duì)待檔案業(yè)務(wù)外包工作時(shí)，帶來(lái)無(wú)法可依的困境。

2.檔案整理分類不連續(xù)。

檔案工作具有較強(qiáng)的連續(xù)性和系統(tǒng)性，包括檔案的整理、利用過(guò)程，既要求掌握檔案外部特征，也需要把握檔案內(nèi)在聯(lián)系。檔案業(yè)務(wù)外包后，外包公司雖然會(huì)根據(jù)高校檔案館（室）的要求，對(duì)承包的檔案進(jìn)行分類、整理、按照《檔案法》等法律法規(guī)的規(guī)定，“及時(shí)收集有關(guān)材料，建立規(guī)范的收集、鑒別、整理、歸檔機(jī)制”，但從實(shí)際工作來(lái)看，高校檔案館（室）會(huì)在年中或年底等時(shí)間，將檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行外包處理，無(wú)論是外包公司還是高校檔案館（室）都會(huì)檔案管理分類方面出現(xiàn)“空檔”期，檔案整理分類缺乏連續(xù)性，也不利于檔案后期的查閱、利用。因此，在高校檔案館（室）的工作人員，沒(méi)有直接參與外包公司的檔案整理情況下，很多單位的后期數(shù)據(jù)庫(kù)整理和信息開(kāi)發(fā)利用等都難以高效開(kāi)展。

3.外包機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)水平發(fā)展不平衡。

目前就檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)的總體水平來(lái)說(shuō)，機(jī)構(gòu)管理較規(guī)范、業(yè)務(wù)范圍較廣的外包公司大多是外資企業(yè)在我國(guó)設(shè)立的分公司，近年來(lái)，隨著我國(guó)檔案業(yè)務(wù)外包需求的增多，一方面已經(jīng)有少量實(shí)力較強(qiáng)的本地民營(yíng)檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)在管理方式和服務(wù)內(nèi)容上走在國(guó)內(nèi)同行業(yè)的前列。另一方面也有一些外包公司是軟件硬件條件均不達(dá)標(biāo)的“皮包公司”。同時(shí)，檔案外包機(jī)構(gòu)的服務(wù)內(nèi)容也相對(duì)單一，以筆者在實(shí)際工作中接觸到的外包機(jī)構(gòu)為例，由于人員、資金、場(chǎng)地等客觀條件的限制，其提供大多數(shù)還是以紙質(zhì)檔案整理和數(shù)字化掃描加工為主，對(duì)于檔案代存，電子文件管理、信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)等對(duì)于場(chǎng)地或技術(shù)要求較高的服務(wù)內(nèi)容則涉及很少。

三、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)外包工作的對(duì)策

目前許多高校檔案館（室）采用檔案業(yè)務(wù)外包，弊端和風(fēng)險(xiǎn)是存在的，但也不能因?yàn)榇嬖陲L(fēng)險(xiǎn)而固步自封。在實(shí)際操作中要采取措施，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)揮檔案業(yè)務(wù)外包最大效益。

1.建立健全檔案業(yè)務(wù)外包的規(guī)范制度。

一是建立行業(yè)用人制度，目前檔案業(yè)務(wù)外包行業(yè)尚未建立行業(yè)準(zhǔn)入制度，甚至存在一些“無(wú)照經(jīng)營(yíng)”的現(xiàn)象。因此，亟待檔案行政管理部門(mén)建立一套對(duì)外包公司從業(yè)資質(zhì)的審核制度，從機(jī)構(gòu)的規(guī)模、軟硬件條件、人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)范圍等方面對(duì)外包機(jī)構(gòu)的從業(yè)資質(zhì)進(jìn)行審核把關(guān)，嚴(yán)格制定專門(mén)的法律法規(guī)，嚴(yán)格檔案外包行業(yè)準(zhǔn)入機(jī)制，實(shí)行嚴(yán)格的備案登記制，從而確保檔案業(yè)務(wù)外包質(zhì)量。二是要與外包公司簽訂協(xié)議，保障檔案的安全與完整。要求外包公司要嚴(yán)格按照單位檔案管理規(guī)定進(jìn)行管理，隨時(shí)接受委托單位的檢查，并及時(shí)將工作進(jìn)展情況向委托通報(bào)，對(duì)可能破損壞的重要檔案要及時(shí)與高校檔案館（室）溝通，在征得高校檔案館（室）的同意后方可進(jìn)行必要的處理措施。三是建立外包服務(wù)考核標(biāo)準(zhǔn)?？己藰?biāo)準(zhǔn)可從服務(wù)流程和服務(wù)內(nèi)容兩方面著手，在規(guī)范服務(wù)流程方面，應(yīng)明確服務(wù)開(kāi)始前簽訂規(guī)范的合同，服務(wù)過(guò)程中要加強(qiáng)全程跟蹤和質(zhì)量控制，服務(wù)結(jié)束后要進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收；在規(guī)范服務(wù)內(nèi)容方面，應(yīng)出臺(tái)檔案業(yè)務(wù)外包的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，使規(guī)范檔案業(yè)務(wù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)有據(jù)可依。四是檔案業(yè)務(wù)外包過(guò)程中的檔案實(shí)體和信息安全保障制度。對(duì)檔案業(yè)務(wù)外包機(jī)構(gòu)應(yīng)通過(guò)保密資質(zhì)審核做出規(guī)定，并明確一旦在檔案業(yè)務(wù)外包過(guò)程中發(fā)生檔案原件損毀和信息內(nèi)容泄密給任何單位、組織或個(gè)人，將追究外包公司的法律責(zé)任。

2.加強(qiáng)系統(tǒng)性細(xì)化檔案分類驗(yàn)收和監(jiān)督。

我們要與外包機(jī)構(gòu)共同協(xié)商如何系統(tǒng)性細(xì)化檔案分類，并實(shí)地查看外包機(jī)構(gòu)的檔案分類工作情況，對(duì)外包公司整理或加工完畢的檔案進(jìn)行抽查或全面檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行指導(dǎo)和糾正，并督促整改。檔案外包后續(xù)質(zhì)量驗(yàn)收是最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)此，要成立由高校檔案館（室）、外包公司、第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行聯(lián)合科學(xué)驗(yàn)收。具體來(lái)說(shuō)，首先，從驗(yàn)收的內(nèi)容來(lái)看，要重點(diǎn)驗(yàn)收檔案的掃描圖片效果、數(shù)據(jù)掛接、檔案還原、檔案裝訂質(zhì)量、檔案保管外部環(huán)境是否“九防”要求；其次，從驗(yàn)收的方法來(lái)看，采取集中檢查和抽查相結(jié)合，一方面由驗(yàn)收小組根據(jù)外包公司的完成情況，對(duì)委托外包單位的檔案整理情況進(jìn)行檢查。另一方面，針對(duì)高校檔案館（室）的檔案特點(diǎn)，對(duì)重要的檔案及完整性，以及還原裝訂和還庫(kù)情況進(jìn)行重點(diǎn)抽查。尤其要注重檔案掃描質(zhì)量的驗(yàn)收，防止出現(xiàn)遺漏或重復(fù)。從驗(yàn)收方面來(lái)盾，要進(jìn)一步細(xì)化檔案外包驗(yàn)收制度，建議采用保證金制度，提高外包合作方的專業(yè)負(fù)責(zé)程度。對(duì)于簽訂檔案業(yè)務(wù)外包的服務(wù)單位，檔案行政管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)日常檢查和指導(dǎo)，必要時(shí)可以深入檔案外包服務(wù)的工作現(xiàn)場(chǎng)，檔案整理者要隨時(shí)接受檔案形成者的監(jiān)督，并將工作進(jìn)度及時(shí)通報(bào)給對(duì)方。

3.突出檔案業(yè)務(wù)外包過(guò)程管控。

對(duì)于外包機(jī)構(gòu)而言，經(jīng)濟(jì)效益是首位，不同的計(jì)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于外包機(jī)構(gòu)的收益會(huì)產(chǎn)生顯著影響，如果以卷為單位計(jì)費(fèi)，那么外包機(jī)構(gòu)就會(huì)盡可能地簡(jiǎn)化卷內(nèi)件的數(shù)量；如果以件為單位計(jì)費(fèi)，那么外包機(jī)構(gòu)就會(huì)盡可能多增加件的數(shù)量，甚至將本身該是一件的檔案拆分為幾件，以獲取更多的收益。由此可見(jiàn)，檔案業(yè)務(wù)外包過(guò)程管控的重要性：一旦外包機(jī)構(gòu)在整理檔案過(guò)程中不遵守規(guī)范，檔案形成者就可以依據(jù)協(xié)議對(duì)檔案整理者進(jìn)行必要的懲罰，從而來(lái)降低整理費(fèi)用。以上強(qiáng)調(diào)了過(guò)程管控的重要性，而問(wèn)題在于誰(shuí)來(lái)制定過(guò)程管控規(guī)范，答案是明確的，那就是檔案行政管理部門(mén)。作為領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)，上級(jí)省市檔案局應(yīng)制定明確的整理規(guī)范供下級(jí)各部門(mén)參考，并積極答復(fù)下級(jí)的疑問(wèn)，通過(guò)這種上下級(jí)的雙向交流，檔案整理的過(guò)程管控標(biāo)準(zhǔn)才能及時(shí)制定，避免整理中出現(xiàn)許多不必要的麻煩，甚至法律糾紛。

檔案業(yè)務(wù)外包行業(yè)是一個(gè)新興行業(yè)，目前處于快速成長(zhǎng)階段，在成長(zhǎng)的過(guò)程中難免會(huì)遇到這樣那樣的問(wèn)題。檔案業(yè)務(wù)外包行業(yè)一定要加強(qiáng)自律，努力樹(shù)立良好的形象，在追求經(jīng)濟(jì)利益的同時(shí)，一定要在整理過(guò)程中自覺(jué)遵循檔案的形成規(guī)律，科學(xué)、規(guī)范的進(jìn)行檔案整理工作。具體而言可以從以下三個(gè)方面入手：一是加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，增強(qiáng)為合作者保密的意識(shí)，在整理過(guò)程中，徹底杜絕泄露檔案信息的行為。二是在整理的過(guò)程中，不能為了簡(jiǎn)化工作流程而任意處置檔案，具體表現(xiàn)為不能隨意拆分檔案，不能刪改、污損檔案信息等，需要對(duì)檔案作出有可能損害其完整性的處置時(shí)，要及時(shí)與合作方聯(lián)系，在對(duì)方許可的前提下方可實(shí)行。三是在整理過(guò)程中要注意檔案實(shí)體的安全，不能亂放，避免由于工作疏忽而導(dǎo)致檔案的遺失。既要認(rèn)可檔案業(yè)務(wù)外包帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)同時(shí)也要認(rèn)識(shí)到其中的風(fēng)險(xiǎn)，只要合理的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，從根本上解決外包有可能引發(fā)的問(wèn)題，才能使它更好的為檔案工作服務(wù)。

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