《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

四、企業(yè)檔案部門管理職責(zé)

第一，有序開展企業(yè)檔案工作。

5.4.1 統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。

從理論上講，檔案工作就是運(yùn)用科學(xué)原則和方法管理檔案。從狹義上講，檔案工作就是檔案業(yè)務(wù)工作。

檔案業(yè)務(wù)工作主要內(nèi)容：

檔案收集工作，是依據(jù)法律法規(guī)有關(guān)規(guī)定和企業(yè)規(guī)章制度，把檔案集中起來(lái)的一項(xiàng)工作。

檔案整理工作，是按照一定的原則、方法和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行系統(tǒng)性、條理性加工和編目的過(guò)程。檔案整理工作包括文件材料整理和檔案整理。

檔案鑒定工作就是根據(jù)一定的原則和標(biāo)準(zhǔn)，判定企業(yè)檔案價(jià)值，確定其保管期限的工作。檔案鑒定工作分為兩個(gè)過(guò)程：一是歸檔前對(duì)企業(yè)文件材料的鑒定，確定文件材料的取舍和保管期限的長(zhǎng)短；二是對(duì)檔案的鑒定，對(duì)已到期的企業(yè)檔案進(jìn)行復(fù)審性的鑒定。

檔案保管工作，是在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下，維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全、最大程度地延長(zhǎng)其壽命，為提供利用創(chuàng)造物質(zhì)條件。

檔案統(tǒng)計(jì)工作，是按照統(tǒng)計(jì)學(xué)的原理和方法，用數(shù)字和表冊(cè)的形式揭示企業(yè)檔案及其工作各種現(xiàn)象、特征及規(guī)律的一項(xiàng)工作。通過(guò)定量分析研究企業(yè)檔案工作規(guī)律，提高檔案工作質(zhì)量與效率。

檔案利用工作，是依托檔案，通過(guò)一定的方式和方法向利用者提供企業(yè)檔案。

第二，加強(qiáng)企業(yè)文件形成全過(guò)程的協(xié)助、指導(dǎo)與監(jiān)督。

5.4.2 負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。

5.4.3 指導(dǎo)企業(yè)各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。

5.4.4 監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查企業(yè)所屬單位（包括派出機(jī)構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè)）的檔案工作。

一是以企業(yè)各項(xiàng)工作程序和規(guī)章制度為依據(jù)，監(jiān)督、知道企業(yè)文件的形成、積累工作。企業(yè)檔案部門應(yīng)了解各項(xiàng)工作的程序，參與制訂有關(guān)文件形成質(zhì)量的規(guī)章、制度，并以此為據(jù)，檢查企業(yè)文件的質(zhì)量是否合乎規(guī)范，監(jiān)督指導(dǎo)有關(guān)人員做好平時(shí)文件積累工作。

二是根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的性質(zhì)和具體任務(wù)，協(xié)助、指導(dǎo)企業(yè)文件的形成、積累工作。企業(yè)因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的專業(yè)性質(zhì)不同，形成文件的過(guò)程、種類、內(nèi)容各不相同，具體的監(jiān)督和指導(dǎo)內(nèi)容也相差很遠(yuǎn)。如工業(yè)企業(yè)主要形成產(chǎn)品文件，建筑企業(yè)主要形成工程文件，產(chǎn)品文件的監(jiān)督管理明細(xì)區(qū)別于工程文件。同一生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性質(zhì)的企業(yè)，因具體工作任務(wù)的不用，文件形成過(guò)程及相應(yīng)的監(jiān)督和指導(dǎo)工作也有所不同。再如同屬工業(yè)企業(yè)，工作任務(wù)有全新產(chǎn)品開發(fā)、變型產(chǎn)品的開發(fā)研制、老產(chǎn)品的更新?lián)Q代等若干不同類型。對(duì)全新產(chǎn)品開發(fā)的文件形成工作，應(yīng)實(shí)行全過(guò)程監(jiān)督管理；對(duì)其他類型的產(chǎn)品開發(fā)研制，則應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)，抓住重點(diǎn)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

三是根據(jù)企業(yè)不同種類文件的形成特點(diǎn)，監(jiān)督、指導(dǎo)企業(yè)文件的形成、積累工作。文件的種類不同，形成的規(guī)律和特點(diǎn)也不同。比如，科技文件成套形成，企業(yè)檔案部門須以一個(gè)科技、生產(chǎn)項(xiàng)目為單元，監(jiān)督、指導(dǎo)企業(yè)文件的形成、積累工作。會(huì)計(jì)文件有規(guī)律地按會(huì)計(jì)年度形成，在形成次序上還具有連續(xù)性的特點(diǎn)，先有會(huì)計(jì)憑證，再有會(huì)計(jì)賬簿，最后編制會(huì)計(jì)報(bào)表，企業(yè)檔案部門的監(jiān)督、指導(dǎo)工作也應(yīng)具有連續(xù)性。

四是抓住薄弱環(huán)節(jié)和容易造成文件散失的環(huán)節(jié)，協(xié)助做好企業(yè)文件形成、積累工作。企業(yè)的各項(xiàng)工作都是由諸多環(huán)節(jié)組成，文件形成和積累與企業(yè)活動(dòng)的各環(huán)節(jié)密切相關(guān)。比如，決策的開始階段，往往是文件形成和積累的薄弱環(huán)節(jié)，此時(shí)缺乏工作基礎(chǔ)，工作人員比較忙亂，容易疏忽資料的形成和積累。檔案部門應(yīng)注意協(xié)助指導(dǎo)這一階段的文件工作，不讓寶貴的原始調(diào)研材料流失。此外，人們對(duì)證據(jù)性的文件，如執(zhí)照、合同、證書、紅頭文件等能引起重視，但對(duì)情報(bào)研究性的文件容易疏忽，如市場(chǎng)調(diào)研、各種分析研究資料等，則容易散失在個(gè)人手中，因此檔案部門應(yīng)注意協(xié)助指導(dǎo)對(duì)企業(yè)發(fā)展有現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)研究利用價(jià)值的文件的收集。