高校行政秘書的職業(yè)素質(zhì)研究

許芝暉

摘 要：行政秘書是高校中的一扇窗口，主要負(fù)責(zé)傳達(dá)學(xué)校的有關(guān)精神以及聯(lián)系師生，對于學(xué)校內(nèi)各學(xué)院間的溝通與協(xié)調(diào)各職能部門間的關(guān)系有著重要的作用。本文主要分析了高校行政秘書所具有的職業(yè)素質(zhì)，并研究了職業(yè)素質(zhì)提升的策略。

關(guān)鍵詞：高校；行政秘書；職業(yè)素質(zhì)

高校最主要的任務(wù)就是教學(xué)，其中院系是組成學(xué)校的重要部分，而行政秘書不僅僅是聯(lián)系院系管理層的重要助手，也是聯(lián)系師生和員工間關(guān)系的重要橋梁，在學(xué)校的行政管理中具有重要的作用。然而受到傳統(tǒng)觀念的影響，行政秘書在高校中的地位并不高，人員的來源也極為多樣化，因此普遍存在著職業(yè)素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)象。而且因為大多數(shù)人員并沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，工作能力并不理想，進(jìn)而影響到了自身的積極性。因此必須盡快明確行政秘書的職業(yè)素養(yǎng)，從而改善行業(yè)水平參差不齊的現(xiàn)象。

一、高校行政秘書應(yīng)具備的職業(yè)素質(zhì)

1.政治思想素質(zhì)

作為高校行政秘書必須要有堅定的政治立場，并且需要充分了解國家的政治活動以及高校的工作狀態(tài)，具有良好的精神風(fēng)貌、事業(yè)心以及責(zé)任意識，作風(fēng)端正、忠于職守。

2.知識能力素質(zhì)

高校行政秘書應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，不僅需要依據(jù)實際的工作情況學(xué)會相關(guān)的專業(yè)知識，還應(yīng)當(dāng)涉及相關(guān)的周邊知識，才能夠使自身的視野更加開闊從而提升自己的知識素質(zhì)。高校行政秘書因為是服務(wù)二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子的職位，因此只有具備較強的能力素質(zhì)，才能夠維持二級學(xué)院的行政基本運行。

3.心理品質(zhì)素質(zhì)

因為高校行政秘書所面對的人際關(guān)系和工作事物極為復(fù)雜，因此必須具有良好的心理品質(zhì)，才能夠在工作的過程中更加順利。在出現(xiàn)問題的時候必須樂觀面對，在待人接物時必須坦誠相對，在處理公務(wù)時必須一絲不茍，以務(wù)實為基礎(chǔ)，實現(xiàn)方法的創(chuàng)新。

4.信息化素質(zhì)

隨著現(xiàn)代化浪潮的深化與發(fā)展，信息化的發(fā)展進(jìn)入了快速發(fā)展階段，不僅是高校的其他工作人員，高校行政秘書的工作、思維、生活等方式以及教育、管理、決策等活動也發(fā)生了巨大的變化。對高校行政秘書素質(zhì)能力的要求更加趨向便捷化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及高效化。

二、高校行政秘書的職業(yè)素質(zhì)提升

1.思想政治素質(zhì)提升

行政秘書應(yīng)當(dāng)追求自我的提升，樹立起服務(wù)于社會高等教育的理想和信念，維持自身的榮譽感和使命感。并且需要堅定自身的政治立場，不斷地學(xué)習(xí)和研究，關(guān)注國家和社會的發(fā)展動態(tài)，在實踐的過程中融入學(xué)生的交際范圍。高校是培養(yǎng)教育人才的地方，只有充分了解培養(yǎng)對象的需求，才能夠準(zhǔn)確把握辦學(xué)的方向和政策，才能夠真正認(rèn)識到教育工作者應(yīng)盡的責(zé)任和目標(biāo)。高校行政秘書在處理好日常工作的基礎(chǔ)上，只有深入了解學(xué)生，才能夠有效提升自身的思想政治素質(zhì)。

2.知識能力素質(zhì)提升

行政秘書需要兼具專業(yè)知識和周邊知識，才能夠有效地提升自身的知識素質(zhì)，而能力的培養(yǎng)是將知識有效利用的重要部分。其中業(yè)務(wù)能力的提升能夠加強自身對于本職工作的了解，在熟練掌握相關(guān)制度和工作環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上使得工作更加順利；管理能力的提升能夠讓行政秘書在處理事務(wù)的過程中明白輕重緩急，并進(jìn)行恰當(dāng)?shù)奶幚恚谶_(dá)到管理目的的同時實現(xiàn)自身的積累；而協(xié)調(diào)能力的提升有利于加強學(xué)校與部門間的交往，在完成工作任務(wù)的同時學(xué)會人際交往的重要事項。

3.心理品質(zhì)素質(zhì)提升

能力形成和發(fā)展的前提就是素質(zhì)，然而素質(zhì)本身其實并不是能力的一種，只是能力在發(fā)展的過程中所形成的一種可能性，再經(jīng)過后天的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，才能夠使自身的發(fā)展由可能性轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實性。因此高校行政秘書應(yīng)當(dāng)堅持不懈地在學(xué)習(xí)中掌握專業(yè)知識，必要的時候還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行相應(yīng)的心理素質(zhì)培訓(xùn)，在實踐中提升自身的心理品質(zhì)素質(zhì)。

4.信息化素質(zhì)提升

高校行政秘書的信息化素質(zhì)提升不僅需要自身的努力，還需要學(xué)校的幫助和支持。高校應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造良好的信息化環(huán)境，統(tǒng)籌規(guī)劃，將辦公環(huán)境轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊姆绞?，從而為行政秘書的素質(zhì)提升提供基礎(chǔ)保障。隨著技術(shù)的不斷革新，對行政秘書的要求也越來越嚴(yán)格，行政秘書不僅僅需要學(xué)會使用計算機，還需要學(xué)習(xí)各種軟件或硬件知識，在熟練掌握了相關(guān)的軟件運用后，就能夠更好地為高校管理服務(wù)，還能夠提升自身的信息化素質(zhì)。

三、結(jié)論

作為一名高校行政秘書，只有不斷地提升自身的素質(zhì)和素養(yǎng)，才能夠有效提升自身的能力，從而應(yīng)對現(xiàn)代化進(jìn)程所帶來的挑戰(zhàn)和問題，進(jìn)而為高校的現(xiàn)代化建設(shè)和行政管理工作做出貢獻(xiàn)。

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