芻議提高檔案管理科學(xué)化水平的措施

摘 要：檔案管理是一項(xiàng)資源和信息的整合工作，檔案館的檔案管理工作在館內(nèi)有著非常重要的地位，同樣也是一種不可或缺的信息資源。在新的形勢(shì)下，采取何種辦法去提高檔案管理的科學(xué)化水平已經(jīng)成為了人們關(guān)注的焦點(diǎn)，本文主要立足于檔案管理工作的實(shí)際，分析了現(xiàn)階段檔案工作存在的問(wèn)題，以及對(duì)如何加強(qiáng)檔案管理工作提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵字：檔案管理；科學(xué)化；建議

1 引言

檔案是對(duì)過(guò)去發(fā)生的行為、信息進(jìn)行記錄和保存的一項(xiàng)活動(dòng)，具有一定的保存和參考價(jià)值。隨著社會(huì)信息化的建設(shè)和發(fā)展，各行各業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了些許的變化，但是它的重要性沒(méi)有變。如何在信息化的背景下，去提高檔案管理的科學(xué)化水平成為了人們關(guān)注的焦點(diǎn)。

2 檔案科學(xué)化管理的重要性

檔案是每個(gè)部門工作的重要載體，這些檔案是其開(kāi)展活動(dòng)和變更、建立資料的記錄載體，是企事業(yè)單位、高校以及任何組織的重要依據(jù)和憑證，是歷史資料。這些檔案可以真實(shí)反映和記錄組織的工作情況、資金情況等等，可以為國(guó)家和社會(huì)提供了有價(jià)值的服務(wù)信息。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，各行各業(yè)的工作制度和工作效率在信息化社會(huì)下也得到了充分實(shí)現(xiàn)。檔案管理工作通過(guò)科學(xué)化的管理會(huì)加快檔案管理工作人員收集資料、整理資料、歸納資料、分析資料檔案的進(jìn)度，大大提升了檔案查閱與使用的效率。

3 現(xiàn)階段檔案管理存在的問(wèn)題

3.1 缺乏復(fù)合型的人才

人是信息的使用者和傳播者，所以檔案管理員在科學(xué)化管理中有著非常重要的作用。國(guó)外學(xué)者Norris就曾指出過(guò)，員工在信息技術(shù)方面缺乏良好的培訓(xùn)，就不能將技術(shù)運(yùn)用到他們的工作中去，就會(huì)阻礙工作的進(jìn)程。除此之外，一項(xiàng)新的技術(shù)的產(chǎn)生需要一定的資金支持，主要包括硬件設(shè)施和人員的培訓(xùn)。所以，要想加強(qiáng)檔案館科學(xué)化管理就必須有充足的資金和設(shè)備要求。如果一個(gè)檔案館有大量的資金去搭建一個(gè)信息管理系統(tǒng)，對(duì)信息操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，必定會(huì)提升工作的效率。我國(guó)電子信息技術(shù)的發(fā)展速度跟不上其他發(fā)達(dá)國(guó)家的節(jié)奏，最主要的原因就是缺乏專業(yè)化的人才，缺乏與電子信息技術(shù)相關(guān)的人員，同樣這種理念也可以運(yùn)用到檔案館管理上面，檔案信息化建設(shè)不足的原因也是如此，部分館員從業(yè)人員只能解決自己能力范圍之內(nèi)的事情，創(chuàng)新力度不足。復(fù)合型人才很少，也正是這方面的人才缺失阻礙了檔案館信息化的發(fā)展。

3.2 缺乏建設(shè)資金

加強(qiáng)對(duì)檔案的科學(xué)化管理是一項(xiàng)重大的工程，需要大量的資金支持，主要包括設(shè)備的維護(hù)、人員的工資、系統(tǒng)的采購(gòu)等。在資金緊張的情況下，小型檔案館的發(fā)展就顯得力不從心，它們?cè)谛畔⒒ㄔO(shè)方面投入的資金比較少，嚴(yán)重的阻礙了檔案館推行科學(xué)化管理的進(jìn)程。

3.3 安全性能低

在檔案館的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，信息會(huì)在部門與部門之間、部門與外界之間進(jìn)行傳遞，如果這些信息被盜，將會(huì)給檔案館帶來(lái)不可估量的損失。所以檔案館在信息傳遞過(guò)程中，一定要重視信息的安全性，尤其是信息的完整性，要積極采取信息安全保護(hù)措施，避免不必要的麻煩。但是在實(shí)際生活中，我國(guó)關(guān)于信息的安全保護(hù)技術(shù)還不夠成熟，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)信息泄露、黑客攻擊、信息篡改等現(xiàn)象。

3.4 檔案管理人員工作積極性不高

在現(xiàn)有階段，檔案管理工作得不到重視，加之檔案管理工作相比其他部門不容易出成績(jī)，沒(méi)有很大的晉升空間，他們?nèi)宋⒀暂p，說(shuō)話不夠分量，都是一些默默無(wú)名的工作者，想通過(guò)堅(jiān)守崗位、盡職盡責(zé)來(lái)獲得晉升好比就是一種奢望。檔案管理工作人員長(zhǎng)期要面對(duì)這些繁瑣、任務(wù)重、復(fù)雜的工作，自我價(jià)值得不到提升，難免會(huì)失望，從而能產(chǎn)生消極的情緒，工作中也會(huì)缺乏積極性和主動(dòng)性。

3.5 檔案管理制度不健全

目前大多數(shù)的檔案管理工作缺乏一套完整的管理系統(tǒng)，管理尚未達(dá)到規(guī)范的程度，檔案管理中心不能及時(shí)、完整的收集、歸檔、整理各個(gè)科室的資料，每個(gè)科室的資料都分布在自己的科室。加之，檔案管理部門對(duì)收集上來(lái)的資料不能進(jìn)行規(guī)范化的管理，在擺放、查詢流程中出現(xiàn)諸多的問(wèn)題。比如在使用檔案時(shí)，往往需要大量的人力去查找，影響檔案的使用效率。

4 提高檔案管理科學(xué)化水平的策略

4.1 建立科學(xué)合理的檔案管理體系

檔案館的工作信息量大、還有大量的數(shù)據(jù)等等，工作比較繁瑣，所以必須要建立科學(xué)合理的檔案管理體系，目的就在于將各類信息進(jìn)行有序的劃分，歸檔保存，提高檔案的使用效率。在建立管理體系時(shí)，要充分的考慮職能和分工，提升管理的效率。首先，檔案員要按嚴(yán)格的程序和規(guī)范對(duì)資料進(jìn)行歸檔、整理、保存。其次就是制定相應(yīng)的安全保密級(jí)別，對(duì)于重要的文件要加強(qiáng)管理的級(jí)別。最后就是要做到清楚的標(biāo)注，做到有據(jù)可查。

4.2 加強(qiáng)檔案員的素質(zhì)培養(yǎng)

現(xiàn)在檔案員大多數(shù)是有兼職人員組成，他們只熟悉本科室的業(yè)務(wù)，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，因此，加強(qiáng)檔案員的素質(zhì)培養(yǎng)迫在眉睫。對(duì)檔案員要定期培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識(shí)和對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，并進(jìn)行專業(yè)繼續(xù)教育。除此之外，檔案管員還要學(xué)會(huì)檔案的立卷與編訂。隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，檔案管理工作逐漸從手工操作過(guò)渡到了信息化的操作，數(shù)字化不斷升級(jí)，電子文檔等信息化文件為檢查提供了便利，檔案員要不斷提升自己的業(yè)務(wù)知識(shí)，還要提升自己的信息處理能力，從而提高服務(wù)質(zhì)量。

4.3 實(shí)施績(jī)效考核，促進(jìn)檔案發(fā)展

績(jī)效考核是一種有效的激勵(lì)手段，建立科學(xué)合理的績(jī)效考核體系有利于提升檔案員的工作積極性，還能引起領(lǐng)導(dǎo)層的重視，建立獎(jiǎng)罰分明和晉升制度，可以讓檔案員端正工作態(tài)度，提高他們的工作熱情，主動(dòng)的完成繁瑣、復(fù)雜的檔案工作。通過(guò)對(duì)檔案工作的分解、考核，建立績(jī)效考核體系，將會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。

4.4 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化意識(shí)

檔案管理部門或機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)要堅(jiān)定檔案信息化的決心，逐步樹(shù)立信心化觀念，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的逐漸過(guò)渡。充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性，認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)于整合資源、促進(jìn)共享的重要性。檔案工作者也要積極接受信息化工作方式、認(rèn)清檔案發(fā)展的大方向，提供工作責(zé)任感、樹(shù)立現(xiàn)代化管理理念。除此之外，還要增加資金和技術(shù)的投資力度，提供設(shè)備和人員的支持，使信息化工作穩(wěn)定的開(kāi)展下去，而且還要建立相應(yīng)的軟件設(shè)施以及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，保證檔案室除塵、防水、干燥等。加強(qiáng)信息的收集和處理能力，為組織的發(fā)展奠定一定的基礎(chǔ)。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作對(duì)于任何組織來(lái)說(shuō)都是一項(xiàng)非常重要的工作，它的順利開(kāi)展有利于推動(dòng)工作的進(jìn)行，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化的意識(shí)、檔案員的素質(zhì)，并建立科學(xué)合理的檔案管理體系，實(shí)施績(jī)效考核都是提升檔案管理科學(xué)化水平的有效手段。

參考文獻(xiàn)

[1]劉沫.談新時(shí)期提高檔案管理科學(xué)化水平的途徑[J].赤子（上中旬），2014，15：232.

[2]馮久龍.提高檔案管理科學(xué)化水平的有效措施分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2012，04：197.

[3]呂清.分析如何提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].東方企業(yè)文化，2015，21：183.

[4]劉洋.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].科技與企業(yè)，2014，11：52.

作者簡(jiǎn)介

王倩（1989-），山東省淄博市，淄博環(huán)球市政工程質(zhì)量監(jiān)督檢測(cè)中心。