新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革思路分析

姚艷芳

摘要：在現(xiàn)如今的21世紀(jì)，很多行業(yè)領(lǐng)域都逐漸引進(jìn)了信息化管理，而事業(yè)單位檔案作為無(wú)形的資產(chǎn)記錄著事業(yè)單位的歷史與現(xiàn)在的實(shí)際情況。在這個(gè)信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)如今的發(fā)展形勢(shì)。所以在新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案想實(shí)現(xiàn)改革，管理信息化就是一個(gè)不錯(cuò)的考慮方向。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案管理；信息化

一、何為事業(yè)單位檔案管理信息化

自上世紀(jì)九十年代開始，隨著電腦以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，信息化的概念開始席卷各行各業(yè)。在這樣的形式下，事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)隨著時(shí)代的步伐前進(jìn)，因此實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化就成為了順理成章的事。而“事業(yè)單位檔案管理信息化”就是指打破原先的紙質(zhì)檔案管理，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息平臺(tái)以此實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、信息化，同時(shí)達(dá)到檔案管理的高效性以及系統(tǒng)性。在這個(gè)高速發(fā)展的時(shí)代，以往的事業(yè)單位檔案管理模式已不能再適應(yīng)現(xiàn)如今的社會(huì)發(fā)展，所以實(shí)現(xiàn)管理實(shí)現(xiàn)信息化是一個(gè)必然的過程。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

既然事業(yè)單位檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)是大勢(shì)所趨，水到渠成，那么它就一定具備著它無(wú)可替代的優(yōu)勢(shì)。在現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息平臺(tái)的支撐下，檔案管理信息化的四個(gè)主要優(yōu)點(diǎn)就是：數(shù)字化、體系化、自動(dòng)化、互動(dòng)化，以此來實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)代社會(huì)的無(wú)縫對(duì)接。

（一）數(shù)字化

事業(yè)單位檔案數(shù)字化就是通過現(xiàn)如今的掃描技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等來實(shí)現(xiàn)將傳統(tǒng)的檔案文字轉(zhuǎn)換成數(shù)字電子資料進(jìn)行儲(chǔ)存。通過對(duì)這一系列的信息數(shù)字化，就在很大一定的程度上實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理的系統(tǒng)化，檔案作為單位無(wú)形的資產(chǎn)，數(shù)字化能將這些資產(chǎn)重新整合，更加的深入了解從而確保這筆資產(chǎn)能更加被高效利用。例如檔案管理數(shù)字化就可以更加清晰地呈現(xiàn)檔案的存儲(chǔ)日期、所處的位置編號(hào)、檔案的存量以及目錄信息等。

（二）體系化

體系化作為管理信息化的一大職能與優(yōu)點(diǎn)，從而讓事業(yè)單位檔案管理不再被孤立。傳統(tǒng)的檔案管理模式是很難做到體系化的，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案很容易發(fā)生信息交叉出現(xiàn)的情況。例如，一份檔案就很有可能會(huì)出現(xiàn)兩個(gè)甚至兩個(gè)以上的事件脈絡(luò)或體系框架，這不僅給后來的查閱資料帶來極大的困難，同時(shí)也導(dǎo)致檔案不好歸類。但是檔案管理信息化后就會(huì)形成一個(gè)清晰地體系脈絡(luò)，傳統(tǒng)與信息化一體化，檔案一體化。由此實(shí)現(xiàn)完整的檔案信息體系以及信息的共享。

（三）自動(dòng)化

傳統(tǒng)的檔案管理是一個(gè)繁瑣冗雜的過程，但是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化后，就會(huì)在很大的程度上降低事業(yè)單位的工作難度以及降低人力成本。如果實(shí)現(xiàn)管理信息化，信息就會(huì)自動(dòng)檢索、自動(dòng)收集、自動(dòng)形成目錄甚至自動(dòng)提取關(guān)鍵詞自動(dòng)篩選與自動(dòng)處理。這樣就能更大的簡(jiǎn)化檔案管理的工作過程且更精準(zhǔn)細(xì)致，對(duì)強(qiáng)化糧油質(zhì)檢工作，保證糧食質(zhì)量的糧食質(zhì)監(jiān)部門，運(yùn)用自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)，能讓糧食質(zhì)監(jiān)部門在人事及技術(shù)檔案管理方面更加的規(guī)范且有助于統(tǒng)一管理。

（四）互動(dòng)化

傳統(tǒng)的檔案管理只能實(shí)現(xiàn)一對(duì)一的需求，這就無(wú)法使信息利用率達(dá)到最大。同時(shí)，紙質(zhì)只能提供閱讀的需要，無(wú)法實(shí)現(xiàn)更進(jìn)一步的服務(wù)需求，這是傳統(tǒng)檔案管理的一大局限性。而信息化所具有的互動(dòng)化就改變了這一不利現(xiàn)狀。例如通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)管理人員在線服務(wù)方式，同時(shí)還能及時(shí)的收集客戶的回饋信息，實(shí)現(xiàn)一對(duì)多的服務(wù)需求，在滿足檔案管理信息化高效的同時(shí)，優(yōu)化了管理信息化的服務(wù)職能。

三、如何實(shí)現(xiàn)新形式下事業(yè)單位檔案管理改革

檔案管理改革的目的就是為了實(shí)現(xiàn)高效的運(yùn)作系統(tǒng)，簡(jiǎn)易的操作方式，系統(tǒng)的管理體系。所以為了未來考慮，管理信息化也就成為了發(fā)展的必然性。

（一）重新構(gòu)建檔案管理業(yè)務(wù)流程

首先要優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，這就需要對(duì)事業(yè)單位部門的環(huán)節(jié)流程進(jìn)行梳理，理清檔案部門與其他部門之間的業(yè)務(wù)往來。對(duì)事業(yè)單位全體成員對(duì)于檔案信息的錄入、編制，以及對(duì)信息的檢索、利用、處理等各個(gè)流程做具有針對(duì)性的流程設(shè)計(jì)和職業(yè)規(guī)劃。然后就是業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化，通過制度的方式將業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化，重新審視流程規(guī)劃以及未來的發(fā)展。最后就是將電腦技術(shù)納入人員的考核標(biāo)準(zhǔn)，使事業(yè)單位的工作人員更加了解流程的運(yùn)作。

（二）提高檔案管理的服務(wù)能力

檔案管理的本質(zhì)工作就是服務(wù)，因此提升它的服務(wù)能力這在很大的程度上也是一項(xiàng)重大的改革。原有的檔案管理就只局限于“看”的職能，但這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，所以在新形式下的改革還需讓服務(wù)“動(dòng)”起來，以此來拓展檔案管理的服務(wù)職能。例如通過技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)的自動(dòng)檢索，自動(dòng)歸類，自動(dòng)分析，自動(dòng)篩選，來為管理和需求者提供便利，完善單位內(nèi)的信息服務(wù)。

（三）建立檔案管理信息化的平臺(tái)

事業(yè)單位尤其是質(zhì)檢領(lǐng)域可以通過開發(fā)一個(gè)系統(tǒng)且相對(duì)獨(dú)立的平臺(tái)，以此來實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。將整個(gè)檔案管理工作納入到這個(gè)平臺(tái)，同時(shí)也可借助這個(gè)平臺(tái)讓檔案管理信息化發(fā)揮最大的功效。

（四）重新組建檔案管理組織的架構(gòu)

通過以上的討論，要想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的改革，不僅要在檔案管理本身做研究還需要多在它背后的組織架構(gòu)下功夫。對(duì)于檔案管理本身，可以通過借助現(xiàn)如今的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)管理的信息化，那么對(duì)于組織結(jié)構(gòu)的改革，可以直接通過將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才歸入到管理組織的結(jié)構(gòu)當(dāng)中來。通過培養(yǎng)專業(yè)的、現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才與檔案管理人才，達(dá)到雙管齊下的目的。同時(shí)也能夠不斷的引進(jìn)技術(shù)，吸引人才，勇于嘗試與創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)徹底改革。

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