探析文書(shū)檔案管理中的問(wèn)題及優(yōu)化措施

摘 要：摘文書(shū)檔案管理作為單位的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，其具有的意義和地位也是非同一般，體現(xiàn)了單位檔案管理水平的高低。一般而言，單位的文書(shū)檔案都是十分重要的資源，必須嚴(yán)格進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理，有相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)限制和制約，不斷提高相關(guān)文書(shū)的利用率，是有效開(kāi)展其他工作的基礎(chǔ)和前提，還能夠更好地為其服務(wù)。本文先介紹當(dāng)前文書(shū)檔案管理的特征，分析存在的問(wèn)題和不足，再提出一些優(yōu)化建議，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：文書(shū)；檔案管理；問(wèn)題；措施

通常需要文書(shū)檔案管理工作的，是機(jī)關(guān)、社團(tuán)法人、企事業(yè)單位等，它們?cè)谌粘Ｐ姓顒?dòng)和工作中，會(huì)產(chǎn)生具有一定價(jià)值的關(guān)聯(lián)文件，這些文書(shū)都必須妥善安置保管，文書(shū)是否保存完好可以作為評(píng)價(jià)一個(gè)單位檔案管理水平的標(biāo)準(zhǔn)。倘若在管理過(guò)程中出現(xiàn)了一些紕漏，將會(huì)給文書(shū)完整性和實(shí)效性造成不利影響。因此，相關(guān)單位和部門(mén)應(yīng)該對(duì)文書(shū)檔案管理工作引起高度重視，這是單位正常工作運(yùn)轉(zhuǎn)中不可或缺的環(huán)節(jié)。

1 當(dāng)前文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)

1.1 檔案的形成與文書(shū)工作有關(guān)

文書(shū)檔案的形成本身就與單位的文書(shū)工作聯(lián)系緊密，在單位中的行政內(nèi)容，不僅包括文件收集整理、催收轉(zhuǎn)發(fā)，還有文書(shū)轉(zhuǎn)運(yùn)、立卷歸檔。可以看出，檔案就是文書(shū)經(jīng)過(guò)一系列管理工作之后形成的，而文書(shū)工作也是檔案成形的階段，因此檔案管理就是把文書(shū)工作當(dāng)成前期的準(zhǔn)備工作，在此基礎(chǔ)上才能進(jìn)一步加深對(duì)文書(shū)材料的利用程度，包括收集、鑒定、統(tǒng)計(jì)等途徑。文書(shū)管理成效就體現(xiàn)在其內(nèi)容、格式、質(zhì)量上面，這些方面的完整度和齊全性都直接影響到后面的檔案管理，文書(shū)是不是被及時(shí)全面地收集，并且按時(shí)立卷歸檔都體現(xiàn)在了檔案管理的成效上，確保每一環(huán)節(jié)都已經(jīng)落實(shí)到位。同時(shí)，文書(shū)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)把日立場(chǎng)工作中單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行行政活動(dòng)的有價(jià)值的資料統(tǒng)一收集、匯總，在分類(lèi)、整理后及時(shí)歸檔。

1.2 完整收集檔案資料并保存

在當(dāng)前的大部分單位所開(kāi)展的文書(shū)檔案管理工作，針對(duì)的是那些已經(jīng)在存在的事實(shí)、人物、文件等，而所謂的管理是借用一些載體來(lái)記錄、分類(lèi)、安放重要的信息內(nèi)容。該項(xiàng)工作的重點(diǎn)就是確保文件在這一環(huán)節(jié)中的完整性、保密性，一定要讓重要的文書(shū)檔案在比較安全的地方安置存放，還需要注意所有文書(shū)的收集整理工作、編輯目錄、分類(lèi)成冊(cè)等，合理、高效利用這些材料。

1.3 檔案形式多樣、內(nèi)容繁多

我國(guó)現(xiàn)有的文書(shū)檔案管理方式豐富多樣，文書(shū)的內(nèi)容也是非常繁雜，不但清晰記錄著單位開(kāi)展的各種工作過(guò)程，涵蓋了行政、會(huì)議、技術(shù)等各方領(lǐng)域，還有主管各單位的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)簽署的重要秘密文件、照片、視頻、合同、權(quán)責(zé)書(shū)等，這里面既包含了紙質(zhì)的文書(shū)材料，還包括電子數(shù)據(jù)信息，隨著社會(huì)信息化程度越來(lái)越高，文書(shū)形式也會(huì)向多元化發(fā)展。

2 檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 未及時(shí)收集文書(shū)檔案

通常情況下，單位的文書(shū)檔案管理工作都是從收集內(nèi)部工作中用到的重要文書(shū)材料開(kāi)始，但又因?yàn)榉N種因素，導(dǎo)致一些部門(mén)未能及時(shí)公開(kāi)相應(yīng)的文件并提交給檔案管理工作人員，給檔案管理工作造成一定的困擾。正是由于這些工作部門(mén)之間不能很好地溝通協(xié)調(diào)，無(wú)法建立起有機(jī)合作關(guān)系，即便檔案管理工作人員為了按時(shí)完成任務(wù)，不得不經(jīng)常向其他部門(mén)催要文件資料，但由于這些部門(mén)確實(shí)需要在工作中用到相關(guān)資料，導(dǎo)致管理員只得妥協(xié)等待。拖延的時(shí)間長(zhǎng)了之后，管理員就容易遺忘哪些文書(shū)沒(méi)有收集歸檔，或者是文書(shū)資料沒(méi)有在工作部門(mén)中得到妥善存放，甚至已經(jīng)在使用中發(fā)生了遺失，這就是文書(shū)管理中非常嚴(yán)重的疏漏。

2.2 文書(shū)工作和立卷歸檔銜接不當(dāng)

在邏輯角度來(lái)看，文書(shū)工作和檔案管理之間是相互依存、相互促進(jìn)的關(guān)系，從文件資料的收集、閱覽、立卷、歸檔來(lái)說(shuō)，檔案管理工作其實(shí)就是文書(shū)工作在另一種方式上的延伸和拓展。實(shí)際工作中，文書(shū)和檔案的管理分別是由不同的工作部門(mén)來(lái)進(jìn)行的，容易在操作上形成不當(dāng)配合。且文書(shū)使用人員缺少及時(shí)將文件資料歸檔的意識(shí)，檔案管理工作人員對(duì)資料內(nèi)容也不甚了解，兩者之間缺乏協(xié)商和溝通，致使文書(shū)檔案管理工作經(jīng)常發(fā)生脫節(jié)現(xiàn)象。另一方面，文件資料在收集處理環(huán)節(jié)中也不夠科學(xué)，沒(méi)有規(guī)范化的操作方式，如文件使用的紙張、裝訂、格式、版式等都存在或多或少的問(wèn)題。何況，在一些文件資料使用量很大的工作部門(mén)中，文書(shū)人員沒(méi)有明確文書(shū)歸檔的意義，未妥善收集文件、及時(shí)上交，導(dǎo)致很多資料缺失。

2.3 文書(shū)檔案沒(méi)有妥善保存

隨著社會(huì)科技文化的繁榮發(fā)展，相應(yīng)辦公設(shè)備和技術(shù)也在不斷進(jìn)步，通過(guò)自動(dòng)化方式來(lái)完成日常工作越來(lái)越普遍，信息網(wǎng)絡(luò)的推廣和使用在極大程度上增加了文書(shū)檔案工作的效率，同時(shí)，新型電子文檔形式的文書(shū)材料的整理、收集、歸措施，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的歸檔工作有很大不同，給檔案統(tǒng)一管理工作造成了一定阻礙。紙質(zhì)的文書(shū)不一定有電子版的資料存在，而電腦中的文書(shū)也沒(méi)有全部打印出來(lái)，使得二者沒(méi)辦法一起整理成冊(cè)并存檔，給以后檔案的調(diào)取、查閱帶來(lái)了不便。

3 優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作的措施

3.1 加強(qiáng)文書(shū)資料及時(shí)收集工作

文書(shū)工作應(yīng)該先在相關(guān)部門(mén)中妥善使用，并按照文件編號(hào)、標(biāo)題、文種等存放避免在使用中出現(xiàn)遺失。其次，檔案管理人員也必須及時(shí)進(jìn)行文書(shū)材料的收集工作，和各部門(mén)協(xié)調(diào)溝通，督促他們盡快將重要文書(shū)資料歸檔。最后，文書(shū)人員應(yīng)該注意保護(hù)文件資料的完整性和規(guī)范性，紙張樣式、格式內(nèi)容、文體大小等都必須嚴(yán)格按照規(guī)定來(lái)執(zhí)行，需要起草、修改、轉(zhuǎn)抄的文件要保證信息安全和書(shū)面整潔，收發(fā)相應(yīng)資料要登記，缺少的部分及時(shí)找回。

3.2 做好文書(shū)工作和檔案管理的銜接

文書(shū)是檔案的基石，提高文書(shū)質(zhì)量是優(yōu)化檔案管理的關(guān)鍵，加強(qiáng)單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)配合工作能夠起到至關(guān)重要的作用。檔案管理工作人員要多和其他部門(mén)人員溝通交流，了解文書(shū)使用情況，提醒他們及時(shí)歸檔，保證文書(shū)完整。此外，檔案管理部門(mén)和文書(shū)工作部門(mén)之間應(yīng)該定期互通信息，掌握對(duì)方的最新動(dòng)態(tài)，提高文書(shū)的收集歸檔效率，并將文書(shū)價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。

3.3 完善相應(yīng)文書(shū)的收集歸檔制度

檔案管理部門(mén)在做好紙質(zhì)文件收集歸檔工作的時(shí)候，還要加強(qiáng)對(duì)電子資料的收集保管。明白電子資料的重要程度不亞于紙質(zhì)文件，建立完善的電子資料管理制度，及時(shí)妥善收集、整理相應(yīng)資料，處理好電子材料的格式和大小，并按照一定的關(guān)系和結(jié)構(gòu)分門(mén)別類(lèi)、歸納成冊(cè)，方便日后統(tǒng)一管理和查閱使用。

4 結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案管理工作在單位中處于重要地位，不僅能夠幫助單位認(rèn)識(shí)發(fā)展歷史，查找工作缺漏，并及時(shí)進(jìn)行改善和處理，還可以記錄日常工作的重點(diǎn)，促進(jìn)文書(shū)檔案管理向規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的模式發(fā)展，保障單位未來(lái)工作的質(zhì)量和建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]荊雪飛.文書(shū)檔案管理中的問(wèn)題及優(yōu)化措施[J].山西科技，2015，（05）：38-39.

作者簡(jiǎn)介

王玉松（1972-），男，漢族，重慶市黔江區(qū)人，大學(xué)本科學(xué)歷，現(xiàn)助理館員，從事會(huì)計(jì)檔案、文書(shū)檔案裝訂及管理工作。