新時期檔案信息資源的開發(fā)與利用綜述

楊玉蓮

摘 要：文章論述檔案有效作用的重要性，研發(fā)與利用的方法、指出了存在的問題，最后提出了解決措施。

關(guān)鍵詞：檔案利用的重要性；方法；問題；綜述

1 檔案有效開發(fā)與利用重要性

（一）開發(fā)利用檔案信息資源是可促進社會主義精神文明建設(shè)。

大力開發(fā)檔案信息資源，提供豐富的檔案史料，是社會主義精神文明建設(shè)的重要步聚。檔案作為各項歷史活動的記錄，是開展政治教育的重要內(nèi)容，利用檔案中的生動素材進行各項專題教育可以收到預(yù)想不到的效果。

（二）開發(fā)利用檔案信息，當(dāng)前我國各行各業(yè)的快速發(fā)展都需要有關(guān)檔案信息資源的支持。而是要通過檔案部門運用現(xiàn)代化管理手段進行深加工，變成能夠迅速、準確地提供社會利用的信息資源，為經(jīng)濟建設(shè)和社會快速發(fā)展提供原始決策依據(jù)。

（三）開發(fā)利用檔案是為利用者服務(wù)的重要。檔案是重要的社會信息資源，即要重視其載體的管理、保管、保護，更要重視其所含信息資料的開發(fā)利用，以實現(xiàn)資源共享，服務(wù)大眾。如何做到迅速、準確地查找，快捷地提供檔案資料，為各界利用者服務(wù)是檔案利用工作應(yīng)探索的課題。

（四）開發(fā)利用檔案，是發(fā)展檔案事業(yè)的需要，檔案事業(yè)是一項功在當(dāng)代，利在千秋的偉大事業(yè)。在新時期，隨著人們法律意識的不斷增強，檔案利用和服務(wù)的作用得到了充分的重視和肯定。

2 檔案開發(fā)與利用存在的問題分析

（一）檔案的重視程度不夠

在很多的檔案管理部門，領(lǐng)導(dǎo)對檔案利用所能帶來的經(jīng)濟效益和社會效益認識不足，對檔案管理工作要求也不嚴，從而形成了檔案管理工作只注重“藏”而不“用”的錯誤觀念，同時在檔案利用過程中所產(chǎn)生的效益缺乏宣傳的力度，人們沒有一個正確的認識。

（二）檔案的深度加工環(huán)節(jié)薄弱

在檔案升級過程中，檔案管理部門多數(shù)情況下都是進行一些簡單的匯編工作，而很少去撰寫系統(tǒng)、全面、準確的編研資料，這就為后期的查找和利用帶來了困難。

（三）檔案利用與檔案保護的問題

通過對較常利用的檔案資料進行調(diào)查表明，查閱檔案多數(shù)情況下是買醫(yī)保、社保，招工，解除勞動合同時應(yīng)用的較多，但這部分檔案基本都沒有進行數(shù)字化加工，還沿用原先的紙質(zhì)檔案，需要進行手工查閱，這一方面加大了工作人員的工作量，同時也增加了檔案損毀的機率。

（四）服務(wù)技術(shù)手段落后

而現(xiàn)實檔案工作中，檔案信息主體上仍以傳統(tǒng)的靜態(tài)方式存在著，客觀上背離了信息化社會檔案信息管理的要求。許多檔案部門雖然建立了文件數(shù)據(jù)庫和檔案查詢數(shù)據(jù)庫，但是大部分檔案信息化管理起步較晚，有的檔案管理還在原有的基礎(chǔ)上踏步，檔案信息的加工、存儲和開發(fā)利用仍處于低效率的手工操作階段，缺乏對信息的再加工，缺乏專題編研，許多還停留在內(nèi)部管理上。

（五）檔案利用率下降。有些檔案館對館藏檔案資料宣傳不夠，人們不了解檔案館究竟保存了哪些方面的檔案，致使相當(dāng)一部分接收的檔案至今無人問津，其結(jié)果必然導(dǎo)致檔案館門庭冷落，檔案資源閑置浪費，當(dāng)然也就創(chuàng)造不出更多更好的效益。

3 檔案信息資源開發(fā)與利用的方法

（一）加強學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變思想，更新觀念，形勢的需要不斷加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，成為具備專業(yè)知識，綜合能力，綜合素質(zhì)的復(fù)合型人才，在工作中要開闊思路，轉(zhuǎn)變思想，勇于創(chuàng)新，放棄舊觀念，舊思想的束縛開拓進取，積極謀求和探索檔案信息開發(fā)的新渠道。

（二）做好檔案管理的各類基礎(chǔ)工作，作為檔案管理人員最基礎(chǔ)的工作就是信息的收集，要想保證歸檔文件材料的齊全完整就必須在建立健全檔案組織機構(gòu)和完善各項管理制度的基礎(chǔ)上，進一步擴大檔案收集范圍，豐富館藏。

（三）加強檔案宣傳教育工作促進檔案信息的開發(fā)和利用，檔案的宣傳教育是檔案管理工作的一項重要內(nèi)容。因此檔案部門應(yīng)把檔案宣傳教育工作作為一項長期任務(wù)來抓，要高度重視充分運用電視、廣播、宣傳站、黑板報、開力培訓(xùn)班等宣傳教育形式向企業(yè)和社會廣泛宣傳檔案信息資源的意義作用。

（四）作好檔案編研工作，加強檔案信息資源的深層次加工，檔案編研工作，高層次地反映出檔案信息資源的利用，在實際工作中，我們應(yīng)把館藏檔案的一部分檔案信息資源作為編研資料，進行深入研究并且根據(jù)研究成果進行加工。

4 加強檔案信息資源開發(fā)與利用的對策

（一）切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。

各級政府要把檔案工作提到重要議事日程，及時研究解決制約檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵問題。要嚴格按照國家財政部門收支分類科目的要求落實檔案事業(yè)經(jīng)費，并根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，繼續(xù)加大投入，促進檔案事業(yè)與經(jīng)濟社會各項事業(yè)同步協(xié)調(diào)發(fā)展。

（二）做好檔案管理的各類基礎(chǔ)工作，作為檔案管理人員最基礎(chǔ)的工作就是信息的收集，要想保證歸檔文件材料齊全完整就必須在建立健全檔案組織機構(gòu)和完善各項管理制度的基礎(chǔ)上，進一步擴大檔案收集范圍，豐富館藏。

（三）加強檔案宣傳教育工作促進檔案信息的開發(fā)和利用，檔案的宣傳教育是檔案管理工作的一項重要內(nèi)容，也是企業(yè)重視檔案工作的一種表現(xiàn)形式，作為企業(yè)的部分職工檔案信息概念比較模糊，認為館藏檔案就是一個資料倉庫，缺乏檔案意識，使得檔案信息資源不能得到充分的利用，因此檔案部門應(yīng)把檔案宣傳教育工作作為一項長期任務(wù)來抓。

（四）作好檔案編研工作，加強檔案信息資源的深層次加工，檔案編研工作，高層次的反映出檔案信息資源的利用，在實際工作中，我們應(yīng)把館藏檔案的一部分檔案信息資源作為編研資料，進行深入研究并且根據(jù)研究員成果進行加工，匯編提供給利用者作為參考。

（五）加強高新信息技術(shù)研究，（1）重視現(xiàn)代信息技術(shù)的規(guī)范化，如檔案信息開發(fā)、檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、檔案數(shù)據(jù)庫等。（2）積極推進檔案部門計算機管理系統(tǒng)的建設(shè)。（3）努力提高檔案信息開發(fā)人員的素質(zhì)。

（六）創(chuàng)新服務(wù)機制

（1）在信息化時代，檔案人員除了繼續(xù)做好企業(yè)檔案信息資源的收集和保管，還要更多地了解企業(yè)需求。一方面，要積極主動地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為利用者服務(wù)；另一方面，要善于從網(wǎng)絡(luò)上獲取有效信息為領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營決策，為企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)，經(jīng)濟建設(shè)提供服務(wù)，建立起一整套科學(xué)的企業(yè)檔案信息管理體系。

（2）拓寬利用渠道

通過實際調(diào)查和進一步廣泛收集，進一步了解企業(yè)和個人對檔案利用的需求和利用者的心理，從而改進服務(wù)方式，拓寬利用渠道，使更多的利用者更好地了解檔案，利用檔案，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

（3）提高服務(wù)層次

在檔案利用服務(wù)過程中，應(yīng)貫徹以服務(wù)民生為中心的理念，通過信息化、網(wǎng)絡(luò)化等先進手段，開展個性化服務(wù)，努力為民生提供解決問題的具體檔案，使他們真正認識到檔案的得要作用，從而將檔案服務(wù)活動提高為知識服務(wù)活動。

（4）建立檔案利用信息反饋系統(tǒng)

檔案利用工作系統(tǒng)的外部信息反饋是一個開放系統(tǒng)，檔案工作者可通過對檔案利用者的調(diào)查、詢問方式，主動收集檔案利用者對檔案信息的需求和提出的意見，并及時反饋給檔案利用部門，以便針對客觀實際而采取相應(yīng)的對策。

5 結(jié)束語

網(wǎng)絡(luò)化今天，深化經(jīng)濟改革的今天，人們越來越重視檔案的深入開發(fā)和利用問題的重要，不斷提高利用率，更好的為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

參考文獻

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