公證文書(shū)檔案的管理與利用策略

朱玉笙

摘 要：公證文書(shū)檔案是公證機(jī)關(guān)公證活動(dòng)的真實(shí)記錄，具備較高的保存、考查和利用價(jià)值，不僅具備普通檔案所有的特點(diǎn)，還可以發(fā)揮出訴訟的證據(jù)作用，為審判和仲裁機(jī)構(gòu)提供可靠依據(jù)。公證機(jī)關(guān)需要認(rèn)真開(kāi)展公證文書(shū)檔案的整理、立卷、歸檔與保管工作，最大限度發(fā)揮出其應(yīng)有作用。本文將簡(jiǎn)述公證文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出了切實(shí)可行的策略。

關(guān)鍵詞：公證文書(shū)檔案；管理；利用

公證文書(shū)檔案管理是公證機(jī)關(guān)管理工作中的重要內(nèi)容，需要嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)要求，將公證檔案管理規(guī)章制度落到實(shí)處。但是從當(dāng)前公證文書(shū)檔案管理工作來(lái)看，還存在著諸多問(wèn)題，如公證文書(shū)檔案收集不齊全、整理不規(guī)范和歸檔不及時(shí)等，為其利用帶來(lái)很多不便。對(duì)此，公證機(jī)關(guān)需要提高重視程度，加強(qiáng)公證文書(shū)檔案管理工作，認(rèn)真做好收集、立卷、歸檔、保管等工作，讓其應(yīng)有作用充分發(fā)揮出來(lái)。

1 公證文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）收集不齊全

從國(guó)家現(xiàn)行法規(guī)來(lái)看，當(dāng)事人申請(qǐng)被公證機(jī)關(guān)受理后，負(fù)責(zé)公證事項(xiàng)的公證人員應(yīng)收集各類文書(shū)資料，對(duì)談話筆錄和調(diào)查資料進(jìn)行整理，制作公證文書(shū)，同時(shí)做好立卷工作。在辦理好公證事項(xiàng)以后，公證人員應(yīng)細(xì)致檢查文書(shū)資料，及時(shí)歸檔，并將不必要的歸檔資料篩選出來(lái)，將檔案材料補(bǔ)充齊全。不過(guò)從實(shí)際情況來(lái)看，很多時(shí)候由公證輔助人員負(fù)責(zé)公證文書(shū)檔案的歸檔工作，經(jīng)常出現(xiàn)歸檔不及時(shí)的問(wèn)題，也沒(méi)有認(rèn)真檢查辦證材料，容易出現(xiàn)遺漏、丟失的現(xiàn)象[1]。公證人員一般會(huì)歸檔重要的文書(shū)檔案，包括公證文書(shū)、公證申請(qǐng)表、談話記錄和公證事項(xiàng)審批表等，不過(guò)證明材料不完整，主要有當(dāng)事人提供的證明材料、公證期間獲得的調(diào)查材料等。案卷中文書(shū)檔案資料不完整，為今后的查閱與利用帶來(lái)不便，并對(duì)公證活動(dòng)的合法性與程序的正當(dāng)性帶來(lái)不利影響。

（二）立卷不規(guī)范

在公證文書(shū)檔案整理過(guò)程中，立卷還不夠規(guī)范，與《公證文書(shū)立卷歸檔辦法》規(guī)定不符。在歸檔的時(shí)候，經(jīng)常發(fā)生卷內(nèi)文件順序排列不正確的情況，很多重要文書(shū)資料未被歸檔，沒(méi)有規(guī)范填寫(xiě)卷中目錄和起止頁(yè)碼，且使用的筆和紙張也不能滿足規(guī)定要求。

（三）分類不準(zhǔn)確

公證文書(shū)檔案主要分為如下四類：第一類，與公民個(gè)人的人身關(guān)系和財(cái)產(chǎn)關(guān)系等相關(guān)的公證事項(xiàng)，如遺囑保管、文件事項(xiàng)等，都是民事檔案。第二類，與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)的公證事項(xiàng)，都是經(jīng)濟(jì)檔案。第三，與當(dāng)事人、文書(shū)使用地存在涉外因素的公證事項(xiàng)，都是涉外檔案。第四，其他類別內(nèi)容都是國(guó)內(nèi)民事類和經(jīng)濟(jì)類。不過(guò)從實(shí)際情況來(lái)看，與公共個(gè)人的人身關(guān)系和財(cái)產(chǎn)關(guān)系相關(guān)的案卷，包括婚姻公證、遺囑公證和房產(chǎn)公證等，經(jīng)常被列入國(guó)內(nèi)民事類，或者是國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)類，且未將標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一下來(lái)，不利于以后的查詢與利用。

2 公證文書(shū)檔案管理與利用的策略

（一）完善檔案管理制度

因?yàn)楣C文書(shū)是一種重要的法律文書(shū)，所以要采取對(duì)公證文書(shū)檔案的法制化管理。在公證文書(shū)檔案管理工作中，應(yīng)合理分類，規(guī)范立卷，妥善保存，能夠?yàn)槔锰峁┓奖?。第一，公證文書(shū)檔案室的防火、防盜、防泄密等措施要做到位，要將卷柜、保密柜與相關(guān)辦公設(shè)施等配置齊全[2]。第二，公證機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高重視程度，安排綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)管理檔案，為他們提供培訓(xùn)教育的機(jī)會(huì)，保證持證上崗。第三，應(yīng)根據(jù)我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)，與實(shí)際工作情況結(jié)合起來(lái)，完善公證文書(shū)檔案管理制度，并嚴(yán)格落到實(shí)處，這樣才能提升公證文書(shū)檔案管理工作效率，避免檔案出現(xiàn)丟失、破壞的問(wèn)題，為今后的利用提供便利。

（二）做好立卷和歸檔工作

第一，調(diào)整組卷。在組卷過(guò)程中，要結(jié)合公證文書(shū)檔案形成特點(diǎn)與規(guī)律，根據(jù)立卷相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格審查所有接收的公證文書(shū)材料，如歸卷公證材料有無(wú)遺漏，及時(shí)修補(bǔ)有破損的材料，篩選出重復(fù)的材料。同時(shí)要檢查歸卷的公證材料排序是否合理，是否具備保存的價(jià)值，并將保管期限確定下來(lái)。第二，排列編號(hào)。在對(duì)組卷材料排序時(shí)，應(yīng)落實(shí)相關(guān)規(guī)定，要把公證文書(shū)放在第一位，組卷材料除了卷宗封面、卷內(nèi)備考表與卷底以外，都要用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁(yè)編號(hào)。第三，編目裝訂。根據(jù)卷中公證文書(shū)檔案的排序，將目錄逐項(xiàng)填好，內(nèi)容包括題目名稱、承辦人姓名和時(shí)間等，將起止頁(yè)碼標(biāo)明。與卷中文書(shū)材料相關(guān)的說(shuō)明，要在備考表中填好，如立卷人、檢查人姓名與立卷時(shí)間等。在裝訂案卷前，要全面、仔細(xì)檢查卷中的公證材料，而手稿、照片、圖紙等不便于裝訂，需要通過(guò)卷盒與卷袋的方法保存。第四及時(shí)歸檔。完成公證事項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)做好公證文書(shū)整理立卷工作，之后移交給檔案室。如果公證事項(xiàng)涉及個(gè)人隱私或國(guó)家機(jī)密，歸檔過(guò)程中應(yīng)加蓋密卷章[3]。要嚴(yán)格檢查移交的檔案，若是不能滿足立卷要求，要重新進(jìn)行整理。對(duì)于隨卷歸檔的聲像檔案，如錄音帶和錄像帶等，要將當(dāng)事人姓名、內(nèi)容、檔案編號(hào)、錄制時(shí)間等標(biāo)注在證物袋上。

（三）調(diào)閱和查詢

公證機(jī)關(guān)應(yīng)落實(shí)保密制度，建立公證文書(shū)檔案借閱制度。公證文書(shū)檔案與一般的黨政機(jī)關(guān)文件檔案不一樣，其除了具備普通檔案所有的特點(diǎn)以外，在訴訟中還能夠發(fā)揮出證據(jù)的作用，法院可以在訴訟中將公證文書(shū)檔案視為證據(jù)直接才用過(guò)。因此，在借調(diào)和查閱公證文書(shū)檔案的過(guò)程中，必須嚴(yán)格履行審批與登記手續(xù)，將借閱期限明確下來(lái)。人民法院、人民檢察院以及有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)由于工作需要，在借閱公證文書(shū)檔案的過(guò)程中，要出具正式查卷函件，得到公證機(jī)關(guān)主任批準(zhǔn)以后，可以辦理查閱手續(xù)。律師由于訴訟代理需要，要將律師身份證明、律師事務(wù)所查卷證明、當(dāng)事人同意律師查閱本人公證文書(shū)檔案的證明或法院調(diào)查令等有關(guān)證據(jù)材料提交給公證機(jī)關(guān)，得到公證機(jī)關(guān)主任批準(zhǔn)后，能夠查閱當(dāng)事人提交給公證機(jī)關(guān)的證明材料、談話筆錄等。通常來(lái)說(shuō)，其他單位或個(gè)人不能借調(diào)與查閱公證文書(shū)檔案，對(duì)于借出的檔案，必須及時(shí)催還。在歸還過(guò)程中出現(xiàn)案卷被拆、文件短缺、增刪和污損的，要第一時(shí)間進(jìn)行追查。

（四）應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)

在信息時(shí)代背景下，為公證文書(shū)檔案的利用提供了更多的途徑。公證機(jī)關(guān)要通過(guò)采取各種現(xiàn)代化手段，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對(duì)公證文書(shū)檔案的存儲(chǔ)、檢索和統(tǒng)計(jì)分析等，逐步轉(zhuǎn)變以往手工操作的方式，提升公證文書(shū)檔案管理的信息化、數(shù)字化和智能化水平[4]。這需要公證機(jī)關(guān)逐步增加投入力度，盡快配置必須的現(xiàn)代設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、打印機(jī)和刻錄儀等，并通過(guò)實(shí)行辦公自動(dòng)化，逐步提升公證文書(shū)檔案管理工作效率，讓其得到有效利用。這樣在利用公證文書(shū)檔案的過(guò)程中，才可以提升檢索的速度，及時(shí)將檔案材料提供給利用者，減少他們等待的時(shí)間，讓整個(gè)公證文書(shū)檔案利用過(guò)程變得高效、便捷。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，公證文書(shū)檔案能夠?qū)⒐C活動(dòng)如實(shí)反映出來(lái)，在維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益和保障公證效力上發(fā)揮著重要的作用。對(duì)此，公證機(jī)關(guān)要引起高度重視，盡快轉(zhuǎn)變檔案管理理念，加強(qiáng)公證文書(shū)檔案管理工作，主要內(nèi)容包括收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用等。在公證文書(shū)檔案管理工作中，每個(gè)環(huán)節(jié)都要堅(jiān)持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，實(shí)行規(guī)范化管理，提高公證文書(shū)檔案的利用率，確保其應(yīng)有價(jià)值得到體現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]肖春霞.文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理策略分析[J].城建檔案，2016，（08）：72-73.

[2]李文航.如何加強(qiáng)公證文書(shū)檔案的歸檔管理[J].中國(guó)公證，2015，（05）：53-54.

[3]李文航.公證檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].黑龍江檔案，2014，（05）：84.

[4]常鵬飛.公證檔案的管理與作用[J].陜西檔案，2014，（03）：31.