新時(shí)期煙草企業(yè)檔案管理方法探討

摘 要：近年來，我國對(duì)煙草行業(yè)越加重視，如何進(jìn)一步完善煙草企業(yè)管理模式也被提上了日程。尤其是隨著我國煙草行業(yè)的生產(chǎn)設(shè)備不斷更新?lián)Q代，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)也日趨激烈。煙草企業(yè)為了決策的科學(xué)，務(wù)必保證煙草檔案的高效、及時(shí)、安全。因此，本文將對(duì)新時(shí)期煙草企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行詳細(xì)的分析，針對(duì)其存在的問題提出具體的解決措施，旨在進(jìn)一步促進(jìn)煙草行業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：煙草企業(yè)；檔案管理；文化建設(shè)；歷史借鑒

1 新時(shí)期煙草企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理，即企業(yè)相關(guān)部門對(duì)檔案信息與檔案實(shí)體進(jìn)行收集、整理、保管、堅(jiān)定、統(tǒng)計(jì)并為企業(yè)正常運(yùn)營提供利用服務(wù)的各項(xiàng)工作的總稱。檔案管理伴隨著企業(yè)創(chuàng)建、發(fā)展的全過程，是企業(yè)興衰的見證者，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著重要的借鑒作用。因此，加強(qiáng)檔案管理工作是煙草企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的必然選擇。進(jìn)入21世紀(jì)以來，我國加強(qiáng)了對(duì)煙草檔案管理工作的建設(shè)力度，確定了協(xié)調(diào)關(guān)系、加強(qiáng)宣傳、整合資源、積極參與的發(fā)展模式，堅(jiān)持國家利益與消費(fèi)者利益至上的雙重任務(wù)，為創(chuàng)建和諧煙草企業(yè)不斷努力。目前，我國煙草按企業(yè)檔案管理水平有了顯著的提升，逐漸規(guī)范化，在企業(yè)文化建設(shè)中也發(fā)揮了巨大的作用。但是，客觀來講，我國煙草檔案管理工作依然存在嚴(yán)重的問題，尤其是在管理方法與管理理念方面亟待完善。

2 煙草企業(yè)檔案管理中存在的問題及相應(yīng)措施

2.1 檔案管理機(jī)構(gòu)

據(jù)調(diào)查研究顯示，目前我國煙草企業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)還不夠健全，嚴(yán)重的影響了檔案管理水平的提升。首先，我國大多數(shù)煙草企業(yè)缺乏檔案管理意識(shí)，不重視檔案管理工作，在檔案管理方面十分隨意。其次，很多煙草企業(yè)缺乏專門的機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理，因此管理制度也不夠健全，嚴(yán)重的影響了檔案管理水平。此外，煙草企業(yè)檔案管理人員調(diào)動(dòng)較大，使得檔案管理工作時(shí)常中斷，嚴(yán)重的會(huì)造成檔案信息丟失，數(shù)據(jù)收錄錯(cuò)誤等問題。因此，我國煙草企業(yè)應(yīng)該積極樹立正確的檔案管理意識(shí)，建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)和相應(yīng)的制度，確保管理人員到位。而且，煙草企業(yè)還應(yīng)該定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)與考核，提高其工作技能，從而提高檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)煙草企業(yè)的健康快速發(fā)展。

2.2 檔案管理設(shè)備

眾所周知，檔案管理工作十分復(fù)雜，收集處理的信息量龐大，因此，先進(jìn)的設(shè)備儀器是提高檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。但是，目前我國煙草企業(yè)的檔案管理設(shè)備普遍陳舊、落后，沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。比如，相關(guān)工作人員反應(yīng)，由于目前檔案管理大多局限于手工作業(yè)，因此檔案信息不能實(shí)現(xiàn)資源共享，這為檔案的整理工作也帶來了不必要的麻煩。而且手工工作模式使得檔案管理工作缺乏綜合處理能力，影響了檔案的參考價(jià)值。因此，我國煙草企業(yè)應(yīng)該加大對(duì)檔案管理工作的支持力度，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立企業(yè)的電子檔案聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，充分發(fā)揮其價(jià)值。比如，建立電子檔案室，培養(yǎng)高素質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才，創(chuàng)建企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理模式向現(xiàn)代化發(fā)展。

2.3 檔案管理理念

目前我國企業(yè)檔案管理理念依然傳統(tǒng)落后，在檔案管理過程中僅僅是走個(gè)形式，沒有真正的認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值。檔案管理不僅僅是記錄企業(yè)成長(zhǎng)發(fā)展歷程的資料，更是企業(yè)文化建設(shè)的瑰寶。因此，我國企業(yè)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用，不斷創(chuàng)新服務(wù)理念，從檔案中提煉出企業(yè)文化建設(shè)的核心元素，從而進(jìn)一步凝聚全體員工的力量，共同促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。而且，在煙草企業(yè)檔案管理過程中，要遵守“建立、管理、功用”的管理步驟，將重點(diǎn)置于“功用”，盡量發(fā)揮檔案管理的作用。比如，提供重要數(shù)據(jù)、維護(hù)企業(yè)權(quán)益、提煉文化信仰、推動(dòng)民主建設(shè)等等。

2.4 檔案管理方法

檔案管理方法的科學(xué)與否直接決定著檔案管理的質(zhì)量。目前，我國煙草企業(yè)檔案管理的方法存在很多問題，不僅形式單一，而且不夠科學(xué)，嚴(yán)重的影響了工作效率與質(zhì)量。比如，我國煙草企業(yè)在檔案管理中借閱丟失、材料損壞的現(xiàn)象十分普遍，嚴(yán)重的影響了檔案的完整性。因此，我國在煙草企業(yè)應(yīng)該不斷的完善檔案管理方法，提高管理質(zhì)量。首先，豐富檔案的種類，利用電子信息檔案儲(chǔ)量大、保存便捷的特點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行備份，防止損壞、丟失。其次，采用科學(xué)的分類歸納法，根據(jù)時(shí)間段和檔案類型進(jìn)行整理，并錄入檔子檔案中，方便工作人員上網(wǎng)查閱。此外，完善紙質(zhì)檔案借閱制度，對(duì)不可備份檔案進(jìn)行專門的保護(hù)，進(jìn)一步保證檔案資料的安全。與此同時(shí)，不斷完善檔案管理的考核制度，并且定期對(duì)檔案管理設(shè)備儀器進(jìn)行保養(yǎng)維修，從而保證檔案管理工作的正常進(jìn)行。

3 總結(jié)

檔案管理工作對(duì)煙草企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展起著重要的意義，因此，提高檔案管理質(zhì)量迫在眉睫。我國煙草企業(yè)應(yīng)該積極借鑒先進(jìn)的檔案管理理念，不斷完善管理模式，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，創(chuàng)建完備的電子信息檔案體系，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提高和煙草企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

葉愛平（1963-），女，湖南益陽，檔案員，研究方向：檔案管理。