事業(yè)單位文書檔案管理存在的問(wèn)題與探討

摘 要：作為事業(yè)單位開(kāi)展工作的載體與憑證，文書檔案記錄著其工作的方方面面。因此我們說(shuō)，文書檔案工作效率的高低直接影響著事業(yè)單位其他業(yè)務(wù)的發(fā)展水平。盡管近些年來(lái)伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位的文書檔案工作取得了一定的進(jìn)步，對(duì)事業(yè)單位其他工作提供了有力的支持，但是我們需要意識(shí)到目前我們的文書檔案管理工作仍然存在著很多的問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位的整體發(fā)展水平?；诖耍疚脑陉U述事業(yè)單位做好文書檔案管理工作的重要性與必要性的基礎(chǔ)之上，通過(guò)重點(diǎn)分析當(dāng)前我們的文書檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，以期能夠?yàn)樘嵘聵I(yè)單位文書檔案管理工作水平建言獻(xiàn)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案；存在問(wèn)題；解決措施

1 當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位中文書檔案管理工作存在普遍問(wèn)題

1.單位忽視了文書檔案管理工作的重要意義

文書檔案管理受自身工作特點(diǎn)的影響，其作用需要很長(zhǎng)時(shí)間才能展現(xiàn)出來(lái)，要想在短時(shí)間內(nèi)就為單位整體效益的大幅度提升做出貢獻(xiàn)著實(shí)很難。正是由于這樣，不僅僅是單位領(lǐng)導(dǎo)甚至是一些文書檔案管理工作人員都產(chǎn)生了“文書檔案管理工作可有可無(wú)”的極端思想。而這種想法帶來(lái)的直接后果就是單位不肯花錢為文書檔案配備先進(jìn)的設(shè)備、不肯為文書檔案管理工作改進(jìn)辦公場(chǎng)所、不肯為文書檔案工作人員進(jìn)行講座培訓(xùn)等等。除此之外，文書檔案管理工作人員的不重視還會(huì)直接影響其工作積極性，甚至有些文書檔案管理人員只是做一些簡(jiǎn)單抄寫、錄入、作，對(duì)文書檔案資料的收集、開(kāi)發(fā)、編研、歸檔等工作一概不管，因此要想發(fā)揮出檔案資料的價(jià)值，難上加難。

2.文書檔案管理方式較為落后

影響文書檔案管理工作的一個(gè)重要點(diǎn)就是檔案管理的方式。當(dāng)前很多事業(yè)單位的檔案管理工作依然采用傳統(tǒng)的那種方式，即人工收集、人工歸檔、人工查找。不僅占用了寶貴的人力資源，而且使得檔案管理與利用的效率極為低下。

3.文書檔案管理制度不健全，文書檔案管理不規(guī)范

一方面由于檔案管理工作極為復(fù)雜和繁瑣，稍有不慎就會(huì)因?yàn)槌绦蚧靵y而前功盡棄；另一方面由于當(dāng)前單位尚缺乏一套細(xì)致、完善、科學(xué)的管理制度作為支撐。加之目前領(lǐng)導(dǎo)、工作人員缺乏對(duì)這項(xiàng)工作的重視，因此單位文書檔案管理工作的規(guī)范性實(shí)在是有待提高，嚴(yán)重降低了文檔管理與利用效率。

4.文書檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較為薄弱

首先，由于單位對(duì)文書檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致了文書檔案管理工作人員缺乏對(duì)工作的責(zé)任感，降低了對(duì)工作的熱情和積極性。其次，由于單位在文書檔案管理人員的選用上存在一些問(wèn)題，直接導(dǎo)致文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不足，檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足。再次，單位缺乏對(duì)文書檔案管理工作人員的后期培訓(xùn)，使其無(wú)法及時(shí)滿足工作發(fā)展的需要。最后，由于部分文書檔案管理工作人員道德素質(zhì)較差，對(duì)需要保密的工作內(nèi)容做不到保密，而嚴(yán)重影響了文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

5.單位內(nèi)部各個(gè)科室不協(xié)調(diào)，阻礙文書檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展

文書檔案管理工作內(nèi)容涉及廣泛，包含對(duì)各個(gè)部門工作行為、過(guò)程的記錄。因此，與其他部門之間的良好配合有利于文書檔案管理工作的進(jìn)一步開(kāi)展，但是反觀當(dāng)下，由于很多其他部門人員對(duì)檔案管理意識(shí)不足，直接或者間接表示拒絕配合工作，從而造成了檔案資料收集不到位現(xiàn)象的出現(xiàn)。除此之外，單位內(nèi)一些部門由于過(guò)程繁瑣所以不愿意將需要?dú)w檔的材料交給我們統(tǒng)一保管，而是采取各自存放的方式，這樣不僅無(wú)益于檔案利用效率的提升，而且還會(huì)就造成檔案的丟失或者是損壞。

6.配套不全，條件較差

這方面問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（1）檔案管理設(shè)備陳舊落后，無(wú)法及時(shí)跟上信息化潮流。

（2）檔案管理系統(tǒng)落后，軟件條件差。

（3）存放檔案的基礎(chǔ)設(shè)施參差不齊，柜架破舊不堪。

（4）缺乏專項(xiàng)資金對(duì)一些已經(jīng)破損的紙質(zhì)檔案進(jìn)行修復(fù)。

7.缺乏必要措施來(lái)維護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全

事業(yè)單位的有些資料會(huì)涉及到一些機(jī)密問(wèn)題，因此在進(jìn)行對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行理時(shí)要特別注重對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行保密。但是反觀當(dāng)下，我們?cè)趯?duì)文書資料進(jìn)行信息化處理時(shí)卻忽略了這一點(diǎn)。不僅缺乏嚴(yán)密的防護(hù)系統(tǒng)進(jìn)行信息維護(hù)，而且對(duì)一些文書檔案審查不嚴(yán)，黑客很容易就能侵入我們單位內(nèi)部計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，解鎖密碼，從而造成一些需要保密的文書檔案外泄。

2 提升事業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量、效率的措施探討

1.提升事業(yè)單位工作人員對(duì)文書檔案管理的意識(shí)

文書檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)單位整體工作水平的提升具有深遠(yuǎn)的影響。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，對(duì)文書檔案管理工作的重要性有一個(gè)深刻的認(rèn)知。給文書檔案管理工作配備專業(yè)化的設(shè)施、專業(yè)化的人員、專業(yè)化的辦公場(chǎng)所等。

2.以多種手段提升文書檔案管理者的素質(zhì)

首先，要提升事業(yè)單位文書檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，在人員選拔上注重對(duì)他們專業(yè)知識(shí)以及工作經(jīng)驗(yàn)的考察，以從源頭上提升檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)；其次，單位要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作人員的任職教育培訓(xùn)，經(jīng)常性的組織一些講座、或者是新老工作人員之間的經(jīng)驗(yàn)交流座談會(huì)，使一些新入職人員能夠在前輩那里獲取一些工作技巧，增強(qiáng)個(gè)人操作技能。再次，單位要采用優(yōu)勝劣汰的方式來(lái)提升文書檔案管理人員的工作積極性。最后，要對(duì)一些道德素質(zhì)低下的工作人員進(jìn)行及時(shí)的教育，或者是要求他們參加一些必要的道德素質(zhì)培訓(xùn)活動(dòng)，防患于未然。

3.更新檔案管理設(shè)備，創(chuàng)新文書檔案管理思路，革新文書檔案管理方式

創(chuàng)新是進(jìn)步的源泉。事業(yè)單位的文書檔案管理工作也一樣，要想實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展與進(jìn)步，就必須緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，創(chuàng)新檔案管理思路，積極的運(yùn)用一些新技術(shù)、新方法來(lái)革新工作方式。如我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要積極引進(jìn)一些操作便捷的先進(jìn)設(shè)備，建立起良好的檔案處理系統(tǒng)；為了保證檔案信息的安全，要引進(jìn)計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)；為了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式進(jìn)行文書檔案管理等等

4.完善文書檔案管理制度

由于當(dāng)前單位內(nèi)部的文書檔案管理部門仍處于由傳統(tǒng)檔案管理方式向信息化檔案管理方式的過(guò)渡階段，加之我們?nèi)狈σ欢ǖ男畔⒒瘷n案管理經(jīng)驗(yàn)。因此，文書檔案管理工作出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程造成了一定的阻礙。為了有效解決這一問(wèn)題，單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合發(fā)展實(shí)際情況，建立起一套符合目前發(fā)展規(guī)律的文書檔案管理制度，以使檔案管理工作人員有法可依，從而保證檔案管理制度化、規(guī)范化建設(shè)的順利進(jìn)行。單位在進(jìn)行完善檔案管理制度時(shí)，要注意以下兩點(diǎn)：一是要注意根據(jù)自身發(fā)展實(shí)際制定一些科學(xué)合理的檔案管理規(guī)則，有針對(duì)性的開(kāi)展文書檔案管理工作。二是單位在制定檔案管理規(guī)則時(shí)要充分注意到與其他工作的協(xié)調(diào)配合，以使所制定的規(guī)則能夠具有較強(qiáng)的靈活性

3 結(jié)語(yǔ)

目前的我國(guó)事業(yè)單位的文書檔案管理工作仍存在很多的問(wèn)題，所以我們?nèi)匀恍枰獜默F(xiàn)存問(wèn)題入手，不斷尋找問(wèn)題解決措施，以為單位的整體發(fā)展提供保證。

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作者簡(jiǎn)介

韋華（1977-），女，江蘇省泰州市，本科，畢業(yè)于江南大學(xué)，助理館員，研究方向：檔案管理。