淺談如何做好蘇南運(yùn)河蘇州段三級(jí)航道整治工程檔案管理工作

一、工程項(xiàng)目概況

蘇南運(yùn)河蘇州段分為市區(qū)段、吳江段實(shí)施，按三級(jí)航道標(biāo)準(zhǔn)整治，航道整治里程81.45公里，改建橋梁21座，工程概算投資29.9億元。是江蘇內(nèi)河航道“十二五”規(guī)劃的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，是江蘇省干線航道網(wǎng)的重要組成部分，是區(qū)域內(nèi)大宗生產(chǎn)、生活物資運(yùn)輸?shù)乃\(yùn)主要通道。蘇南運(yùn)河蘇州段北起蘇錫交界五七橋，南至蘇浙交界鴨子壩，全長81.45公里，是蘇南運(yùn)河航運(yùn)最繁忙、貨流密度最大、航運(yùn)效益最好的航段之一。于2011年3月國家內(nèi)河高等級(jí)航道“十二五”期建設(shè)啟動(dòng)時(shí)正式開工建設(shè)。2014年是京杭運(yùn)河開鑿2500周年，蘇南運(yùn)河蘇州段在2014年完成航道整治任務(wù)，并順利交工。

蘇南運(yùn)河蘇州市區(qū)段、吳江段三級(jí)航道整治工程的實(shí)施，不僅能極大地提升航運(yùn)能力，完善綜合交通運(yùn)輸體系，而且對(duì)沿線的環(huán)境整治、區(qū)域經(jīng)濟(jì)建設(shè)、水資源綜合利用，以及行洪排澇等方面都能發(fā)揮積極的促進(jìn)作用，切實(shí)推動(dòng)資源節(jié)約型、環(huán)境友好型社會(huì)建設(shè)。

二、項(xiàng)目檔案工作開展情況

檔案資料管理工作，作為項(xiàng)目施工管理工作的重要組成部分，其重要性程度不言而喻，系統(tǒng)完善的檔案資料管理工作是一個(gè)優(yōu)質(zhì)工程項(xiàng)目最直觀的表現(xiàn)形式之一，是全體工程參建者們付出辛勤汗水的最好見證。多年來，本人參加過蘇瀏線航道整治工程、張家港復(fù)線船閘工程的檔案驗(yàn)收工作。深知只有良好的職業(yè)道德、嫻熟的業(yè)務(wù)素質(zhì)、熱情的服務(wù)態(tài)度，才能做好項(xiàng)目各類檔案的搜集、整理、存檔、建立電子文檔及查閱等工作。此次有幸參加蘇南運(yùn)河蘇州段三級(jí)航道整治工程的檔案資料整理工作，本人有三點(diǎn)淺顯的心得體會(huì)，記錄如下：

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，是做好檔案管理工作的基本條件

單位領(lǐng)導(dǎo)在蘇南運(yùn)河蘇州段三級(jí)航道整治工程每一個(gè)標(biāo)段開工后的第一次工地例會(huì)上就要求工程施工、監(jiān)理單位建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，層層建立檔案管理崗位責(zé)任制，從立項(xiàng)到竣工，每個(gè)項(xiàng)目嚴(yán)格按照單位領(lǐng)導(dǎo)的要求，明確檔案管理的分管領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人。本單位將檔案工作納入項(xiàng)目法人制、招投標(biāo)制、工程監(jiān)理制和合同管理制中。要求在日常的檔案工作中切實(shí)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、檔案信息化、檔案法制和干部隊(duì)伍建設(shè)，建立健全檔案機(jī)構(gòu)，配備專門的檔案人員，嚴(yán)格遵循本單位項(xiàng)目檔案管理考核辦法。為更好的迎接蘇南運(yùn)河蘇州段三級(jí)航道整治工程檔案驗(yàn)收，在“奮戰(zhàn)100天確保年底完成蘇南運(yùn)河蘇州段剩余航道工程”攻堅(jiān)戰(zhàn)會(huì)議中確定了本次驗(yàn)收檔案工作由主要領(lǐng)導(dǎo)掛帥，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，辦公室主任主抓，專兼職檔案員具體抓，形成了齊抓共管、各司其職的良好工作局面。充分調(diào)動(dòng)本單位各科室力量，要求各科室安排人手共同參與，按照《江蘇省航道建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》的通知（蘇交航〔2011〕5號(hào)）里的歸檔范圍將手上的資料及時(shí)的交予本單位專職檔案員。本單位檔案員將根據(jù)檔案歸檔內(nèi)容及序時(shí)進(jìn)度，認(rèn)真做好檔案材料整理入庫工作，對(duì)入庫材料進(jìn)行檢查，保證了入庫檔案的數(shù)量和質(zhì)量，使檔案材料在外觀和內(nèi)容上都達(dá)到了規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求。

（二）以“細(xì)”為綱，是做好檔案管理工作的基本原則

檔案資料管理工作，看似繁雜瑣碎，然又有其內(nèi)在的獨(dú)

特聯(lián)系，每一份檔案資料都不是孤立的存在的，它們既相對(duì)對(duì)立，又密切聯(lián)系，這種天然的特性就決定了檔案管理工作的基本原則，那就是相關(guān)工作要做“細(xì)”。在本次蘇南運(yùn)河交工檔案資料工作不斷完善的過程中，本人作為蘇南運(yùn)河三級(jí)航道整治工程檔案的參與者，一方面積極與省航道局、市交通局、市檔案局的相關(guān)工程檔案專家聯(lián)系，把檔案中遇到的問題解決在整理過程中；另一方面主動(dòng)與施工、監(jiān)理單位溝通，要求他們嚴(yán)格按照《江蘇省航道建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》的通知（蘇交航〔2011〕5號(hào)）的歸檔辦法進(jìn)行歸檔，要求他們把檔案做得很細(xì)。蘇南運(yùn)河蘇州段項(xiàng)目自2014年9月5日打響“奮戰(zhàn)100天確保年底完成蘇南運(yùn)河蘇州段剩余航道工程”攻堅(jiān)戰(zhàn)后，檔案工作也同步進(jìn)入整理自查階段，我們要求各個(gè)標(biāo)段安排專職檔案員進(jìn)行工程文件材料整理組卷。本單位根據(jù)各標(biāo)段施工進(jìn)度，對(duì)每個(gè)標(biāo)段檔案工作進(jìn)行檢查，逐一過堂，以書面形式提出檢查意見和整改要求，限期整改并復(fù)查。11月中旬，本單位召集蘇南運(yùn)河蘇州段所有施工、監(jiān)理單位檔案人員對(duì)案卷和歸檔材料進(jìn)行集中整理，以抽查和互查的形式，再次對(duì)檔案材料進(jìn)行全面梳理，對(duì)共性問題進(jìn)行再指導(dǎo)再統(tǒng)一，并進(jìn)一步暢通工作聯(lián)系渠道，做到第一時(shí)間答疑指導(dǎo)，保證了項(xiàng)目檔案質(zhì)量。在文件整理中我們原則上要求用原件歸檔，但是一些單位還有部分復(fù)印件，我們要求復(fù)印件歸檔時(shí)必須在備考表上說明原因并注明原件存放處。存檔的文件材料要求內(nèi)容填寫規(guī)范，簽字手續(xù)完備；原始記錄數(shù)據(jù)確實(shí)需要修改的，必須履行負(fù)責(zé)人簽字手續(xù)。所以這就要求我們整理、檢查的時(shí)候要細(xì)心。細(xì)就是細(xì)心、細(xì)致，檔案工作既是一門科學(xué)，又是一門學(xué)問。所以，要想做好檔案管理工作，我認(rèn)為最重要的是細(xì)心加耐心。

（三）以“勤”為本，是做好檔案管理工作的有效途徑

檔案資料管理工作的特點(diǎn)要求我們，要做好“精細(xì)”的檔案管理工作，只有“勤”這一條路。勤就是勤快，在具體管理過程中要做到勤于收集整理、勤分類管理檔案，做到數(shù)據(jù)清楚、準(zhǔn)確，內(nèi)容充實(shí)，相關(guān)影像資料完善等。在平時(shí)收集過程中文書檔案和工程檔案是混合在一起的，在此次的蘇南運(yùn)河蘇州段三級(jí)航道整治工程文件收集過程中本人將每一季度所收文件進(jìn)行分類，做好預(yù)立卷。凡具體工作堅(jiān)持自己動(dòng)手嚴(yán)格按照工程檔案歸檔的規(guī)范要求，加以歸類整理，形成一套完整的檔案，透過檔案資料就能了解工程項(xiàng)目管理過程中各項(xiàng)活動(dòng)的開展情況，這一切都需要有一顆勤勞的手去實(shí)踐。

三、項(xiàng)目檔案完成情況

根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施情況，本次交工檔案驗(yàn)收內(nèi)容為全部航道護(hù)岸工程和標(biāo)志標(biāo)牌工程，共16個(gè)施工標(biāo)和7個(gè)監(jiān)理標(biāo)，目前已形成項(xiàng)目檔案2691卷（件）。根據(jù)省交通運(yùn)輸廳《關(guān)于印發(fā)<江蘇省航道建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法>的通知》（蘇交航[2011]5號(hào)）的規(guī)定，我們對(duì)已經(jīng)整理到位的工程文件材料按十大類進(jìn)行了分類立卷。

四、整理過程中遇到的困難和接下來的打算

蘇南運(yùn)河蘇州市區(qū)段、吳江段三級(jí)航道整治工程涉及的建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位共2691卷（件）檔案材料已全部整理完畢，并歸入指揮部檔案室統(tǒng)一存放，材料內(nèi)容與項(xiàng)目進(jìn)展基本同步。經(jīng)過一階段的集中整理，蘇南運(yùn)河蘇州段三級(jí)航道整治工程已形成的項(xiàng)目檔案總體完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，各類別文件材料真實(shí)全面，分類準(zhǔn)確，條目清楚，能全面反映工程的管理、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等建設(shè)情況，也為日后航道管理提供了較為全面的技術(shù)數(shù)據(jù)，基本符合交工檔案驗(yàn)收要求。

在這次蘇南運(yùn)河三級(jí)航道整治工程檔案資料管理中還是遇到不少問題，主要表現(xiàn)在：

1.施工監(jiān)理單位檔案人員配備不及時(shí)，對(duì)檔案工作重視程度不夠，導(dǎo)致部分文件資料遺失。

2.施工監(jiān)理單位對(duì)檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施配套不到位，保管條件落后。

3.參與工程檔案資料管理人員變動(dòng)較大，造成工作前后銜接出現(xiàn)斷檔。

這些問題既影響工程項(xiàng)目檔案管理工作的系統(tǒng)性和完善性，也嚴(yán)重削弱了項(xiàng)目檔案管理的工作水平。因此，在下一步工作中我們要做好宣傳，強(qiáng)化項(xiàng)目各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，牢固樹立檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的指導(dǎo)，關(guān)心項(xiàng)目檔案管理的基礎(chǔ)工作，從而從整體上提高工程項(xiàng)目檔案管理工作的水平。

以上四點(diǎn)是我通過蘇南運(yùn)河蘇州段三級(jí)航道整治工程檔案資料整理工作所獲得的淺顯體會(huì)，通過一個(gè)項(xiàng)目的檔案資料管理工作的學(xué)習(xí)與親身實(shí)踐，我真切感受到了檔案管理工作的重要性。下一步，我將以更加強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感、過硬的本領(lǐng)及扎實(shí)的工作把本職工作做得更好，為推動(dòng)蘇州水運(yùn)檔案事業(yè)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

作者簡介

姓名：莊麗莉，性別：女，出生年月：1984.11.23，工作單位：蘇州市水運(yùn)工程建設(shè)指揮部，研究方向：檔案管理，籍貫：蘇州。