檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考探索

鄭姍+代昊

摘 要：檔案是個人或組織在實際發(fā)展中所保存的歷史信息，具有一定的參考價值，然而，目前部分檔案管理人員還在應用紙張管理方式，難以提升其工作效率。因此，本文針對檔案信息化建設的分析，提出幾點檔案管理措施，僅供參考。

關鍵詞：檔案信息化建設 檔案管理 工作方式

在檔案信息化建設下的檔案管理工作中，相關管理人員必須要科學應用各類先進的信息技術，創(chuàng)新技術應用方式，保證檔案管理系統(tǒng)的安全性，提升檔案數(shù)據(jù)信息的完整性與可靠性。

一、檔案信息化建設重要性分析

在檔案管理工作中，檔案信息化建設較為重要，主要因為檔案信息化建設可以滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展需求，拓寬檔案管理工作的服務領域，并提升檔案信息數(shù)據(jù)的儲存效率、安全性。

首先，檔案信息化建設是當前社會發(fā)展的必然趨勢。隨著國家網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，計算機檔案軟件開發(fā)與升級受到廣泛重視，除了可以促進檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展之外，還能提升檔案管理技術的先進性，增強系統(tǒng)應用可靠性。但是，受到多種條件的制約，檔案信息化建設工作還沒有全面落實，影響著檔案管理工作的長遠進步。

其次，檔案信息化建設可以拓寬檔案管理工作服務領域。在檔案信息化建設中，相關管理人員利用信息技術，可以開發(fā)各類資源，提高自身服務效率，拓寬服務渠道。相比傳統(tǒng)的紙張管理方式，檔案信息化建設可以為社會創(chuàng)造更多的價值。

最后，檔案信息化建設有利于提升信息數(shù)據(jù)儲存安全性。傳統(tǒng)的紙張檔案管理方式，很容易出現(xiàn)紙張損壞或是丟失的現(xiàn)象，難以保證檔案信息安全性，而信息化管理方式，可以通過計算機設備與網(wǎng)絡信息技術，快速儲存各類信息數(shù)據(jù)，并通過備份方式提升信息安全性[1]。

二、檔案信息化建設問題

當前，我國在檔案信息化建設方面，還存在一些難以解決的問題，無法提升檔案管理工作質(zhì)量與可靠性。具體表現(xiàn)為以下幾點：

第一，基礎設施較為簡陋。在檔案信息化建設中，相關部門還沒有建設先進的基礎設施，不能根據(jù)其工作要求引進先進的軟件與硬件設備，難以規(guī)劃處理各類網(wǎng)絡系統(tǒng)，經(jīng)常會出現(xiàn)網(wǎng)絡平臺混亂的現(xiàn)象，嚴重的甚至發(fā)生系統(tǒng)崩潰問題。例如：某檔案管理部門在信息化管理中，雖然配備了掃描儀與錄像機，但是，由于辦公用房較少，基礎設施簡陋，出現(xiàn)檔案信息化建設問題，無法提升檔案管理工作質(zhì)量[2]。

第二，數(shù)字化發(fā)展滯后。檔案信息化建設中，相關部門還沒有積極應用現(xiàn)代化數(shù)字技術，不能通過數(shù)字技術方式全面改革檔案管理方式，難以提升檔案信息資源儲存工作有效性，甚至會影響檔案信息化建設整體工作質(zhì)量。同時，在開發(fā)建設數(shù)據(jù)庫的時候，相關部門不能配備專門的數(shù)字技術系統(tǒng)，無法保證檔案信息化建設可靠性。

第三，缺乏高素質(zhì)人才隊伍。雖然部分檔案管理機構(gòu)在開展相關管理工作的時候，建設了信息化系統(tǒng)，但是，還沒有根據(jù)檔案信息化管理需求，建設高素質(zhì)人才隊伍，不能根據(jù)其根本需求，全面開展各類管理活動，導致其工作效率降低。同時，一些檔案管理部門在開展信息化管理活動的時候，無法利用先進技術開展相關工作，難以提高檔案信息化建設水平[3]。

二、檔案信息化建設中檔案管理措施

1.樹立正確的檔案信息化建設觀念

檔案管理人員必須要樹立正確的信息化建設觀念，科學應用現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術，明確信息化建設目標，拓寬其工作規(guī)模，創(chuàng)新工作方式，保證可以減少各類思想問題與觀念問題。同時，在科學技術進步的情況下，檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作觀念，創(chuàng)新自身服務方式，根據(jù)社會發(fā)展需求，全面提高檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理部門還要加大人才隊伍培養(yǎng)力度，對檔案管理人員進行專業(yè)知識與先進技能的培訓，使其檔案管理信息化能力有所提升[4]。

2.配備先進的檔案管理設備

在檔案信息化建設過程中，相關部門需要配備先進的檔案管理設備，例如：計算機設備、掃描儀設備與光盤刻錄機設備等，滿足現(xiàn)代化檔案信息化管理需求，提升其工作質(zhì)量。同時，相關部門還要拓寬設備建設周轉(zhuǎn)資金的獲取渠道，向政府申請補助資金，增加檔案信息化建設優(yōu)惠政策，保證可以滿足現(xiàn)代化檔案信息技術的應用需求。

3.制定完善的管理制度

檔案信息化建設中，相關部門必須要制定完善的管理制度，創(chuàng)新管理方式，明確相關工作職責，保證數(shù)據(jù)信息與網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全運行，從實際工作角度出發(fā)，全面創(chuàng)新管理制度、責任制度與激勵制度，以此提高檔案管理工作質(zhì)量。首先，相關部門需要明確檔案管理流程，積極應用各類先進技術，細化檔案管理工作環(huán)節(jié)，提升電子檔案系統(tǒng)的建設效率。其次，相關部門需要制定完善的安全制度，根據(jù)我國相關規(guī)定，對電子文件與檔案信息數(shù)據(jù)進行保護處理，避免出現(xiàn)安全問題，影響檔案信息數(shù)據(jù)的完整性。同時，還要設定統(tǒng)一的檔案信息化建設標準，提升檔案管理工作質(zhì)量，優(yōu)化其服務體系，建設專門的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用先進的管理方式開展相關工作，保證可以形成一套標準體系，以此提高檔案管理工作質(zhì)量[5]。

4.建設管理人才隊伍

在檔案信息化建設中，相關部門必須要建設人才隊伍，引導其認真學習現(xiàn)代化檔案管理知識，樹立正確的工作觀念與工作意識，發(fā)揮信息技術的應用優(yōu)勢。首先，在檔案信息化建設過程中，相關技術人員必須要全面熟悉電子文件的規(guī)范流程，掌握計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的應用知識，并利用現(xiàn)代化安全技術開展相關工作。其次，檔案管理人員必須要明確自身工作職責，積極學習現(xiàn)代化科學技術，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作觀念，提升檔案信息化建設工作質(zhì)量。

結(jié)語

檔案信息化建設與檔案管理工作需要相關部門制定完善的管理制度，建設高素質(zhì)人才隊伍，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念與工作方式，利用激勵制度、責任制度等，全面調(diào)動工作人員的積極性，提高其工作質(zhì)量。

參考文獻

[1]趙群.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業(yè)務，2014（23）：150-151.

[2]吳立春.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].民營科技，2016（10）：128.

[3]陸貝貝.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].環(huán)球市場，2016（20）：73. [4]劉麗華.檔案信息化建設與檔案管理對策分析[J].卷宗，2016，6（6）：280.

[5]楊志聯(lián).關于檔案信息化建設與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務，2016（3）：48-48.