“圖文檔”架構(gòu)下的檔案關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)采集與集成系統(tǒng)

曾智

摘要：該文介紹了一種地理信息、業(yè)務(wù)辦公信息和檔案信息分屬不同管理單位的“圖文檔”聯(lián)動(dòng)檢索與調(diào)用機(jī)制下的檔案關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)采集與集成模式，并根據(jù)此模式開(kāi)發(fā)了相應(yīng)系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)；文件管理；檔案管理；地理信息系統(tǒng)；管理信息系統(tǒng)

中圖分類(lèi)號(hào)：TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2017）17-0222-02

1背景

“圖文檔”是目前數(shù)字城市建設(shè)管理中比較熱門(mén)的一種信息利用模式。“圖”是指地圖；“文”指文件，通常指城市建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的管理和施工文件；“檔”指檔案，指城市建設(shè)審批或工程完工之后歸檔的檔案。在信息化建設(shè)中，由于圖、文、檔的管理職能部門(mén)不一致，通常會(huì)分別以GIS（地理信息系統(tǒng)）、OA（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）和檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)，相應(yīng)的，數(shù)據(jù)也是分三個(gè)機(jī)構(gòu)存放。實(shí)現(xiàn)三種系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)的關(guān)鍵，就是數(shù)據(jù)能否在一個(gè)架構(gòu)下互聯(lián)互通。檔案還必須進(jìn)行數(shù)據(jù)加工，按照建設(shè)項(xiàng)目全宗（此概念為廣州檔案館根據(jù)全宗管理概念對(duì)城建檔案管理的創(chuàng)新）進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

2需求分析

2.1數(shù)據(jù)需求

1）實(shí)現(xiàn)規(guī)劃管理業(yè)務(wù)檔案按項(xiàng)目分專(zhuān)業(yè)（包括用地、規(guī)劃、報(bào)建、驗(yàn)收）進(jìn)行關(guān)聯(lián)，同一地塊上前后項(xiàng)目按發(fā)生順序進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

2）與相關(guān)規(guī)劃編制檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

3）實(shí)現(xiàn)以某項(xiàng)目任意規(guī)劃管理發(fā)文為檢索條件，一次性查找到該項(xiàng)目的全部規(guī)劃管理檔案及前后項(xiàng)目的規(guī)劃管理業(yè)務(wù)檔案，與該項(xiàng)目相關(guān)的規(guī)劃編制檔案。

檔案關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)采集與集成系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)的關(guān)鍵，主要功能為方便快捷的將檔案關(guān)聯(lián)到以地塊為標(biāo)志的建設(shè)全宗去。

2.2流程分析

檔案關(guān)聯(lián)在檔案編目之后進(jìn)行。為了更好地利用計(jì)算機(jī)檢索及協(xié)同工作，一般工序在信息采集及原件掃描之后。

3總體方案與結(jié)構(gòu)

3.1設(shè)計(jì)原則

1）由上述需求分析知，本系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)：

21基于網(wǎng)絡(luò)，適合協(xié)同工作。

3）易于維護(hù)

41擴(kuò)展性好

3.2應(yīng)用系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

3.3編碼體系

建筑全宗分三層結(jié)構(gòu)。結(jié)構(gòu)如下圖：

每一個(gè)層次都用自動(dòng)標(biāo)識(shí)來(lái)標(biāo)識(shí)其唯一性——故分別有：建筑全宗主標(biāo)識(shí)；案卷主標(biāo)識(shí)；發(fā)文主標(biāo)識(shí)。檔案類(lèi)型參見(jiàn)2002年編制的《廣州市城市建設(shè)檔案分類(lèi)大綱》其中B類(lèi)到D類(lèi)。

4模塊設(shè)計(jì)

圖4為系統(tǒng)模塊圖。

該系統(tǒng)采用邊查找邊添加的模式，查找指定的規(guī)劃?rùn)n案，并翻閱電子原件，根據(jù)原件中的信息確定案卷應(yīng)該如何進(jìn)行全宗關(guān)聯(lián)。同時(shí)還提供智能關(guān)聯(lián)輔助，根據(jù)建設(shè)全宗內(nèi)已關(guān)聯(lián)的案卷信息，館藏已著錄檔案中可能有關(guān)聯(lián)的案卷全部進(jìn)行試關(guān)聯(lián)。經(jīng)用戶(hù)審定后，可以快速的關(guān)聯(lián)進(jìn)全宗。

5結(jié)束語(yǔ)

該系統(tǒng)目前已建立全宗600余個(gè)，關(guān)聯(lián)案卷40000余卷。最終目標(biāo)是將本館館藏約30萬(wàn)卷業(yè)務(wù)檔案全部建立全宗并進(jìn)行關(guān)聯(lián)。為“圖文檔”利用提供了較好的支持。