基建檔案的重要性及其管理方法研究

韋雪紅 玉林師范學院

基建檔案的重要性及其管理方法研究

韋雪紅 玉林師范學院

近年來，隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，各項基礎設施的建設工作也逐漸被提上日程，基建工作的建設與日后的管理對于設計發(fā)展有著十分重要的作用，尤其對于各大企業(yè)與事業(yè)單位而言，基建檔案的管理更是其發(fā)展的重要參考依據(jù)。本文就將針對基建檔案的重要性以及管理方法進行分析，以期為相關(guān)單位的建設提供有力的保障。

基建檔案 管理方法 制度

前言

檔案是一種特殊的信息資源，它能夠反映出一個建筑物的變化與發(fā)展，更是為特定區(qū)域的活動提供了規(guī)劃與指導方針，它是歷史不斷進步的重要依據(jù)，也是人類優(yōu)秀文化的沉淀?；n案的管理對推動各項事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。因此，企業(yè)與單位做好基建檔案的管理工作是十分必要的。

一、基建檔案的類型與特點

1.類型。隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國各行業(yè)的改革正如火如荼的進行，在社會進程不斷加快的今天，做好基建檔案的管理顯得尤為重要。因此，各單位必須做好對基建檔案管理的普及工作，引導職工與領(lǐng)導認識到檔案的重要性，并重視檔案的質(zhì)量，如此一來才能夠促進檔案管理工作的順利發(fā)展。

基建檔案通常包括基建項目全過程的相關(guān)資料，他與建筑物的質(zhì)量、維護以及周邊居民的日常生活有著密切的聯(lián)系，企業(yè)單位想要更好的求發(fā)展，就必須加強管理人員的管理意識、專業(yè)技能等?；n案可分為建設方相關(guān)材料、施工方面相關(guān)材料以及監(jiān)理方面的相關(guān)材料。這些材料是單位在立項、征地、施工管理過程中產(chǎn)生的材料，它的形態(tài)多種多樣，諸如電氣設備、建筑結(jié)構(gòu)、竣工圖紙等都可作為基建檔案的一部分[1]。

2.特征?；n案是科學檔案的重要組成部分。它的專業(yè)性主要體現(xiàn)在檔案的內(nèi)容、性質(zhì)以及形成領(lǐng)域等。由于基建工程是獨立的工程項目，因此會形成獨立的工程管理與實施計劃，系統(tǒng)的工作流程最終也會產(chǎn)生系統(tǒng)的文件，其檔案也是相對獨立且完整的。此外，基建檔案還具有實用性以及周期長等特征，通常一項完整的工程包含設計、施工?？⒐さ榷鄠€方面，而檔案中記載的內(nèi)容正是施工過程中產(chǎn)生的實際數(shù)據(jù)，不僅可以用于歷史的考察，更為社會的發(fā)展提供了有利依據(jù)。

二、當前基建管理存在問題分析

1.重建設 輕管理。當前企業(yè)工程項目將工作重心全部放在實際工程建設當中，檔案的管理、人員的分配等問題認識不到位，導致企業(yè)工程的管理制度相對滯后，對于經(jīng)意效益也產(chǎn)生了不小的影響。檔案的缺失也使得企業(yè)在發(fā)展的過程中難以總結(jié)經(jīng)驗，檔案的作用也無法得到發(fā)揮。

2.檔案制度不健全。基建檔案涉及范圍廣、內(nèi)容繁雜、數(shù)量大，加之工程項目的建設周期長，往往需要花費幾年的時間，進而產(chǎn)生大量的文件資料，收集難，分類更難，這就導致基建檔案的管理工作長期成為企業(yè)的疑難問題，檔案的管理質(zhì)量始終跟不上，工程建設也存在諸多的隱患。

3.工程項目的監(jiān)管力度不夠。由于企業(yè)未給予檔案管理人員相關(guān)的職權(quán)，致使文件的批復、征地、勘察等工作資料全部都散落在不同部門，隨著時間的推移，文件回收的難度加大，管理人員也沒有足夠的權(quán)限，導致企業(yè)文件損壞丟失或機密外泄等，最終為企業(yè)帶來了嚴重的經(jīng)濟損失。

三、基建檔案管理的有效方法

1.建立科學的檔案管理制度。企業(yè)需要建立起完善的基建檔案管理制度，根據(jù)有關(guān)法律規(guī)定，合理的安排管理人員，協(xié)調(diào)各部門間的關(guān)系，從收集、整理、利用等各方面出發(fā)，健全基建檔案的各項制度，并嚴格規(guī)定歸檔時間、范圍、質(zhì)量等，確保檔案的安全。

想要提升企業(yè)單位基建檔案管理水平，首先要提升職工的歸檔意識，使職工能夠協(xié)助管理人員有序的開展檔案管理，提升管理工作質(zhì)量。管理人員也應當充分的認識到基建檔案的重要性，從思想上取得進步，才能夠更加全面的了解基建檔案的性質(zhì)，從而認真的落實管理任務。企業(yè)可采取領(lǐng)導統(tǒng)一，管理分級的方法，制定符合企業(yè)單位的發(fā)展情況的基建管理制度，借鑒其他企業(yè)的優(yōu)秀管理經(jīng)驗，并加以調(diào)整，保證檔案能夠得到有效的利用。

2.設立專人專柜分級管理。基建檔案的內(nèi)容具有一定的科學性，因此管理人員必須持嚴謹?shù)膽B(tài)度，采用專人專柜分級管理的模式，確保檔案管理工作的持久性。企業(yè)需要按照檔案的不同性質(zhì)分配專業(yè)的管理人員，在此基礎上加強對管理人員專業(yè)素養(yǎng)的培訓保證每一位員工都能夠各司其職，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻。檔案管理是一項對于保密性、專業(yè)性要求都很高的工作，管理人員應當具備較強的責任心，能夠明確自身的職責與義務，保護企業(yè)機密，從而使檔案能夠發(fā)揮積極作用，為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益。

在信息化的時代背景下，各企業(yè)與單位還需要加強對網(wǎng)絡基建檔案管理系統(tǒng)的建設，合理的利用網(wǎng)絡資源，注重電子文件的保護與加密，最大限度的優(yōu)化檔案資源，節(jié)約辦公空間，此外，檔案人員還需要建立起科學的跟蹤管理框架，加強對單位各項事務的勘察，實時跟蹤工程建筑動態(tài)，形成多方信息反饋網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案管理信息的積累、整編與審定等，進而形成一套完成的動態(tài)管理體系[2]。

3.高度重視管理過程中的各項資料。文件資料是檔案的重要組成部分，一旦文件損壞或缺失，就會造成信息不完整，影響到查閱人員的信息提取以及事件還原。因此必須做好檔案的歸檔立卷與利用工作。歸檔立卷類似于網(wǎng)絡上的信息檢索系統(tǒng)，它是幫助人們快速查閱文件的指南針，隨著管理方法的不斷完善，立卷歸檔的方案也發(fā)生了天翻地覆的變化，管理人員需要按照檔案的性質(zhì)進行分類，并按照順序依次進行排列，網(wǎng)絡系統(tǒng)需要標注清楚每個種類的名稱，保證資料的完整，并定期進行檢查，妥善保管，以便日后查閱。檔案室的環(huán)境也應當有明確的規(guī)定，紙質(zhì)檔案的儲存需要做好防潮處理，避免蟲蛀與陽光暴曬，電子檔案的管理則需要定期清理緩存垃圾，保證計算機運行正常，按照防火墻與殺毒軟件等，做好保密工作。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著社會的不斷發(fā)展，基建檔案的管理也在不斷進步，相關(guān)單位必須加強對檔案的重視，采取有效的方案，加強對檔案的管理，并充分的結(jié)合信息設備等，使基建檔案發(fā)揮出真實的效率。

[1]王水云.民政檔案管理的重要性及科學管理方法探究[J].辦公室業(yè)務,2016,(19):87.

[2]海桂萍.土地檔案管理信息化建設的重要性與方法[J].中外企業(yè)家,2016,(33):242.