對檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)分析

張楓

【摘 要】檔案管理工作是對單位的檔案進(jìn)行整理的工作，是每個單位必不可少的基礎(chǔ)性工作，因此對于檔案的管理需要專門的人才進(jìn)行。幾年來，隨著信息時代的來臨，不僅使檔案的管理工作進(jìn)入信息化時代，也使檔案的種類發(fā)生了變化，電子檔案的大量出現(xiàn)，讓原本局限于文字的檔案變成了有聲、有圖的檔案，檔案存儲方式也發(fā)生了相應(yīng)的變化，這一系列變化都對從事檔案管理工作的人員提出了新的更高的要求。本文旨在探索當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，對檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)進(jìn)行簡述，以期對檔案管理工作的完善做出貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；綜合素質(zhì)；職業(yè)素質(zhì)

前言

一個單位的檔案管理工作總是處于后方，在一般情況下不會引起人們的重視。實(shí)際上，檔案工作的開展是運(yùn)用文字、聲像、圖表等方式，記錄小到個人、企業(yè)、組織，大到國家機(jī)關(guān)等的信息，是對以往行動軌跡、工作印記的保存，是單位運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)建設(shè)，起到重要作用。尤其是一些重要資料，一經(jīng)遺失，無從查找，因此，檔案管理工作至關(guān)重要。對于從事檔案管理工作的人員來說，肩負(fù)著重要責(zé)任，不僅需要具有檔案管理人員的相關(guān)技能，還對品質(zhì)和綜合素質(zhì)有著較高要求，因此，對于檔案管理員所具有的素質(zhì)要求需要進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠懻摗?/p>

一、當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）普遍存在卻又常被忽視

檔案管理工作在任何一個單位都是存在的，但在大部分單位都未能引起足夠的重視，尤其是一些企業(yè)。在大部分企業(yè)單位，從事檔案管理工作的都是公司文員或者人事部門，這些工作從事人員往往將資料簡單的歸類整理，并未進(jìn)行細(xì)致的管理，經(jīng)常會發(fā)生資料堆積、資料遺失、難以找到等現(xiàn)象，為日后的工作帶來不便。當(dāng)然，一些較為大型的企業(yè)會單獨(dú)設(shè)置檔案室、安排檔案管理人員，但大部分情況下即使一個單位里的人也不能充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，甚至?xí)J(rèn)為檔案管理工作較為清閑。

（二）檔案管理難度逐漸增大

隨著信息時代的到來，檔案管理工作的難度實(shí)際上是在逐漸增大的。一方面，檔案的種類與載體發(fā)生了重要變化，以往的文字檔案逐漸演變?yōu)榘曇?、圖像等多種形式的檔案，檔案的載體也發(fā)生了相應(yīng)的變化，由單純的紙張變?yōu)殇浺?、?yōu)盤、數(shù)據(jù)等，這些變化對于記錄信息固然是好的，但對于管理員的管理工作來說卻是巨大挑戰(zhàn)。同一件事情，在以往的工作中只會生成文字資料，只要將文字資料保存好就行，現(xiàn)在可能既有文字資料，又有視頻與音頻資料、圖像資料等，這就要求檔案管理者既能將同一事件的資料整理好，又能將同一類資料整理好，以便日后查找。

二、對于檔案管理人員素質(zhì)的探討

根據(jù)上面對檔案管理工作現(xiàn)狀的分析，不難發(fā)現(xiàn)，一名合格的檔案管理員自身素質(zhì)要求必須過硬，在此，筆者將從三個方面對檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)進(jìn)行分析。

（一）品德素質(zhì)

檔案管理工作往往會觸及到一些單位的內(nèi)部文件或者機(jī)密信息，這些信息一旦流出會對該單位或者個人造成不利影響。因此，作為檔案管理工作人員，首先就要保證自身品質(zhì)的純潔，對于檔案管理員素質(zhì)的要求也要講品德排在首位。在具體要求上，檔案管理人員首先要有堅(jiān)定地政治信仰，只有這樣才不會走邪路、歪路受不良風(fēng)氣蠱惑；檔案管理人員還要有良好的品德，只有做到志慮忠純才能不因一絲惡念損害集體利益；最后，檔案管理人員還要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，作為一名檔案管理人員，往往是要面對大量資料，一旦馬虎就會產(chǎn)生遺漏，對集體造成不可估量的損失，因此嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度是檔案管理人員的必修素質(zhì)。

（二）專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員做好本職工作，就要有過硬的專業(yè)素質(zhì)。過硬的專業(yè)素質(zhì)也就是對檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的要求。以往檔案管理工作通常被分為八個部分，分別是收集、整理、分類、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)、編研等幾個方面。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，又對檔案管理工作提出了新的要求，僅做到這些方面不夠，想更好地做到這些方面也要付出更大的努力。這些都對檔案管理人員提出了更高的要求，也促使檔案管理人員不斷更新自身知識體系，完善自身技能。職業(yè)素質(zhì)始終都是檔案管理工作者立身的根本。

（三）綜合素質(zhì)

檔案管理工作的重要性以及完成的難度在前文已經(jīng)提到過了，在此不再贅述。從中我們可以發(fā)現(xiàn)的一點(diǎn)是檔案管理工作對于檔案管理員的要求越來越高，因此檔案管理人員要不斷提高與之相關(guān)的綜合素質(zhì)。包括計(jì)算機(jī)技能、與各部門溝通合作的技能。甚至于紙質(zhì)文件如何防潮、電子文件如何保存等，這些都是檔案管理工作者必須具備的知識，也是檔案管理工作者必須學(xué)習(xí)的內(nèi)容。

三、結(jié)語

以上所述，就是筆者根據(jù)檔案管理工作實(shí)踐對檔案管理人員應(yīng)該具備的素質(zhì)的分析。檔案管理工作由于長期處于單位建設(shè)的“后方”，經(jīng)常成為被忽視的角落，實(shí)際上，檔案管理是我們從事一些工作的基礎(chǔ)，尤其是當(dāng)我們想要向前的時候，總需要回頭來找些靈感。檔案管理工作者的工作任務(wù)實(shí)際上是非常重要的，作為一名合格的檔案管理人員，要能夠具備過硬的技術(shù)，也要能夠耐得住寂寞。在保證自身職業(yè)素養(yǎng)的同時，加強(qiáng)自身綜合素質(zhì)以及道德品質(zhì)的修養(yǎng)，才能夠在職業(yè)生涯中走的更久。作為企業(yè)，也要定期為檔案管理工作者提供專業(yè)的培訓(xùn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李曉平，毛振華.檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)[J].蘭臺內(nèi)外，2008，8（1）：41.

[2]王麗梅.淺談檔案人員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].黑龍江科技信息，2008，7（3）：172.

[3]李紅玲.信息時代高校圖書館特征分析[J].青海師范大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版）.2008，05（3）：15—17.