總賬系統(tǒng)期初余額試算不平衡的原因及對策分析

殷鳴

摘要：隨著我國經(jīng)濟和科技的發(fā)展，財務(wù)軟件的應(yīng)用已成為會計工作中不可或缺的部分。在軟件應(yīng)用的過程中，存在著各種各樣可能出現(xiàn)的問題。總賬系統(tǒng)主要進行日常財務(wù)的核算，在整個系統(tǒng)中處于核心地位，而總賬系統(tǒng)期初余額不平衡則會直接影響后面的結(jié)果，因此本文結(jié)合暢捷通T3財務(wù)軟件，分析期初余額不平的原因，并提供與之相對應(yīng)的解決方法。

關(guān)鍵詞：總賬系統(tǒng)；期初余額；不平衡；原因

在暢捷通T3財務(wù)軟件使用過程中，每個系統(tǒng)在第一次使用時，都需要根據(jù)本單位業(yè)務(wù)性質(zhì)和管理要求進行設(shè)置，這個過程就稱之為系統(tǒng)初始化?？傎~系統(tǒng)初始化過程中，不可或缺的一個內(nèi)容就是期初余額錄入，期初余額試算不平衡會對后續(xù)的處理產(chǎn)生直接影響，比如記賬、結(jié)賬無法進行，財務(wù)報表數(shù)據(jù)錯誤等等。因此，財務(wù)軟件用戶在出現(xiàn)期初余額試算不平衡時，應(yīng)及時找到原因并更正錯誤的數(shù)據(jù)，以保證財務(wù)工作順利進行。

一、試算平衡的概念

在暢捷通T3財務(wù)軟件總賬系統(tǒng)中，在期初余額錄入的界面，提供了一個“試算”功能，點擊之后會出現(xiàn)兩種結(jié)果：試算平衡與試算不平衡。

試算平衡，是指在借貸記賬法下，利用借貸發(fā)生額和期末余額（期初余額）的平衡原理，檢查賬戶記錄是否正確的一種方法。試算平衡的理論基礎(chǔ)就是會計基本恒等式，即“資產(chǎn)=負債+所有者權(quán)益”。試算平衡包括發(fā)生額試算平衡和余額試算平衡兩種。

二、總賬系統(tǒng)期初余額試算結(jié)果不平衡的原因

1.金額錄入錯誤。在錄入期初余額的過程中，由于操作員的疏忽，錄入的金額有誤，或是將金額多錄漏錄都會導致期初余額試算不平。

2.不當修改引起的錯誤?；A(chǔ)設(shè)置中的操作不完善，錄入期初余額后發(fā)現(xiàn)錯誤的不當修改會導致期初余額錯誤。

3.科目屬性設(shè)置錯誤。在對科目進行增添時，若科目性質(zhì)設(shè)置錯誤也會導致期初余額試算不平。

三、解決總賬系統(tǒng)期初余額不平衡的方法

1.金額錄入錯誤的修改。

（1）末級科目金額錯誤。

例1：期初余額試算不平衡后，發(fā)現(xiàn)短期借款科目的期初余額為10 000元，實際應(yīng)為100 000元。

修改方法：進入“總賬”——“設(shè)置”——“期初余額”窗口，找到末級科目“短期借款”。雙擊其對應(yīng)的期初余額一欄數(shù)據(jù)，刪除原數(shù)據(jù)“10 000”，錄入“100 000”，按回車鍵即可。

（2）非末級科目金額錯誤銀行存款是非末級科目，其期初余額是由系統(tǒng)根據(jù)其下級科目自動匯總而來，因此需檢查其末級科目的期初余額并加以修改。

例2：期初余額試算不平衡后，發(fā)現(xiàn)銀行存款科目的期初余額為211 075元，實際應(yīng)為211 057元。

修改方法：進入 “期初余額”窗口，發(fā)現(xiàn)其下設(shè)科目只有銀行存款——人民幣，但其金額錄入錯誤。雙擊其對應(yīng)的期初余額一欄數(shù)據(jù)，刪除原數(shù)據(jù)“211 075”，錄入“211 057”，按回車鍵后，系統(tǒng)自動將銀行存款科目的期初余額修改為“211 057”。

（3）有輔助核算的科目金額錯誤。有輔助核算的科目期初余額錯誤需雙擊進入輔助核算窗口，修改其金額。

例3：期初余額試算不平衡后，發(fā)現(xiàn)應(yīng)收賬款科目輔助核算為客戶往來，期初余額為17 750元，實際應(yīng)為17 550元。

修改方法：進入 “期初余額”窗口，找到應(yīng)收賬款科目，雙擊對應(yīng)的期初余額欄，刪除金額欄原數(shù)據(jù)“17 750”，修改為“17 550”，按回車鍵，點擊退出即可。

2.不當修改引起的錯誤。期初余額試算不平衡后，操作員發(fā)現(xiàn)是由于前期的基礎(chǔ)設(shè)置錯誤，在未對期初余額進行修改的情況下，直接去修改基礎(chǔ)設(shè)置中的問題，導致數(shù)據(jù)錯誤更多。

例4：期初余額試算不平衡后，發(fā)現(xiàn)應(yīng)付賬款科目輔助核算供應(yīng)商往來未選，直接錄入了期初余額3 510元。隨后直接進入“基礎(chǔ)設(shè)置”——“財務(wù)”——“會計科目”中修改其輔助核算，并在期初余額中增加了應(yīng)付賬款的期初輔助資料。

修改方法：

第一步，進入“期初余額”窗口，雙擊應(yīng)付賬款期初余額欄，刪除金額欄原數(shù)據(jù)；

第二步，進入“會計科目”，取消應(yīng)付賬款科目輔助核算“供應(yīng)商往來”；

第三步，進入“期初余額”窗口，找到應(yīng)付賬款科目，刪除之前錯誤錄入的期初余額；

第四步，進入“會計科目”，勾選應(yīng)付賬款科目輔助核算“供應(yīng)商往來”；

第五步，進入“期初余額”窗口，雙擊應(yīng)付賬款期初余額欄，錄入輔助核算數(shù)據(jù)資料，按回車鍵，點擊退出即可。

3.科目屬性設(shè)置錯誤。例5：期初余額試算不平衡后，發(fā)現(xiàn)壞賬準備科目方向為借方，而正確的應(yīng)為貸方。

修改方法：

第一步，進入“期初余額”窗口，找到壞賬準備期初余額，雙擊金額欄，刪除已錄入的數(shù)據(jù)“2 000”；

第二步，進入“會計科目”，修改壞賬準備科目的性質(zhì)為貸方；

第三步，進入“期初余額”窗口，錄入壞賬準備期初余額“2 000”，按回車鍵即可。

在總賬系統(tǒng)中，期初余額的錄入工作非常重要。數(shù)據(jù)之間的關(guān)系是環(huán)環(huán)相扣的，前有基礎(chǔ)設(shè)置，后有憑證、賬簿、報表。當一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤就會引起一系列的問題，因此操作員在錄入期初余額時，應(yīng)謹慎細致，盡量不要出現(xiàn)差錯。當然，如果出現(xiàn)試算不平衡時，要仔細分析原因，用正確的方法解決錄入時出現(xiàn)的各種問題，以保證財務(wù)工作的順利進行。

參考文獻：

[1]李伯興，周建龍.會計學基礎(chǔ).北京：中國財政經(jīng)濟出版社，2012.

[2]汪剛，付奎亮.會計信息化實用教程.清華大學出版社，2014.