我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理探討

梁德紅

[提要] 持續(xù)有效的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理活動(dòng)一直是提升衛(wèi)生監(jiān)督工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的重要保障，而基于全過程管理的衛(wèi)生監(jiān)督企業(yè)檔案管理則是保障監(jiān)督活動(dòng)開展的基本前提。抓住衛(wèi)生監(jiān)督檔案事前、事中、事后等三個(gè)環(huán)節(jié)的有效銜接和遞進(jìn)，應(yīng)該是解決管理難題的根本措施。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督檔案；認(rèn)知偏差；全過程內(nèi)部控制

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

收錄日期：2017年5月5日

持續(xù)有效的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理活動(dòng)一直是提升衛(wèi)生監(jiān)督工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的重要保障，而基于全過程管理的衛(wèi)生監(jiān)督企業(yè)檔案管理則是保障監(jiān)督活動(dòng)開展的基本前提。但是，由于我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作因社會(huì)各方面因素的影響，仍然存在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理內(nèi)容復(fù)雜多樣、涉及管理范圍廣、管理程序復(fù)雜、管理流程過長、涉及主體過多以及管理本身具有較強(qiáng)的專業(yè)性、不確定性和創(chuàng)新性等問題。因此，為促進(jìn)我國衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，必須加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作。

一、我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理現(xiàn)狀

衛(wèi)生監(jiān)督檔案主要是指國家衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在進(jìn)行相關(guān)工作過程中所形成的檔案資料，如在公共場所衛(wèi)生、職業(yè)衛(wèi)生、學(xué)校衛(wèi)生、傳染病防治、放射衛(wèi)生、醫(yī)療衛(wèi)生以及衛(wèi)生監(jiān)督行政處罰等衛(wèi)生監(jiān)督工作中形成和積累的對(duì)本單位工作具有查考、利用和保存價(jià)值的文字、簿冊(cè)、圖表、音像等各門類及載體的記錄，這些記錄不僅對(duì)日后進(jìn)行病情研究和科研活動(dòng)具有寶貴的參考價(jià)值，還具有重要價(jià)值的檔案，對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督工作有著重要的促進(jìn)作用。

目前，我國衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)從原有衛(wèi)生防疫站轉(zhuǎn)變?yōu)樾l(wèi)生監(jiān)督局（所）后，工作職能從原有的以專業(yè)技術(shù)為主轉(zhuǎn)變?yōu)閳?zhí)法和監(jiān)督管理為主，從原來健康監(jiān)測為主的技術(shù)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)化為日常監(jiān)管執(zhí)法事務(wù)為主，隨之，檔案的內(nèi)容和重點(diǎn)發(fā)生了一系列的變化，因此在檔案的分類管理、預(yù)立卷和立卷管理、檔案收集的重點(diǎn)內(nèi)容，檔案的收集重點(diǎn)也發(fā)生變化。同時(shí)，我國已經(jīng)構(gòu)建了衛(wèi)生監(jiān)督系統(tǒng)，并統(tǒng)一應(yīng)用國家級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督信息管理平臺(tái)。借助這一平臺(tái)，可以采集衛(wèi)生監(jiān)督數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)、行政處罰數(shù)據(jù)等，為更好地進(jìn)行衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理提供幫助。但從衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理工作具體落實(shí)情況來說，平臺(tái)統(tǒng)一應(yīng)用下還存在諸多需要處理的問題，這使得信息難以共享，相應(yīng)的檔案管理效果不佳。

二、我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理存在的主要問題

（一）衛(wèi)生監(jiān)督管理認(rèn)知不足。目前，我國《檔案法》已經(jīng)頒布30周年了，雖然經(jīng)過各級(jí)政府部門的宣傳和觀測，并按照《檔案法》的要求，各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)已經(jīng)建立了三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，但效果卻不甚理想。其中，最重要的原因，就是在實(shí)際的工作過程中，一些領(lǐng)導(dǎo)層們根本沒有意識(shí)到檔案管理對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督工作的重要性，這些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理只是在走形式，做表面文章，對(duì)組織的實(shí)際發(fā)展沒有什么價(jià)值，因此在工作中就給衛(wèi)生監(jiān)督人員帶來了極大的阻礙；甚至，有些領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理存在認(rèn)識(shí)誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作是那種 “說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的一種額外負(fù)擔(dān)和成本，并沒有從根本上認(rèn)識(shí)到檔案工作在衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法中的重要性和必要性，致使有關(guān)檔案人員為圖方便，根本不對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、及時(shí)更新，有的隨意將檔案材料存放在自己辦公室的抽屜里，導(dǎo)致檔案材料的丟失或損壞。這些人為因素，在很大程度上造成了衛(wèi)生監(jiān)督管理工作無的放矢、工作標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)不到位、檔案信息資源開發(fā)不足、檔案利用效率低下等問題。

（二）衛(wèi)生監(jiān)督管理流程不完善。首先，在檔案輸入階段缺乏有效的監(jiān)督和管理。由于沒有系統(tǒng)分類的專人進(jìn)行相關(guān)檔案的裝訂與整理，例如：有的檔案缺乏有效的原件，且很多檔案復(fù)印件、傳真件、復(fù)寫件上標(biāo)注所用的是圓珠筆等有不耐久性字跡；有的檔案沒有編頁號(hào)、系列號(hào)；有的檔案上還帶有普訂書針、回形針等易腐蝕的金屬物；很多檔案缺乏能夠反映行政相對(duì)人管理的行政許可、變更、延續(xù)、復(fù)核、日常監(jiān)督管理、不良行為、注銷等活動(dòng)的文件材料。其次，在檔案使用和輸出環(huán)節(jié)，缺乏有效的記錄和管理。如當(dāng)有人調(diào)閱相關(guān)檔案時(shí)，缺乏及時(shí)的登記和記錄，導(dǎo)致查閱人任意翻閱檔案，甚至隨意拿走、傳閱、丟棄，更談不上愛護(hù)、歸還及時(shí)的要求了。這些現(xiàn)象均會(huì)導(dǎo)致檔案的丟失影響檔案的完整性，直接導(dǎo)致在歸檔中出現(xiàn)信息不對(duì)稱、信息遺漏與缺失等現(xiàn)象。

（三）衛(wèi)生監(jiān)督管理配套機(jī)制不健全。首先，衛(wèi)生監(jiān)督管理的硬件投入不足。由于人員編制和辦公經(jīng)費(fèi)限制，很多衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員大多是兼職，而且辦公場所極其有限、單位檔案室的面積偏小、設(shè)備落后、信息化水平低下、根本無法滿足正常檔案保管要求。如在許多基層監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案管理上，仍使用手工整理檔案的操作模式，檔案的收集、整理、立卷、歸檔基本上是通過手工操作。特別是當(dāng)前執(zhí)法文書種類多、信息量大、資料匯總和統(tǒng)計(jì)分析耗時(shí)的情況下，統(tǒng)計(jì)分析效率不高，難以滿足執(zhí)法監(jiān)督實(shí)際需要，許多信息不能有效挖掘及時(shí)采用；其次，對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的培訓(xùn)力度不夠，幾乎沒有什么機(jī)會(huì)給予從業(yè)人員專業(yè)培訓(xùn)、后期提升的機(jī)會(huì)。尤其是檔案管理工作的好壞與從業(yè)人員的職位晉升、薪酬提升、業(yè)績考核、日常管理幾乎不掛鉤，干好干壞都一個(gè)樣，幾乎對(duì)從業(yè)人員沒有什么有效的激勵(lì)和考核機(jī)制，當(dāng)然也談不上有效的監(jiān)督和管理。

三、構(gòu)建全過程管理系統(tǒng)，破解檔案管理難點(diǎn)

所謂全過程內(nèi)部控制系統(tǒng)是指基于全面質(zhì)量控制原理，以事先制定的計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，通過對(duì)檔案管理的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行全過程跟蹤和檢查，以期發(fā)現(xiàn)檔案管理實(shí)際活動(dòng)與計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)之間偏離問題，并及時(shí)予以調(diào)整、分析、建議與咨詢，通過提出切實(shí)可行的改進(jìn)措施，以確保檔案管理預(yù)期目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的一系列管理活動(dòng)過程。

（一）做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案的事前控制。事前控制是指在檔案正式建立之前所進(jìn)行的管理活動(dòng)。該階段主要涉及檔案管理指南論證與制定、檔案設(shè)計(jì)兩個(gè)環(huán)節(jié)，參與的主體主要有衛(wèi)生監(jiān)督部門、監(jiān)督對(duì)象。一是衛(wèi)生監(jiān)督管理部門做好檔案指南的論證工作，確保檔案內(nèi)容的選擇反映監(jiān)督工作的目標(biāo)；加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督部門與監(jiān)督對(duì)象間不同職能部門間的信息共享和有效溝通，搭建政府層面的檔案資源和信息庫，盡量避免檔案的重復(fù)設(shè)立和信息的浪費(fèi)。二是開展立卷項(xiàng)目工作的輔導(dǎo)。輔導(dǎo)范圍和要求要結(jié)合監(jiān)督對(duì)象的實(shí)際情況和監(jiān)督目的進(jìn)行；系統(tǒng)掌握各類檔案信息的填寫規(guī)范并及時(shí)輔導(dǎo)監(jiān)督對(duì)象填寫，防止因填寫不規(guī)范造成信息遺漏。三是強(qiáng)化衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者的理念。同時(shí)，還要根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督工作加強(qiáng)法律、法規(guī)知識(shí)的學(xué)習(xí)。具體可以通過參加衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)的培訓(xùn)、自學(xué)、學(xué)術(shù)交流等多渠道的管理理論和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，提高了檔案管理的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。

（二）做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案的事中控制。事中控制是指在檔案管理過程中進(jìn)行的管理活動(dòng)。該階段具體工作有：一是建立多部門協(xié)同共管的管理機(jī)構(gòu)。二是健全檔案管理的中期檢查制度。通過制度設(shè)計(jì)明確各主管部門的職責(zé)，做好檢查分工與協(xié)作，針對(duì)疑難問題要組織協(xié)商解決；明確檔案管理檢查工作要以檔案管理制度為依據(jù)，采用定期和不定期的方式，重點(diǎn)檢查檔案質(zhì)量與檔案體系完整性兩個(gè)指標(biāo)；通過嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案管理工作的獎(jiǎng)懲制度，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，避免檔案管理的滯后與遺漏等問題。三是依據(jù)檔案管理對(duì)象和內(nèi)容的層次、行業(yè)特點(diǎn)、參與方的多少等要素對(duì)檔案實(shí)行分類管理。分類的目的是按照檔案的重要程度和緊迫程度將檔案分開，這樣便于在管理層面上找尋側(cè)重點(diǎn)。

（三）做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案的事后監(jiān)控。事后監(jiān)控是指針對(duì)檔案管理過程結(jié)束產(chǎn)生的成果開展的評(píng)價(jià)、成果應(yīng)用的管理活動(dòng)。具體要做好兩個(gè)方面工作：一是設(shè)計(jì)科學(xué)合理的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理驗(yàn)收指標(biāo)體系和考核制度。應(yīng)綜合考慮衛(wèi)生監(jiān)督檔案要求的科學(xué)性、完整性、準(zhǔn)確性、有效性等目標(biāo)；二是做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案的后期管理和總結(jié)工作。由于衛(wèi)生監(jiān)督管理的后期檔案是整個(gè)監(jiān)督管理工作結(jié)晶的保存，檔案的形式有文檔、聲像載體、實(shí)物、各類數(shù)據(jù)報(bào)表、佐證材料等，檔案的內(nèi)容涉及到很多專業(yè)技術(shù)方面的信息和資料，檔案保管的要求具有一定的保密性和實(shí)效性，因此需要具備檔案管理知識(shí)背景的專人定期分類整理。

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