多標(biāo)準(zhǔn)管理體系的整合研究及應(yīng)用

李濤 熊修偉 沈華

摘 要：本文運(yùn)用系統(tǒng)方法，針對企業(yè)實(shí)施運(yùn)行ISO9001、ISO14001、OHSAS18001標(biāo)準(zhǔn)管理體系的現(xiàn)狀，運(yùn)用體系整合理論方法對三大管理體系標(biāo)準(zhǔn)要素進(jìn)行整合應(yīng)用，通過對體系手冊與程序文件的統(tǒng)一整合，構(gòu)建整合型的管理體系，便于三大體系的統(tǒng)一實(shí)施和運(yùn)行管理，解決了企業(yè)體系運(yùn)行成本和效率問題。

關(guān)鍵詞：管理標(biāo)準(zhǔn)；體系要素；整合

隨著全球經(jīng)濟(jì)、貿(mào)易、金融、生產(chǎn)一體化的發(fā)展，有力地促進(jìn)了國際貿(mào)易和國際經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作。企業(yè)如何提高自身能力，打通國際貿(mào)易技術(shù)障礙，參與國際市場競爭，一個共同的認(rèn)知是建立國際標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系。

ISO9001、ISO14001體系認(rèn)證制度已得到國際互認(rèn)，世界貿(mào)易組織（WTO）所制定的貿(mào)易技術(shù)壁壘協(xié)定（TBT）是所有WTO成員達(dá)成一致的協(xié)定之一。OHSAS18001體系雖然不是ISO的標(biāo)準(zhǔn)，但已在國際上得到廣泛認(rèn)可和應(yīng)用?，F(xiàn)在國際三大管理體系的實(shí)施應(yīng)用范圍很廣，從制造業(yè)到服務(wù)業(yè)，從國有企業(yè)到私有企業(yè)，還包括社會團(tuán)體和政府機(jī)構(gòu)等。特別是對于外向型制造業(yè)，直接參與國際市場競爭，產(chǎn)品制造嚴(yán)格按照國際標(biāo)準(zhǔn)，而且生產(chǎn)過程復(fù)雜，對環(huán)境影響大，安全生產(chǎn)問題突出，所以對質(zhì)量、環(huán)境、安全管理有更高的要求，目前，幾乎所有的制造企業(yè)都在積極實(shí)施三大管理體系。

1 多標(biāo)準(zhǔn)管理體系實(shí)施中存在的問題

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的認(rèn)證，有效地促進(jìn)了企業(yè)的管理工作向科學(xué)化、規(guī)范化和系統(tǒng)化發(fā)展。但是，由于企業(yè)生產(chǎn)過程復(fù)雜，專業(yè)分工較細(xì)，質(zhì)量、安全、環(huán)境管理工作基本上是由不同專業(yè)部門來承擔(dān)。為此，企業(yè)三個管理體系就會由不同專業(yè)部門來分別組織實(shí)施，這勢必會形成三個相對獨(dú)立的管理網(wǎng)絡(luò)和文件系統(tǒng)，導(dǎo)致體系運(yùn)行過程中出現(xiàn)很多重疊和矛盾之處，組織的各個部門和崗位無法理解組織總的宗旨和方向，管理標(biāo)準(zhǔn)在組織各方面無法得到快速有效的識別和實(shí)施，各標(biāo)準(zhǔn)之間的接口連接不清晰。不利于工作標(biāo)準(zhǔn)的完全統(tǒng)一。

在體系運(yùn)行過程中，由于三個管理體系各自獨(dú)立地運(yùn)行和維護(hù)，體系培訓(xùn)、審核、管理評審、體系認(rèn)證等反復(fù)進(jìn)行，造成資源浪費(fèi)，在實(shí)施過程中造成了許多管理工作的重復(fù)。

1.1 體系文件的協(xié)調(diào)一致性不夠，導(dǎo)致體系文件復(fù)雜

由于企業(yè)的管理體系分別建立，管理體系本身的結(jié)合程度不夠，企業(yè)分別建立了三個文件系統(tǒng)，很多可以共享的文件沒有共享，如文件資料控制程序，記錄控制程序，糾正預(yù)防措施程序、內(nèi)部審核程序、管理評審程序等，所以造成體系文件復(fù)雜，現(xiàn)場文件數(shù)量多，而且文件管理職能存在著重疊和矛盾之處，管理難度大。

例如：培訓(xùn)計(jì)劃制定和實(shí)施、文件修改、發(fā)放和評審、記錄管理、現(xiàn)場和作業(yè)管理、日常監(jiān)督檢查、不符合糾正、內(nèi)部審核、管理評審等，需要很多部門花費(fèi)許多精力用于協(xié)調(diào)。

1.2 體系程序文件與企業(yè)規(guī)章制度缺乏協(xié)調(diào)，結(jié)構(gòu)層次不清晰

企業(yè)現(xiàn)有的管理標(biāo)準(zhǔn)主要有兩部分構(gòu)成：質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件和企業(yè)發(fā)布的各種規(guī)章制度。其中管理體系文件包括：質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全手冊，程序文件。規(guī)章制度包括物資、財(cái)務(wù)、人事等各方面的內(nèi)容。

所謂程序文件，即“為某項(xiàng)活動或過程所規(guī)定的途徑”的文件，企業(yè)的規(guī)章制度一般是“規(guī)定”、“辦法”或“實(shí)施細(xì)則”，從層次上說，應(yīng)該是程序文件的支撐。但企業(yè)的程序文件和規(guī)章制度層次界定模糊，造成程序文件和管理辦法內(nèi)容雷同。

如：“經(jīng)營策略發(fā)布”是企業(yè)在策略層面上的一項(xiàng)十分有效的管理方法，圍繞企業(yè)的經(jīng)營策略進(jìn)行策劃和展開，但在質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系文件中也分別有類似的程序文件，如《質(zhì)量方針、目標(biāo)制定程序》、《環(huán)境目標(biāo)指標(biāo)、管理方案管理程序》、《職業(yè)健康安全目標(biāo)指標(biāo)、管理方案管理程序》，其目的是各部門圍繞企業(yè)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全目標(biāo)進(jìn)行分解，制定措施。

顯然，現(xiàn)有的管理標(biāo)準(zhǔn)與體系文件缺乏協(xié)調(diào)性，即企業(yè)每年要進(jìn)行“經(jīng)營策略發(fā)布”，又要按體系文件的格式，展開質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全目標(biāo)，企業(yè)需對“經(jīng)營策略發(fā)布”執(zhí)行和質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全體系目標(biāo)落實(shí)情況要分別檢查，造成資源的浪費(fèi)和付出高額的管理成本。

如何避免多體系運(yùn)行帶來的問題，科學(xué)構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系，積極采取有效的措施，減少無謂的工作，將是決定一個組織管理體系有效運(yùn)作、持續(xù)改進(jìn)和不斷提升績效的關(guān)鍵所在。

2 多標(biāo)準(zhǔn)管理體系的整合研究

一個組織管理體系的各個部分，其目標(biāo)、特點(diǎn)、共性都有內(nèi)在的聯(lián)系和互補(bǔ)性，以科學(xué)的方式相互綜合，可以形成一個整體，從而建立統(tǒng)一的管理體系，這將有利于策劃、資源配置、確定互補(bǔ)的目標(biāo)并評價(jià)組織的整體有效性。三個管理體系標(biāo)準(zhǔn)都遵循PDCA循環(huán)和持續(xù)改進(jìn)的原則，都是通過過程管理達(dá)到目標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)為體系的整合預(yù)留了接口，使體系整合在不改變標(biāo)準(zhǔn)的前提下變得容易。

2.1 體系共有要素的對比分析

三個體系標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的要素都與其他管理體系的要素進(jìn)行了協(xié)調(diào)，或加以整合。通過對三大管理體系的對比研究，可總結(jié)出三個管理體系的共有要素。

ISO9001標(biāo)準(zhǔn)與ISO1400/OHSAS18001標(biāo)準(zhǔn)共有要素對應(yīng)關(guān)系如下：

“4.1總要求”對應(yīng)“4.1總要求”；“4.2文件要求”對應(yīng)“4.4.4文件”、“4.4.5文件控制”和“4.5.4記錄控制”；“5.1管理承諾”對應(yīng)“4.2環(huán)境/職業(yè)健康安全方針”和“4.4.1資源、作用、職責(zé)和權(quán)限”；“5.3質(zhì)量方針”對應(yīng)“4.2環(huán)境/職業(yè)健康安全方針”；“5.4策劃”對應(yīng)“4.3策劃”；“5.5職責(zé)、權(quán)限與溝通”對應(yīng)“4.4.1資源、作用、職責(zé)和權(quán)限”和“4.4.3溝通、參與和協(xié)商”；“5.6管理評審”對應(yīng)“4.6管理評審”；“6.1資源提供”對應(yīng)“4.4.1資源、作用、職責(zé)和權(quán)限”；“6.2人力資源”對應(yīng)“4.4.2能力、培訓(xùn)和意識”；“6.3基礎(chǔ)設(shè)施”對應(yīng)“4.4.1資源、作用、職責(zé)和權(quán)限”；“7.6監(jiān)視和測量裝置的控制”對應(yīng)“4.5.1監(jiān)視和測量”；“8.2監(jiān)視和測量”對應(yīng)“4.5.1監(jiān)視和測量”和“4.5.5內(nèi)部審核”；“8.4數(shù)據(jù)分析”對應(yīng)“4.5.1監(jiān)視和測量”；“8.5改進(jìn)”對應(yīng)“4.5.3不符合、糾正措施和預(yù)防措施”。

2.2 體系要素整合的原則

要素整合不能簡單羅列三個標(biāo)準(zhǔn)的各條要素，須經(jīng)過消化、理解、整合。須堅(jiān)持以下三個原則：

1）就簡不就煩，盡量做到簡練高效，對共有要素和公有要求，抓住內(nèi)涵，盡量合并，不需要分開闡述；

2）做到全面不缺項(xiàng)，在某一個標(biāo)準(zhǔn)要素要求多余另外的標(biāo)準(zhǔn)的情況下，要做到不缺項(xiàng)，保證體系的充分性；

3）從嚴(yán)原則，三個標(biāo)準(zhǔn)相對應(yīng)條款要求尺度不一致的情況下，從嚴(yán)即可。

上述三個管理體系的共有要素對應(yīng)關(guān)系是質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系實(shí)施整合的基礎(chǔ)。基于此，可以將三個體系要素依據(jù)上述對應(yīng)關(guān)系和整合原則進(jìn)行整合，以ISO9001標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，充分考慮環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系個性化要素，建立統(tǒng)一的整合型管理體系標(biāo)準(zhǔn)要素。

整合型管理體系標(biāo)準(zhǔn)要素，共分5個章節(jié)：

（1）整合型管理體系：a.總要求；b.文件要求；

（2）管理職責(zé)：a.管理承諾；b.以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)；c.質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全方針；d.策劃；e.職責(zé)、權(quán)限與溝通；f.管理評審；

（3）資源管理：a.資源提供；b.人力資源；c.基礎(chǔ)設(shè)施；d.工作環(huán)境；

（4）產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)：a.產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的策劃；b.與顧客有關(guān)的過程；c.設(shè)計(jì)和開發(fā)；d.采購；e.生產(chǎn)和服務(wù)提供；f.監(jiān)視和測量裝置的控制；

（5）監(jiān)視、測量、分析和改進(jìn)：a.監(jiān)視和測量；b.不合格品控制；c.HSE不符合控制；d.數(shù)據(jù)分析；e.改進(jìn)

ISO9001明確提出了對質(zhì)量手冊的要求，而ISO14001和OHSAS18001沒有提出手冊要求。因此，應(yīng)以質(zhì)量體系手冊為基礎(chǔ)模式，滿足整合型管理體系標(biāo)準(zhǔn)要素，兼顧三個體系個性要求，編寫整合型管理體系手冊。

2.3 體系程序文件的整合要求

程序文件是管理手冊的支持性文件，是為了實(shí)現(xiàn)組織有關(guān)的目標(biāo)而對相關(guān)的過程進(jìn)行規(guī)范的文件。由于程序文件雖然三個管理體系控制的對象不一樣，但它們某些共同的要素進(jìn)行管理時，其方法和手段就可能一樣。例如，三個體系都對文件進(jìn)行管理要求，而且文件的管理方法、手段和要求基本一樣。因此，完全可以用一個程序予以規(guī)定。

按照ISO9001、ISOO14001和OHSAS18001標(biāo)準(zhǔn)的要求，不論組織規(guī)模大小，性質(zhì)如何，建立統(tǒng)一的管理體系程序文件數(shù)量都必須滿足表下表所列要素的要求。

到底哪些要素所涉及的對應(yīng)的程序可以整合，通過前面的分析和對上表的研究，得出整合型管理體系本身所要求的程序文件的基本類別。

1）共性的控制程序，包括：法律法規(guī)與其他要求管理程序；人力資源控制程序；信息溝通控制程序；文件控制程序；監(jiān)視和測量控制程序；不符合控制程序；糾正和預(yù)防措施控制程序；應(yīng)急準(zhǔn)備及響應(yīng)控制程序；內(nèi)審程序；管理評審控制程序。

2）個性化的控制程序，包括：危險(xiǎn)源辨識、風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)控制程序；事故處理控制程序；環(huán)境因素識別評價(jià)程序。

圍繞組織業(yè)務(wù)主流程，充分考慮程序文件可行性和可操作性，合并多余文件、增加環(huán)境和職業(yè)健康安全體系需要的文件。充分滿足各個標(biāo)準(zhǔn)的原則，程序文件盡可能精簡，最大限度地兼容環(huán)境和職業(yè)健康安全管理要求。

將三個標(biāo)準(zhǔn)中的13個條款控制程序文件進(jìn)行完全整合，如文件控制、記錄控制、法律法規(guī)和其他要求、方針目標(biāo)及管理方案、信息交流、管理評審、培訓(xùn)、內(nèi)審、監(jiān)測和測量、數(shù)據(jù)分析等條款；對職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系的運(yùn)行控制、應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)、危險(xiǎn)化學(xué)品、事故事件報(bào)告等4個條款程序控制文件進(jìn)行了“二合一”的整合；對其它條款產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的策劃、設(shè)計(jì)和開發(fā)、采購、生產(chǎn)和服務(wù)的提供、環(huán)境因素、風(fēng)險(xiǎn)控制等特殊的過程控制程序分別進(jìn)行編寫。

3 體系整合運(yùn)行需解決的幾個問題

經(jīng)過體系手冊和程序文件的整合后，組織雖然已經(jīng)基本上建立了整合型的管理體系，但整合型管理體系的實(shí)施和運(yùn)行，還必需同時有相應(yīng)的支持工具和資源，如：體系運(yùn)行管理機(jī)構(gòu)、適應(yīng)整合型管理體系審核的內(nèi)審員等。這實(shí)際上也是一個整合的過程。

3.1 組織機(jī)構(gòu)及其職責(zé)的整合

組織建議整合型的管理體系，目的是為了更有效的開展體系管理工作，而體系運(yùn)行的實(shí)現(xiàn)需要有相應(yīng)職責(zé)和權(quán)限的組織機(jī)構(gòu)來實(shí)現(xiàn)。整合型管理體系組織機(jī)構(gòu)的確定，應(yīng)盡量避免和減少職能交叉以及管理重復(fù)的問題。設(shè)置整合型管理體系運(yùn)行的管理部門，其主要職責(zé)是負(fù)責(zé)整合型管理體系的建立、運(yùn)行、協(xié)調(diào)和監(jiān)督管理，不斷發(fā)現(xiàn)管理體系運(yùn)行中的問題，持續(xù)改進(jìn)。原則上要求組織安全環(huán)保和質(zhì)量部門相關(guān)管理職能合并。此外整合型管理體系必須覆蓋組織的整個范圍和全體員工。組織應(yīng)重新調(diào)整或增加 組織各部門的管理功能，賦予相應(yīng)的職責(zé)和權(quán)限，每一個部門管理者乃至每一個員工，都必須有明確的管理整合方面的職責(zé)和權(quán)限。

3.2 整合型管理體系內(nèi)審員

整合型管理體系實(shí)施過程中應(yīng)重點(diǎn)培養(yǎng)一批整合型管理體系的內(nèi)審員。整合型管理體系的實(shí)施對組織來說是一個嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，組織是否有一批合格的整合型管理體系內(nèi)審員是組織能否保持一個適宜的、有效的整合型管理體系的關(guān)鍵。由于整合型管理體系對內(nèi)審員的要求除了具備審核方面的知識外，還必須同時具備質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方面的知識，這也是員工技能的復(fù)合問題。組織要引起高度重視，盡量安排熟悉業(yè)務(wù)、了解質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全基本知識、有一定學(xué)歷、職稱和工作經(jīng)驗(yàn)、正直的人員加以培訓(xùn)。

3.3 對員工的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全培訓(xùn)

整合型管理體系是全員參與、全過程的管理體系，因此整合過程中必須加強(qiáng)對各級員工的培訓(xùn)與宣傳，增強(qiáng)員工的意識和提高解決問題的能力，使全體員工的意識和能力從單一型向復(fù)合型過度，以適應(yīng)整合型管理體系的要求。通過培訓(xùn)和宣貫，使組織管理整合思想成為組織的一種企業(yè)文化，從而確保整合型管理體系的有效實(shí)施。

4 小結(jié)

整合型管理體系是組織標(biāo)準(zhǔn)化管理的趨勢，滿足了企業(yè)與各類社會組織體系認(rèn)證的需要，構(gòu)建同時滿足質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理的綜合管理體系，其實(shí)施將對節(jié)約企業(yè)資源、提高管理效率，持續(xù)改進(jìn)企業(yè)績效發(fā)揮重要作用。

參考文獻(xiàn)：

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