新型載體檔案的保管方法

刁丹

（嫩江縣科技情報站）

摘 要：檔案的保管需要根據檔案的實際狀況和成分采取維護、存放和管理的措施。檔案的保管是檔案鑒定、整理、搜集、統(tǒng)計、保管和利用中十分重要的一個環(huán)節(jié)，檔案工作中離不開檔案的保管，尤其是新型載體檔案的保管必須要引起人們的重視，本文就是對新型載體檔案的保管進行分析，為相關的研究提供借鑒。

關鍵詞：新型載體檔案；保管方法，詳細分析

檔案的保管需要貫穿于整個檔案工作的始終，也是檔案工作的基本要求，要想開展后續(xù)工作，就必須要將檔案的保管工作做好，檔案的保管是整個檔案工作環(huán)節(jié)中共同的任務。檔案的完整性是整個檔案保管工作的核心，尤其是新型載體檔案的保護，必須要引起人們的重視，創(chuàng)新保管方式，結合新型檔案載體對檔案進行保管，為檔案的利用提供便利。

1 要嚴格的把握存檔的質量

檔案在保存的過程中，必須要選擇優(yōu)質的材料來進行信息的記錄，對于非紙質文書檔案在存檔的過程中，必須要最大限度地選擇優(yōu)質的材料，而且在制作的過程中，存檔磁帶還必須要在溫度與濕度恒定、無煙、無塵的環(huán)境下進行錄制，保證檔案的質量。如果是進行現(xiàn)場錄音，對于達不到這一要求的環(huán)境，可以通過錄制技術和使用質量較高的錄制設備來彌補這一缺陷。

檔案在入庫之前，必須要有相關的文字說明和信息保證相關的字體是完整、齊全的，從外觀上就能夠看出檔案在保存期間保存的情況。新型載體檔案在保存的過程中，磁帶必須要每半年重繞一次，在這樣的情況下，重繞的過程中就必須要定期的對磁帶的實際保存情況進行檢查，避免磁帶由于彈性疲勞、霉變和復印發(fā)生幾何變形，在繞圈的過程中還要本著恒定的張力來進行繞圈，中間不能夠停止，否則就會導致壓力不均勻，從而降低錄放的效果。在新型載體檔案存檔的過程中，必須要盡可能的減少使用的次數，這是因為新型載體檔案在制作成材料保存的過程中，使用較為頻繁，就會降低檔案的壽命。

任何材料在使用的過程中，如果存在著適用條件和存儲條件差異較大的情況，那么就必須要有一定的時間來保證條件的平衡性，不能夠在這一期間隨意的存取，尤其是在溫差較大的情況下，如果隨意的使用，就無法保證記錄材料的完整性。除此之外，在使用的過程中一定要將準備工作做好，使用人員必須要充分的掌握相關的規(guī)則程序，并且熟知相關的注意事項，避免產生操作不當的現(xiàn)象，導致材料發(fā)生損壞。

2 嚴格管理庫房

2.1 對于庫房的要求和選擇

檔案在制作成材料保存的過程中極容易會受到環(huán)境的影響，材料自身比較脆弱，對于濕度和溫度的要求十分嚴格，尤其是對大的儲存環(huán)境--庫房，有著極其特殊的要求，與其他的檔案材料有著差異性，庫房是進行新型載體檔案保存的關鍵場所，也是其保存的主要環(huán)境，因此必須要根據材料特征來選擇庫房，保證庫房的合理性，滿足環(huán)境要求。

新型載體檔案制作材料在保存的過程中必須要選擇帶空調的、全封閉式的庫房，這種庫房可以滿足材料的保管條件，而且能夠對各種存儲條件進行控制。如果存在著條件不允許的情況，那么就應該選擇密封性比較好的庫房，這是選擇庫房的基本要求。不同的材料應該分別進行保管，分庫進行儲存，也就是說非紙質檔案和紙質檔案必須要分開保存，感光材料和磁性材料分開保存，彩色影像和黑白影像分開保存，這樣可以避免揮發(fā)性物質相互之間產生不良的影響。除此之外，對于庫房的地面和內壁，必須要進行特別的處理，不能夠使地面和內壁產生灰塵。但是需要注意的是不能夠利用有著揮發(fā)性氣體的材料來進行庫房的裝修，這樣可以避免氣體之間發(fā)生化學反應，從而使存檔材料的質量下降。

2.2 保持庫房的衛(wèi)生

庫房必須要配有專業(yè)的除塵設備，要定期的安排人員進行清掃，保證庫房無有害氣體、無塵，能夠被檔案的保存提供良好的環(huán)境。庫房必須要禁止吸煙，粘貼禁止吸煙的標志，這樣可以避免煙霧對磁帶或者是膠片產生污染，導致保存材料發(fā)生損壞。

2.3 控制庫房的溫度

不同的材料有著不同的溫度標準，在材料保存的過程中，一定要充分的保證庫房的溫度是符合相關的要求的，以下就是對相關的標準進行詳細的闡述：磁帶：溫度15℃-21℃；相對濕度35%-45%。軟磁盤：的庫房在溫度10℃-50℃；相對濕度20%-80%。硬磁盤通常是隨機存儲，而機房都有空調，溫濕度可參照機房溫濕度標準。光盤的保存溫度在20℃左右，相對濕度50%左右。長期保存的感光材料片，一般要求為：溫度2℃-10℃，相對濕度15%-40%。

3 嚴格選擇包裝材料

包裝材料是和新型檔案制成材料接觸最為密切的物質，可以說是存儲的小環(huán)境和屏障。因此，對包裝材料的選擇必須有嚴格的要求。

3.1 一般包裝材料的要求

檔案包裝材料的要求具有良好的化學穩(wěn)定性，不含有酸性及氧化劑或還原劑。各成分之間不應發(fā)生任何化學作用，并具有一定的機械強度和結構穩(wěn)定性。目前用于包裝的材料主要有紙張、塑料、金屬和木質材料。

3.2 用于膠片的包裝材料

用于膠片的包裝材料不同質地要求不同：紙質材料應選用中性偏堿紙； 塑料包裝物應選用與片基相同性質的塑料物質；金屬包裝材料應選用鋁合金、不銹鋼以及經防腐處理的金屬材料；唱片包裝紙袋，塑料裝具，都不能用有揮發(fā)性物質的材料，以免引起化學腐蝕。唱片的存放柜最好不用木質柜，特別是不要用柏木、松木、樟木等含有揮發(fā)油的木質材料制作的柜架。

3.3 包裝方式的選擇

檔案的包裝方式有開放式、密閉式和全密封式。不論采用哪一種，都要保證防塵、防有害氣體和一定條件的溫濕度。其中密封式有很多的優(yōu)點，但要注意在濕熱情況下，不能只顧密封而不注意觀察濕度的變化。通常情況下，為保證密封袋或柜架中的濕度能控制在一定的范圍內，可放置一些干燥劑和吸潮劑，以控制濕度。

4 適當選擇存放方式

新型載體檔案制成材料在保存過程中，如果存放方式不科學，會造成材料內的相互擠壓，重力不均，載體變形，信息還原失真等，從而影響使用。存放方式通常有兩種：橫放和豎放。磁帶多采用豎放。豎放既方便檢索，又可避免重力作用而使磁帶傾向一邊，影響磁帶正常運轉，也可避免帶基邊緣的損傷。感光膠片無論是卷式還是平片，最好是豎放，以免膠片受壓受潮。如果卷式片一定要平放，必須將片軸架好，以免片軸下部的膠片受壓。

5 結論

新時期企業(yè)核心競爭力的提高與簡單便捷的檔案整理保管方法是密不可分的，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企業(yè)的工作進程，因此必須要將新型檔案的保管工作做好，進行保管方式上的創(chuàng)新，本文的論述還存在著不足，需要進一步的完善，能夠為我國檔案事業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻。

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