探究信息時(shí)代高職院校檔案管理新途徑

莫衛(wèi)霞

[摘 要] 在信息時(shí)代的大環(huán)境下，各行各業(yè)都在廣泛地應(yīng)用信息技術(shù)。高職院校在開展檔案管理工作中，也嘗試將信息技術(shù)應(yīng)用在實(shí)際工作中，有效打破了傳統(tǒng)的管理形式。檔案管理工作對(duì)高職院校的發(fā)展具有重要作用，不僅能體現(xiàn)學(xué)生個(gè)人的發(fā)展，更能表現(xiàn)學(xué)校的實(shí)際發(fā)展以及教師教學(xué)方法的進(jìn)步。高職院校中的檔案管理工作具有重要意義，因此，將在信息時(shí)代下探討高職院校檔案管理的新途徑，以有效發(fā)揮檔案管理工作的最大價(jià)值與作用。

[關(guān) 鍵 詞] 信息時(shí)代；高職院校；檔案管理

[中圖分類號(hào)] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）25-0106-02

檔案管理對(duì)高職院校的發(fā)展具有重要作用，包括對(duì)人才培養(yǎng)質(zhì)量、課堂教學(xué)效率、學(xué)校管理效果等。在信息時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理方法不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，并且檔案管理工作對(duì)社會(huì)的發(fā)展也具有積極的作用，清楚學(xué)生的發(fā)展?fàn)顩r，社會(huì)各行各業(yè)在選擇人才中也會(huì)有一定的根據(jù)。所以，高職院校一定要不斷創(chuàng)新檔案管理工作途徑。

一、信息時(shí)代對(duì)高職院校檔案管理工作的作用

（一）滿足高職院校的實(shí)際發(fā)展需求

高職院校主要的教育目的是為社會(huì)培養(yǎng)具有專業(yè)技能的人才，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)技能型人才的需求越來越大，我國(guó)對(duì)職業(yè)教育的投資力度不斷增大，高職教育也得到不斷的發(fā)展進(jìn)步，同時(shí)，教育規(guī)模不斷增大，院校與企業(yè)的合作也逐漸增加，因此，對(duì)高職院校檔案信息管理工作的要求也越來越高。

在這一環(huán)境下，我國(guó)高職院校中傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的要求，這就需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行有效的改進(jìn)。將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，提升檔案信息化管理的水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的作用最大化，使其能為高職院校的發(fā)展提供有效的信息保證。

（二）滿足高職院校檔案利用的需求

高職院校在進(jìn)行檔案管理中，采用的是傳統(tǒng)的管理方法，注重對(duì)檔案信息的收集與保存，從而忽略了檔案信息的開發(fā)與利用，很多院校在檔案信息保存中都采用紙質(zhì)的方法。檔案信息只要?dú)w檔，便很少有人使用。紙質(zhì)的檔案資料信息并不利于查找，在很大程度上浪費(fèi)了人們的時(shí)間與精力，并且紙質(zhì)檔案信息不能資源共享，無法發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。尤其是人事檔案信息與崗位調(diào)整、教師考核、職稱評(píng)審、人事任免以及工資待遇等有密不可分的聯(lián)系，有較高的使用頻率。如果使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息，會(huì)在很大程度上增加檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)。

信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的運(yùn)用，最大化地發(fā)揮了檔案資料的作用，檔案信息的使用率會(huì)被大大提高，應(yīng)用信息技術(shù)也能使檔案資料得到有效的拓展。當(dāng)下，很多高職院校已經(jīng)建立了學(xué)校內(nèi)部檔案資料信息庫(kù)，使用者能在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行檢索，使其能在短時(shí)間內(nèi)獲取相關(guān)的檔案資料信息，避免浪費(fèi)大量時(shí)間。

（三）有利于高職檔案信息的完整性

檔案資料信息是高職院校發(fā)展的重要資源，無論是學(xué)生檔案還是人事檔案、科研檔案資料信息，對(duì)高職院校的學(xué)生管理以及教師的人事調(diào)動(dòng)甚至科研事業(yè)的發(fā)展都有重要的影響。在傳統(tǒng)的檔案信息管理過程中，相關(guān)的信息資源是以紙質(zhì)形式保存，傳統(tǒng)的保存方法不僅占地空間較大，隨著時(shí)間的增加，會(huì)導(dǎo)致信息資料出現(xiàn)磨損、丟失等現(xiàn)象。利用信息技術(shù)，可以將相關(guān)的檔案信息通過電子文件的方式進(jìn)行保存，使其能在很大程度上提升檔案管理工作的效率，同時(shí)也保證了檔案信息的完整性。

此外，高職院校的學(xué)生來源較為復(fù)雜，這就會(huì)使檔案管理人員在進(jìn)行資料分類中，要有效地將其進(jìn)行整理、歸納，會(huì)非常復(fù)雜。利用信息技術(shù)便能快速進(jìn)行管理，將檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)據(jù)進(jìn)行有效的管理，這便在很大程度上提高了工作人員的效率。

二、高職院校檔案管理存在的問題

現(xiàn)階段，我國(guó)高職院校在開展檔案管理工作中，積極嘗試應(yīng)用高校的檔案管理方法，使其能不斷向規(guī)范化、現(xiàn)代化的檔案管理模式發(fā)展，保證讓學(xué)校更好地發(fā)展。但是，在實(shí)際檔案管理工作開展中依然存在很多問題。下面將進(jìn)一步進(jìn)行分析，我國(guó)高職院校中存在的問題。

（一）缺少完善的設(shè)備

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域。當(dāng)下，有很多高職院校中的檔案管理部門也在應(yīng)用電腦等辦公設(shè)備，但僅僅是錄入檔案目標(biāo)，并沒有有效利用檔案。甚至一些高職院校并沒有為檔案管理部門購(gòu)置相關(guān)的設(shè)備，一般會(huì)使用其他部門用過的設(shè)備辦公，由于電腦配置問題，導(dǎo)致無法安裝較新的管理軟件。同時(shí)有些高職院校依然在通過人工進(jìn)行檔案管理工作，包括對(duì)信息的整理、歸納、記錄等，繁重的工作很容易讓工作人員出現(xiàn)錯(cuò)誤，無法有效提高工作效率，并且經(jīng)常在檢查時(shí)進(jìn)行匆忙整理，這樣便更加增大了失誤，導(dǎo)致檔案管理工作失去了全面性與真實(shí)性。

（二）缺少專業(yè)的管理人員

我國(guó)很多高職院校在開展檔案管理工作中缺少專業(yè)的管理人員，不具備較高的管理水平。一方面，管理人員不具備較高的學(xué)歷。另一方面，缺少專業(yè)的教育。甚至有些院校為了能讓博士、教授等人才留在學(xué)校，會(huì)將他們的子女、配偶等直系親屬分配在檔案管理部門，作為留住人才的條件。這樣的管理人員并不能意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并且檔案管理人員一般很少與校內(nèi)其他部門進(jìn)行交流，不能有效地獲取相關(guān)的信息。另外，檔案管理人員不具備電腦操作水平，不能有效開展檔案管理工作，從而降低了高職院校的檔案管理工作效率。

（三）缺少完善的檔案管理制度

由于高職院校自身發(fā)展的特點(diǎn)，出現(xiàn)了落后的管理手段，并且多樣化的管理人員導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量不同，沒有統(tǒng)一、規(guī)范的制度。例如，在將檔案資料信息進(jìn)行歸檔過程中，缺少標(biāo)準(zhǔn)的材料格式、沒有統(tǒng)一的紙張、不能高效地將檔案進(jìn)行整理。

（四）不具備良好的服務(wù)觀念

高職院校中的檔案管理部門相比較于其他部門而言，是較為封閉、獨(dú)立的部門，缺少與其他部門之間的交流溝通，導(dǎo)致形成較為陳舊、傳統(tǒng)的觀念，不能隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)行不斷的創(chuàng)新。在信息時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理觀念并不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，缺少在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中的應(yīng)變力，無法更好地滿足使用者的需要。

三、信息時(shí)代高職院校檔案管理新途徑

高職院校想要更好地發(fā)展，就要做好檔案管理工作。在實(shí)際開展檔案管理過程中，要徹底轉(zhuǎn)變陳舊的觀念，具有現(xiàn)代化的管理思想，當(dāng)下信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用，如果高校管理工作不能隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)行創(chuàng)新，終究會(huì)被社會(huì)淘汰。只有將信息技術(shù)充分利用在檔案管理工作中，才能保證高職院校在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中長(zhǎng)久、穩(wěn)定地發(fā)展。

（一）加強(qiáng)完善辦公設(shè)備

信息技術(shù)運(yùn)用在高職檔案管理工作中，最重要的便是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)。高職院校在以往的檔案管理工作中，紙質(zhì)的檔案管理并不需要管理技術(shù)與設(shè)備作為支持。但是在信息時(shí)代下，檔案管理工作雖然不需要大量的人力，但是要具備完善的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，將軟件設(shè)備與硬件設(shè)備進(jìn)行有效的結(jié)合，包括掃描儀、電腦等各種軟件，方便檔案信息的保存與利用。高職院校中穩(wěn)定、安全的網(wǎng)絡(luò)能使檔案管理工作有效地開展，院校的相關(guān)管理人員要加大資金的投入力度，使其建設(shè)檔案信息化能最大限度發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。另外，高職院校也可以建設(shè)校園網(wǎng)站，使信息資源能共享，節(jié)省了大量的時(shí)間。

（二）提高管理人員的專業(yè)能力與素質(zhì)

檔案管理人員的能力與素質(zhì)對(duì)高職院校開展檔案信息化管理具有重要的作用，由于當(dāng)下很多高職院校中的相關(guān)檔案管理人員不具備專業(yè)的管理檔案能力，基本上都是由其他部門承擔(dān)這一職責(zé)，導(dǎo)致管理人員并不清楚檔案管理工作的基本嘗試，更加不會(huì)開發(fā)利用檔案。相關(guān)的檔案管理人員不僅要具備較高的專業(yè)能力，還要具備較高的職業(yè)素養(yǎng)以及良好的工作態(tài)度及作風(fēng)。只有保證檔案管理人員的專業(yè)性，才能有效推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。因此，高職院校要加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使他們掌握一定的計(jì)算機(jī)技能，培養(yǎng)他們形成一定的信息化意識(shí)，使其能在一定程度上提高檔案管理能力，提高其工作效率。

（三）制定完善的檔案管理制度

高職院校在開展信息化檔案管理工作中，制定完善的檔案管理制度是基本內(nèi)容。具備完善的管理制度，能約束檔案管理人員的行為，并且在很大程度上提高其檔案管理工作質(zhì)量與效率。首先，高職院校要根據(jù)學(xué)校自身的發(fā)展以及社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)制定相應(yīng)的檔案管理制度，并在實(shí)際發(fā)展中不斷進(jìn)行改善，將責(zé)任落實(shí)到檔案管理部門中的每個(gè)人身上，使檔案管理工作順利開展。其次，制訂好相應(yīng)的檔案管理制度，學(xué)校的管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的規(guī)章制度，保證最大限度發(fā)揮檔案管理的作用。最后，如果相關(guān)的管理人員不能有效地完成工作，或是在工作中出現(xiàn)問題，要按照規(guī)章制度進(jìn)行懲罰，將檔案信息管理制度發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。

（四）具備良好的服務(wù)觀念

高職院校在開展信息化檔案管理工作中，要充分利用檔案信息資源，其對(duì)高職院校的人事管理、教學(xué)等方面都有積極的促進(jìn)作用。要想保證使用者方便、快捷地使用檔案資料，學(xué)?？梢詣?chuàng)建檔案信息網(wǎng)站，并加強(qiáng)對(duì)檔案信息的開發(fā)與利用，然后進(jìn)行各種基礎(chǔ)服務(wù)。將紙質(zhì)的檔案資源轉(zhuǎn)為電子檔案，放入校內(nèi)網(wǎng)站中，以便使用者更好地使用。另外，也可以創(chuàng)建辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，加大檔案信息管理力度，保證信息資源的共享。

綜上所述，將信息技術(shù)運(yùn)用在高職院校檔案管理工作中，無論對(duì)學(xué)校的發(fā)展，還是對(duì)社會(huì)的發(fā)展都有重要的作用。從加強(qiáng)完善辦公設(shè)備、提高管理人員的專業(yè)能力與素質(zhì)、制定完善的檔案管理制度、具備良好的服務(wù)觀念四個(gè)方面進(jìn)行了分析，使其能有效改善檔案管理工作中存在的問題，使高校長(zhǎng)久、穩(wěn)定地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉靜.信息時(shí)代探索高職院校檔案管理新途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（13）：90-92.

[2]趙陽(yáng).信息時(shí)代高職院校檔案管理策略思考[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2015（29）：281.

[3]梁大衛(wèi).信息時(shí)代高職院校檔案管理新途徑[J].中外企業(yè)家，2016（33）：244.

[4]張艷.信息時(shí)代高職院校檔案管理新途徑[J].中國(guó)新通信，2016（2）：57-58.