信息化環(huán)境下的城建檔案管理模式分析

張振東

隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，信息化廣泛普及運(yùn)用，以及現(xiàn)階段我國的工程項(xiàng)目管理水平的不斷提高，在工程建設(shè)項(xiàng)目中對計算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用對檔案管理水平的提高提供了助益。通過對信息化手段的有效利用，提高了對檔案管理工作的管理效率，將檔案管理信息化系統(tǒng)與管理系統(tǒng)進(jìn)行有效結(jié)合，提高了檔案的管理質(zhì)量與服務(wù)水平。

一、城建檔案管理信息化的背景與意義

（一）城建檔案管理信息化的背景

城建檔案管理信息化是指在日常檔案管理工作的過程中，結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)手段以及先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理的一種管理模式。主要工作內(nèi)容有：計算機(jī)技術(shù)與檔案管理自動化、多媒體技術(shù)與檔案信息服務(wù)的多樣性、網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)與檔案信息傳播技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)儲存技術(shù)與檔案信息儲存技術(shù)、數(shù)據(jù)庫建立技術(shù)與檔案信息網(wǎng)絡(luò)組織技術(shù)和虛擬技術(shù)與電子檔案技術(shù)。

（二）城建檔案管理信息化的重要意義

首先，城建檔案管理信息化與現(xiàn)代化進(jìn)程相適應(yīng)。計算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的當(dāng)今社會，對檔案管理工作提高管理效率與服務(wù)質(zhì)量提出了新的要求，促進(jìn)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化與智能化、信息化與網(wǎng)絡(luò)化。其次，城建檔案管理信息化能夠有效保證城建檔案工作的健康可持續(xù)發(fā)展。

二、信息化環(huán)境下城建檔案管理相關(guān)問題分析

（一）硬件管理設(shè)施設(shè)備不夠完備

目前，有的檔案管理部門沒有配備信息化管理模式的檔案管理設(shè)施、設(shè)備，對檔案的收集、管理、查閱利用都是實(shí)行手動的管理方法，不能實(shí)行管理、查詢信息化、自動化，不能提高檔案管理質(zhì)量與檔案服務(wù)效率。

（二）檔案管理軟件建設(shè)工作不完善

目前，檔案管理的軟件種類較多，功能參差不齊，而且各有各的特點(diǎn)，在選擇檔案管理軟件時，必須注意一些問題：

首先，利用軟件進(jìn)行管理，目的不僅是為了進(jìn)行檔案信息管理的便捷性，更多的是需要能及時針對管理平臺進(jìn)行及時的維護(hù)與升級。

其次，注重高效性原則。軟件管理系統(tǒng)必須具備較快的反映速度，滿足查詢以及操作的需求。軟件必須規(guī)范，應(yīng)當(dāng)符合國家以及環(huán)保等行業(yè)的相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，軟件應(yīng)當(dāng)通過國家的認(rèn)定。行業(yè)或地區(qū)間相統(tǒng)一原則，一個行業(yè)或一個地區(qū)應(yīng)當(dāng)盡可能的用同一種管理軟件，便于統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一技術(shù)、統(tǒng)一服務(wù)，另外，還要注意經(jīng)濟(jì)性原則，即確保檔案管理工作的投資與回報成正比。

（三）檔案管理人員的綜合能力有待提升

檔案管理信息化就是要求檔案管理工作者利用現(xiàn)代化設(shè)備與信息化技術(shù)來對檔案進(jìn)行分類管理。而一個真正優(yōu)秀的城建檔案管理人員既要懂檔案管理，又要懂建筑工程知識還要懂計算機(jī)操作等，這就要求檔案管理工作人員積極發(fā)揮主觀能動性，主動掌握新的檔案管理業(yè)務(wù)知識，加強(qiáng)對檔案管理的操作管理能力。

三、信息化環(huán)境下城建檔案管理實(shí)施措施

（一）提高城建檔案信息化意識

城建檔案管理部門要有發(fā)展理念，轉(zhuǎn)變觀念、開拓創(chuàng)新，提高職工隊伍素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化與現(xiàn)代化相統(tǒng)一，提高城建檔案管理整體水平，滿足新形勢下政府有關(guān)部門及社會大眾對城建信息的日益增長需要，進(jìn)一步發(fā)揮城建檔案的作用價值，提升城建檔案事業(yè)的作用地位，提高城建檔案影響力。

（二）強(qiáng)化城建檔案信息化建設(shè)

首先，提高檔案建設(shè)管理的數(shù)字化建設(shè)規(guī)范，將工程檔案的紙質(zhì)文件以及聲像文件等采用掃描等技術(shù)輸入到檔案管理的信息化數(shù)據(jù)庫，這些電子文件的掃描與建立，經(jīng)過檔案管理工作者的系統(tǒng)化組織，最終形成具有一定系統(tǒng)性的完整的檔案信息資源庫。其次，加強(qiáng)對文件檔案的網(wǎng)站信息建設(shè)。城建檔案信息庫的建設(shè)依托于公共網(wǎng)站的有效建設(shè)，通過網(wǎng)頁以及連接的方式對檔案的使用與管理進(jìn)行規(guī)劃。

（三）加強(qiáng)文件檔案儲存數(shù)據(jù)化

實(shí)現(xiàn)城建檔案管理工作的信息化的主要方法是在對城建檔案進(jìn)行整理后，通過一定的設(shè)備將所有城建檔案相關(guān)的文獻(xiàn)檔案數(shù)字化。并將城建檔案文件中的相關(guān)檔案信息與圖像資料等進(jìn)行有效的結(jié)合，對文件進(jìn)行分門別類的收集與整理工作。

（四）建立完善的管理體系

在信息化背景下計算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)安全對檔案管理儲存模式的安全性存在著一定的威脅，導(dǎo)致信息泄露的主要手段有黑客入侵、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)被篡改以及計算機(jī)的病毒等，針對這種現(xiàn)象對建筑檔案信息的安全管理就成為了檔案管理活動的重中之重，采用一定的科技手段，提高網(wǎng)絡(luò)安全管理安全性：

首先，有紙化和無紙化相結(jié)合。對電子文檔進(jìn)行及時的歸檔整理，以確保工程建設(shè)檔案信息能夠被有效、完整的保存。其次，計算機(jī)檔案管理者要充分利用檔案管理的科學(xué)技術(shù)管理手段，設(shè)置一定的訪問權(quán)限，對檔案公開性進(jìn)行分類，在保證信息能夠被合理安全的使用的前提下，開放資源。再次，做好數(shù)據(jù)庫備份工作，保證信息安全。應(yīng)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)做到定期進(jìn)行備份。對比較大的數(shù)據(jù)庫采用雙機(jī)備份，多介質(zhì)多份備份、異地備份。要建立備忘記錄。

四、總結(jié)

總而言之，城建檔案管理信息化的進(jìn)步是時代進(jìn)步與城建檔案建設(shè)的發(fā)展步調(diào)相一致的，檔案管理原理對城建檔案管理信息化具有積極的指導(dǎo)作用，檔案管理工作的發(fā)展要適應(yīng)于現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，檔案管理者要充分學(xué)習(xí)檔案管理原理中的科學(xué)理論指導(dǎo)來進(jìn)行檔案管理工作，重視對檔案資源的管理與開發(fā)，以提高檔案管理工作的效率，減少檔案管理過程中造成的資源損失，以維護(hù)我國的經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化建設(shè)。