檔案管理轉(zhuǎn)型研究的思考

王釗

檔案信息在信息資源中占有重要地位，主要記錄著大量的原始信息，有利于維系社會(huì)時(shí)空性與聯(lián)系性，檔案信息要想為人民大眾提供更全面更系統(tǒng)的服務(wù)，則需轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，逐步淘汰傳統(tǒng)意義上的“實(shí)體管理”，而成為“信息管理”模式，主要依靠綜合檔案館與內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)，全面收集社會(huì)檔案信息，以及存在于不同系統(tǒng)不同行業(yè)的檔案管理信息，逐步建設(shè)完成一個(gè)相對(duì)完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將大量的檔案信息集中于此。要想達(dá)到這一目標(biāo)，則要求檔案管理部門應(yīng)用最新技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)服務(wù)模式的創(chuàng)新，有利于全面推進(jìn)檔案管理工作與檔案事業(yè)發(fā)展。

一、社會(huì)信息化視角下檔案管理轉(zhuǎn)型的闡述

檔案管理要想淘汰傳統(tǒng)管理模式，將全社會(huì)的檔案信息集中在一起，創(chuàng)建大信息時(shí)代，從而實(shí)現(xiàn)更加全面更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，就需掌握社會(huì)信息化模式下的檔案管理內(nèi)涵，基于社會(huì)信息化視角下的檔案管理轉(zhuǎn)型就是把存在于全社會(huì)不同領(lǐng)域、不同行業(yè)的信息集中在一起。但依據(jù)當(dāng)前的實(shí)際情況來分析，我國(guó)的檔案信息資源分布較廣，不同信息也缺乏必要的聯(lián)系，出現(xiàn)了信息孤島。我國(guó)規(guī)定，檔案管理部門只負(fù)責(zé)管理一級(jí)部門的檔案和有代表意義的二、三級(jí)部門檔案，導(dǎo)致大量的檔案信息不能進(jìn)入檔案館，造成了信息資源浪費(fèi)的現(xiàn)象，信息不能實(shí)現(xiàn)全覆蓋。在社會(huì)信息化要求下實(shí)現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)型則需依據(jù)大眾對(duì)信息的需求，應(yīng)用當(dāng)前信息技術(shù)手段，將存在于全社會(huì)的信息資源集中在一起，達(dá)到檔案信息的全覆蓋，創(chuàng)建應(yīng)用數(shù)字化的檔案信息服務(wù)，分不同階段將大量的社會(huì)檔案信息集中在一起，從而將更全面更優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)提供給人民，逐步形成科學(xué)化、規(guī)范化、合理化的管理模式。應(yīng)用信息化手段實(shí)現(xiàn)檔案管理有著一定的特點(diǎn)，并不是通過信息管理來使信息發(fā)揮更大的作用，沒有認(rèn)識(shí)到檔案實(shí)體的作用。實(shí)現(xiàn)社會(huì)信息化檔案管理，要認(rèn)真落實(shí)不同部門的管理職能，依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立互動(dòng)性強(qiáng)、廣泛交流的平臺(tái)，逐步淘汰傳統(tǒng)意義的服務(wù)模式，順應(yīng)大眾需求，開展更為廣泛的服務(wù)，建立分布式數(shù)據(jù)庫(kù)，積極收集大眾的檔案信息需求，提供個(gè)性化服務(wù)。

二、 社會(huì)信息化視角下檔案管理轉(zhuǎn)型的內(nèi)容

在社會(huì)信息化發(fā)展下實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變是一個(gè)長(zhǎng)期任務(wù)，要求耗費(fèi)一定的人力物力，檔案工作才能順利開展。基于社會(huì)信息化的檔案管理模式的轉(zhuǎn)變是一個(gè)不斷發(fā)展的過程，在信息技術(shù)的不斷發(fā)展中，用戶的需求也出現(xiàn)了千差萬別的變化。所以，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變主要依靠數(shù)字化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效集中檔案信息，不但要集中、處理、加工大量的信息，而且還需進(jìn)一步創(chuàng)建全國(guó)性的檔案信息服務(wù)中心。

（一）要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。要想進(jìn)一步開拓現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)渠道，則需大力應(yīng)用數(shù)字檔案，不受時(shí)空限制。檔案信息數(shù)字化就是利用數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)，將紙質(zhì)文件、音像文件等轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，形成檔案數(shù)字信息庫(kù)。檔案信息數(shù)字化主要內(nèi)容涉及目錄信息與全文信息的數(shù)字化。一是目錄信息數(shù)字化，這在檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換中發(fā)揮著重要作用。只有具備有序的目錄信息，才能做到科學(xué)管理檔案與分類，有利于大眾在應(yīng)用檔案時(shí)準(zhǔn)確及時(shí)找到檔案。有利于推動(dòng)檔案管理的轉(zhuǎn)型。二是全文信息的數(shù)字化，檔案管理部門發(fā)揮掃描技術(shù)的作用，轉(zhuǎn)變卷宗內(nèi)容為影像信息，利用文字識(shí)別技術(shù)轉(zhuǎn)變影像的格式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)當(dāng)中。然后，再根據(jù)不同大眾的需求，對(duì)其進(jìn)行分類和整理，大眾可以在館內(nèi)查詢也可以在網(wǎng)上檢索，從而實(shí)現(xiàn)有步驟有重點(diǎn)地開展檔案數(shù)字化工作。

（二）要完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)渠道。檔案信息服務(wù)應(yīng)該依靠互聯(lián)網(wǎng)，建立本地區(qū)的檔案局域網(wǎng)。進(jìn)一步設(shè)立檔案門戶網(wǎng)站，明確所在省份的省級(jí)檔案館為中心，集中當(dāng)?shù)貦n案信息資源，達(dá)到資源共享，提供“一站式”服務(wù)。大眾在利用信息時(shí)可以登陸門戶網(wǎng)站，點(diǎn)擊相關(guān)鏈接，從而找到自己需要的信息。這種管理模式不但有利于提供更加廣泛的服務(wù)，而且保證將真實(shí)安全的信息提供給大眾。再有，檔案管理部門還可以利用檔案微博與微信，將掌握的檔案信息及時(shí)公布給民眾，實(shí)現(xiàn)與民眾的合理交流，掌握民眾的檔案信息需求狀況，從而確定信息專題，將經(jīng)過處理的檔案信息公之于眾。

（三）要完善數(shù)字檔案的社會(huì)功能和管理功能。檔案館要建立數(shù)字化的檔案館，并充分發(fā)揮其社會(huì)和管理功能。數(shù)字化的檔案館社會(huì)功能主要是突出其社會(huì)服務(wù)性，要通過網(wǎng)絡(luò)獲取更多的有效信息，并將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，保存大量的電子文件和數(shù)字檔案豐富館藏。

總之，社會(huì)信息化視角下檔案管理轉(zhuǎn)型是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、持續(xù)的過程。檔案管理的轉(zhuǎn)型不僅需要國(guó)家對(duì)檔案信息化建設(shè)的扶持，出臺(tái)相關(guān)的法律法規(guī)、政策來提升檔案工作的地位，還需要檔案管理部門、檔案研究人員等相關(guān)各界要充分認(rèn)識(shí)到信息化給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，認(rèn)識(shí)到當(dāng)前實(shí)施檔案管理轉(zhuǎn)型是必然趨勢(shì)，大力推動(dòng)檔案管理的轉(zhuǎn)型，不斷探索檔案管理轉(zhuǎn)型的新路徑，推進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的繁榮發(fā)展。