淺析新形勢下人才市場人事檔案的管理

王月

隨著信息化的快速發(fā)展，人才市場人事檔案管理工作也面臨著諸多問題，制約著人才市場檔案管理工作的順利開展，人事檔案是記載人才信息的重要載體，它能反映了個人的基本信息，是企業(yè)進行人員考察、選擇人才的參考依據(jù)。因此，人才市場檔案管理工作也要隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展不斷更新，以適應新時期下人事檔案管理工作的需要。

一、目前人才市場檔案管理工作存在的主要問題？

目前，人才市場的檔案反映人才綜合素質(zhì)信息的重要載體，也是滿足社會各界需求人才最重要的信息依據(jù)。雖在管理中摸索出了一套適宜自身的檔案管理機制，但還是存在不少問題，主要表現(xiàn)如下。

1.人才市場檔案的真實性模糊

人才市場檔案的材料中都含有相關經(jīng)歷的證明和意見，但是卻沒有要求個人或者填寫單位提供其真實性的依據(jù)。還有些人通過假的學歷信息進入人才市場，自身卻沒有具備與之相應的工作水平，造成了人才市場綜合實力的下降。在記錄期間，由于沒有有效的檢驗真實性的途徑，許多人事檔案的錄入大多依靠相關人員的主觀判斷，由此帶來了許多消極結果。

2.管理手段相對較滯后

在信息化快速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡信息化也廣泛的應用在檔案管理工作中，極大的提高了檔案管理工作的綜合水平。但在人才市場人才檔案管理中，由于各方面的原因，部分人才市場依然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，在檔案管理方面使用手工操作及簡單的分類管理方法，這就使得在查找檔案信息時很難做到快速準確。另外，學校專業(yè)類型不同，人才分類也各不相同，而檔案管理工作中，沒有有效的進行信息分類，這就使得信息查詢方面顯得力不從心，無法及時有效的提供信息服務。

3.檔案管理水平低，信息技術應用有待加強？

隨著高校辦學規(guī)模不斷擴大，人才隊伍人數(shù)的日益壯大，人事檔案的數(shù)量成倍增長，導致檔案管理任務重，頭緒多，工作量大，檔案查、借閱頻繁。隨著信息技術、網(wǎng)絡技術的普及，人事檔案管理中也增加了硬件投入，但由于管理人員的計算機能力有限，管理軟件投入跟不上，導致很多管理工作仍停留在手工操作階段，計算機僅僅是打印和上網(wǎng)的工具，對人事檔案管理水平的提高沒有任何幫助。

二、做好新形勢下人才市場檔案管理工作的創(chuàng)新舉措？

綜上所述，目前，人才市場檔案管理工作應緊跟時代發(fā)展脈博，在新的形勢下，加大管理創(chuàng)新，更新工作措施，發(fā)揮出更大更多的檔案信息資源優(yōu)勢，為社會各界提供高效優(yōu)質(zhì)的服務。

1.加強檔案管理現(xiàn)代化水平配置配備

落后的檔案管理手段和方法已不能滿足現(xiàn)階段人才市場發(fā)展需要，必須加大投入，在硬件達標的基礎上，重點落實軟件建設，把電子檔案建設作為工作重心。電子檔案具備一般檔案的本源性、回溯性等基本特性，還具易存儲、容量大、易傳輸?shù)刃绿匦浴Ｒ虼?，只有加快普及計算機及網(wǎng)絡化應用，逐步由傳統(tǒng)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，培養(yǎng)與之相配的管理隊伍，在設備、技術、軟件、人員等方面實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，人事檔案才能更加有效地為高校的教學、科研、管理服務。

2.加強檔案管理工作的科學規(guī)范化

科學規(guī)范化管理人才市場的檔案管理，是檔案信息資源優(yōu)勢最大發(fā)揮的重要基礎。一是對檔案房的案卷組織定期梳理，本著去糟取精原則，按照相互關聯(lián)重新組卷保留下的案卷資料，并編寫裝訂成冊，保證案卷頁碼和卷內(nèi)目錄一一對應，做到日后調(diào)檔利用方便又及時完成歸檔程序；二是及時填充完善檔案內(nèi)容。要嚴格執(zhí)行《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，結合本地人才市場實際情況，制定出適宜自身管理的相應制度，特別要注意收集人才近期在論文發(fā)表、培訓進修和科研成果等體現(xiàn)實踐能力等方面的材料補充進檔案，從而更加全面客觀地反映出人才的綜合素質(zhì)。

3.加強檔案管理工作者的綜合素質(zhì)培養(yǎng)

隨著知識的日新月異，新技術的層出不窮，學校檔案工作對檔案人員提出了更多的新要求。因此，對于人事檔案管理工作人員要主動、積極提高自身的素質(zhì)，不斷拓展知識面以適應發(fā)展的步伐。比如可以根據(jù)檔案工作者不同的層次、不同的需求，按需施教，安排他們進行不同形式的再繼續(xù)教育。同時還可以選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事人事檔案管理領導，以身作則的帶動其他工作人員素質(zhì)的提高。

4.進一步做好檔案管理工作的信息深度開發(fā)

如何利用計算機技術對人事檔案進行信息存儲、檢索，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要議題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化。同時，在規(guī)定相應使用權限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機制。如此一來，不僅能增強全體職工的檔案意識，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定信息基礎。

結束語

新形勢下，做好檔案管理工作不僅能夠適應人才市場人事檔案管理工作自身發(fā)展的需求，而且對于提高人才市場檔案管理水平和人事檔案服務質(zhì)量具有重要的作用。要抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創(chuàng)新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應有的貢獻。