探究計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

張雷+張正斌

摘 要： 在信息化不斷發(fā)展的大環(huán)境下，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為了生產(chǎn)生活中不可或缺的重要組成部分。在社會(huì)工作之中，人們對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的依賴性也在日益增加，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于辦公自動(dòng)化中不僅是時(shí)代發(fā)展需求，同時(shí)也是企業(yè)發(fā)展，企業(yè)工作人員實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的重要條件。以下，本文就對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中應(yīng)用的意義進(jìn)行了分析，同時(shí)對(duì)幾點(diǎn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的具體應(yīng)用進(jìn)行了粗略探討。

關(guān)鍵詞： 計(jì)算機(jī)技術(shù)；應(yīng)用；辦公自動(dòng)化

近年來，在社會(huì)生產(chǎn)過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)幾乎在各行各業(yè)之中得到了全面應(yīng)用，并對(duì)人們的生活方式與工作方式帶來了翻天覆地的變化。在日常辦公過程中，人們借助計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行信息處理，溝通交流，日常工作開展。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，加快了信息的溝通，為辦公、決策提供更快速準(zhǔn)確的依據(jù)。辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動(dòng)化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域。在行政機(jī)關(guān)中，大都把辦公自動(dòng)化叫做電子政務(wù)，企事業(yè)單位就都叫OA，即辦公自動(dòng)化。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用的意義

1.1 極大的提升了辦公效率

對(duì)于企業(yè)員工來說，計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公過程中的應(yīng)用，極大的提升了辦公效率。辦公室工作中，有許多繁瑣的文字材料與數(shù)據(jù)需要進(jìn)行編寫、匯總等，如果僅靠人工進(jìn)行編寫與統(tǒng)計(jì)，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力。而計(jì)算機(jī)辦公軟件的應(yīng)用，如WORD、EXCEL等，則快速、準(zhǔn)確的實(shí)現(xiàn)了工作開展，無論是以書面形式還是電子文檔形式，都極大的降低了工作時(shí)間，提高了工作的準(zhǔn)確性，也更方便修改與傳遞。從另一個(gè)角度分析，計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公中的應(yīng)用，增加了企業(yè)員工之間的合作與交流，各部門、各位員工之間可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)更加快速、準(zhǔn)確的進(jìn)行信息溝通以及資源共享，如使用QQ、MSN等通訊工具，實(shí)現(xiàn)了協(xié)同工作，極大的提升了辦公效率。

1.2 有效節(jié)約企業(yè)成本

將計(jì)算機(jī)技術(shù)合理應(yīng)用于辦公自動(dòng)化中，對(duì)于企業(yè)來說，可以極大的節(jié)約辦公成本，同時(shí)也為社會(huì)節(jié)約了資源。傳統(tǒng)的辦公室工作中，對(duì)工作人員的工作能力與工作量都有較大要求，而借助計(jì)算機(jī)設(shè)備資源共享與維護(hù)，實(shí)現(xiàn)辦公無紙化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)提升工作效率，有效的節(jié)省了人力資源成本。在現(xiàn)代辦公信息不斷增加的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境之下，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)既有效的節(jié)約了企業(yè)成本，節(jié)約人力資源，同時(shí)有效提升了工作質(zhì)量，也能更好的規(guī)避因人為失誤造成的不必要損失。

1.3 創(chuàng)造更有條理的辦公環(huán)境

傳統(tǒng)辦公環(huán)境下，企業(yè)員工受到了環(huán)境以及空間限制，工作負(fù)擔(dān)重，心理壓力較大，而計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公系統(tǒng)中的應(yīng)用，則可以有效的改善辦公環(huán)境。辦公人員借助計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行工作分配，對(duì)工作情況，工作結(jié)果進(jìn)行有效溝通，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，報(bào)表整理，員工之間的的信息交流更便捷，交流更順暢，從而有效的緩解了緊張的辦公氛圍，提升工作效率。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

2.1 應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)根據(jù)服務(wù)對(duì)象的不同可以分為：（1）局域網(wǎng)（LAN）；（2）城域網(wǎng)（MAN）；（3）廣域網(wǎng)（WAN）。在辦公自動(dòng)化中，局域網(wǎng)（LAN）應(yīng)用，將一個(gè)部門或一組群體組建成為一個(gè)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，通過多種通信網(wǎng)絡(luò)子系統(tǒng)和相應(yīng)通訊技術(shù)，對(duì)話言、數(shù)據(jù)、圖像等信息進(jìn)行接收、存儲(chǔ)、交換等功能。借助網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，能提高相互交流的效率，提高信息共享、人員交流的有效性。與此同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)這種共享與交流的作用，可以有效的避免因企業(yè)工作人員之間信息傳輸錯(cuò)誤而造成的損失，達(dá)到節(jié)約信息傳輸成本，提高信息準(zhǔn)確度的作用。除此之外，網(wǎng)絡(luò)通信功能通過強(qiáng)大的交流、收集、共享等特點(diǎn)，為企業(yè)所構(gòu)建的信息平臺(tái)，可以簡(jiǎn)化辦公自動(dòng)化工作流程，對(duì)各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)做到合理準(zhǔn)確的利用，從而為企業(yè)發(fā)展決策提供依據(jù)，促進(jìn)現(xiàn)代化企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

2.2 應(yīng)用計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程信息傳輸技術(shù)

一臺(tái)計(jì)算機(jī)、一個(gè)內(nèi)置或外置、一條電話線、如需要傳真還需要一條傳真機(jī)，這些硬件可以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)距離信息傳統(tǒng)技術(shù)。在辦公自動(dòng)化中，對(duì)遠(yuǎn)距離信息的傳輸可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的遠(yuǎn)程信息傳輸技術(shù)。辦公自動(dòng)系統(tǒng)中安裝BWV軟件，結(jié)合具體工作，對(duì)傳真機(jī)進(jìn)行有效利用，從而對(duì)遠(yuǎn)程信息進(jìn)行快速傳輸，達(dá)到文字與表格的快速轉(zhuǎn)換以及傳真的有效收發(fā)。具體來說，計(jì)算機(jī)的遠(yuǎn)距離傳輸技術(shù)可以通過對(duì)傳真收發(fā)命令的執(zhí)行，使文件存儲(chǔ)為傳真形式，處于接收狀態(tài)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的自動(dòng)接收。除此之外，在電話線被拔出，網(wǎng)絡(luò)不暢通情況下，BWV軟件仍然可以支持計(jì)算機(jī)之間的信息傳輸，通過簡(jiǎn)單的操作步驟，實(shí)現(xiàn)較快的傳輸速度，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的高效應(yīng)用。

2.3 應(yīng)用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)技術(shù)

在日常辦公過程中，經(jīng)常會(huì)有工作人員出現(xiàn)誤刪數(shù)據(jù)、操作失誤等問題。而計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)據(jù)備份技術(shù)則可以對(duì)這些常見的失誤問題進(jìn)行數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)，從而有效的減少因失誤問題造成的損失。通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)技術(shù)，自動(dòng)掃描電腦中的個(gè)人數(shù)據(jù)如doc、txt、pdf等后綴文件的文件平，甚至包括QQ等存檔文件，可以備份文件并自動(dòng)上傳到網(wǎng)絡(luò)硬盤，通過設(shè)置備份頻率，采用增量備份，在發(fā)生意外情況下，就可以查看歷史備份記錄。當(dāng)存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)故障，無法存諸情況下，可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，對(duì)當(dāng)天丟失的數(shù)據(jù)日志備份進(jìn)行恢復(fù)。通過有針對(duì)性的恢復(fù)操作，使辦公自動(dòng)化中的存諸數(shù)據(jù)更安全。

三、結(jié)語

綜上所述，在辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)于提高辦公人員工作效率，簡(jiǎn)化工作流程，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益等都有著非常積極的作用。因此，在實(shí)際應(yīng)用中，應(yīng)在辦公自動(dòng)化各個(gè)環(huán)節(jié)之中，合理應(yīng)用不同的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將軟件硬件有效結(jié)合，針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)據(jù)備份功能、遠(yuǎn)程傳輸、共享等技術(shù)，推進(jìn)辦公自動(dòng)化快速發(fā)展，進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力?！?