試析當(dāng)今檔案管理模式變化

徐昆明

摘 要：隨著人類社會(huì)全面進(jìn)入信息時(shí)代，大數(shù)據(jù)時(shí)代正沖擊著全世界，傳統(tǒng)檔案變成了電子檔案，由此引起了檔案保存、管理和利用等一系列管理工作方式和工作內(nèi)容的改變。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，對檔案管理的模式與變化形式進(jìn)行研究，對保護(hù)檔案資源十分有利。優(yōu)化檔案管理流程，對檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行優(yōu)化，從數(shù)據(jù)中發(fā)掘有利信息，可以使檔案管理工作得到促進(jìn)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；管理模式；檔案

一、 檔案管理理論體系的變化

大數(shù)據(jù)時(shí)代，各類數(shù)據(jù)不斷增加，檔案從傳統(tǒng)形式轉(zhuǎn)變成電子形式后，其保密、借閱、分類和檢索頁發(fā)生了巨大的改變。檔案管理工作如果依然采用傳統(tǒng)的方法，顯然是不能滿足現(xiàn)有的管理要求的。這就要求檔案管理相關(guān)工作的從業(yè)人員轉(zhuǎn)變觀念，重新認(rèn)識(shí)檔案管理工作。

（1）具備大數(shù)據(jù)觀

數(shù)據(jù)的海量激增標(biāo)志著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，數(shù)據(jù)的增長速度是我們用手寫筆記的的方法無法完成的。傳統(tǒng)的檔案管理辦法既然無法滿足時(shí)代的要求，我們就要探尋新的數(shù)據(jù)管理辦法。大數(shù)據(jù)定義下的數(shù)據(jù)分析與整理不是盲目隨機(jī)的，沒有捷徑可以選擇，而是全面的數(shù)據(jù)分析與整理，大數(shù)據(jù)使得每一個(gè)數(shù)據(jù)的存在都有意義。

（2）進(jìn)一步提高檔案開放度

開發(fā)檔案時(shí)當(dāng)代檔案管理的發(fā)展趨勢。要在樹立正確觀念的同時(shí)，準(zhǔn)確把握檔案開放的實(shí)質(zhì)。實(shí)施檔案開放必須確立開放檔案的范圍、明確開放檔案的對象、簡化利用手續(xù)，同時(shí)，還需要建立和健全開放檔案的利用管理制度，具體規(guī)定開放檔案的利用要求、利用方式、利用手續(xù)以及復(fù)制、公布等事項(xiàng)。如此，檔案開放工作才能真正有利于社會(huì)進(jìn)步，有利于加快我們政治民主化進(jìn)程，促進(jìn)現(xiàn)代檔案自身的發(fā)展和各項(xiàng)業(yè)務(wù)的建設(shè)。

（3）強(qiáng)化大檔案觀

大數(shù)據(jù)技術(shù)為數(shù)據(jù)管理提供服務(wù)，秉持著一切數(shù)據(jù)皆有用的思想，強(qiáng)調(diào)對數(shù)據(jù)的重視。大數(shù)據(jù)技術(shù)為數(shù)據(jù)管理提供服務(wù)，秉持著一切數(shù)據(jù)皆有用的思想，強(qiáng)調(diào)對數(shù)據(jù)的重視。大檔案觀則強(qiáng)調(diào)的是將一切數(shù)據(jù)視為檔案。檔案是人類生活的真實(shí)反應(yīng)，是人類智慧的結(jié)晶。這些數(shù)據(jù)從社會(huì)生活的各個(gè)方面以及各個(gè)階層產(chǎn)生。

（4）做大平臺(tái)

互聯(lián)網(wǎng)思維方式之下，各個(gè)行業(yè)都在謀求新的發(fā)展，構(gòu)建新的平臺(tái)。只有占有平臺(tái)，才能對可供收發(fā)的信息進(jìn)行發(fā)布與收集整理。信息資源豐富才能更好地吸引客戶。用戶的支持可以保證行業(yè)的良性發(fā)展。大量數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，使得傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理工作滯后于時(shí)代的發(fā)展。 引用大數(shù)據(jù)技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，建設(shè)科學(xué)的管理模式。大平臺(tái)建設(shè)可以使操作便捷、服務(wù)高效。

二、 檔案數(shù)據(jù)資源體系的變化

檔案管理部門最大的工作優(yōu)勢是擁有客觀的館藏資源。當(dāng)信息以爆發(fā)的方式產(chǎn)生，大數(shù)據(jù)時(shí)代作為檔案被保存下來的資料也就越來越多。當(dāng)檔案內(nèi)容不是缺，而是過于豐富時(shí)，數(shù)據(jù)采集的方式也就有了新的變化，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是檔案數(shù)據(jù)的來源更廣。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)更多地體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化、平民化、社會(huì)化的特征。當(dāng)暴漲的網(wǎng)民數(shù)量涌入互聯(lián)網(wǎng)，從而產(chǎn)生無法計(jì)算的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)成為檔案的主要數(shù)據(jù)來源。二是檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)容更豐富。大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)據(jù)產(chǎn)生特點(diǎn)，都是十分迅猛的。檔案數(shù)據(jù)的類型開始出現(xiàn)多樣化的特點(diǎn)，有聲像、實(shí)物、紙質(zhì)等幾種類型。信息化變革使得電子檔案及時(shí)出現(xiàn)。未來的數(shù)據(jù)管理，將出現(xiàn)種類繁多、由非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)占據(jù)主要比例的發(fā)展趨勢。同時(shí)，也會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值密度地的特點(diǎn)。檔案作為真實(shí)的記錄，可以真實(shí)地反應(yīng)一段時(shí)期的某一個(gè)方面的特點(diǎn)，顯示出較高的價(jià)值。大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)的處理速度更快。隨著管理進(jìn)程的加快，人工檔案管理的模式已經(jīng)不能夠適合時(shí)代的需要，新的管理模式真在走進(jìn)檔案管理工作。三是檔案數(shù)據(jù)的收集方式多樣。無論有多大的信息量，在沒有歸類整理之前，都不能稱之為檔案，不作為檔案保存，就不能發(fā)揮數(shù)據(jù)的作用。檔案服務(wù)工作以數(shù)據(jù)收集為第一工作要?jiǎng)?wù)。采用新的數(shù)據(jù)收集方法，可以及時(shí)把握數(shù)據(jù)的變化動(dòng)態(tài)，借助于發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，充分計(jì)算，幫助檔案管理者進(jìn)行科學(xué)分析。

三、檔案利用服務(wù)體系的變化

作為真實(shí)的歷史記錄，檔案被悉心保存。我們的目標(biāo)是要通過檔案管理維護(hù)國家利益，為百姓服務(wù)。同時(shí)，檔案管理工作能夠滿足社會(huì)的服務(wù)需求。檔案服務(wù)工作，將會(huì)朝著多元化、社會(huì)化方向發(fā)展。以客戶個(gè)性、企業(yè)、差異化需求為導(dǎo)向。提供更加周到的服務(wù)。因此，檔案利用工作在服務(wù)的各個(gè)方面都會(huì)產(chǎn)生新的變化：首先是檔案服務(wù)對象發(fā)生改變。在社會(huì)安定的發(fā)展時(shí)期，國家更重視民生檔案的建立。檔案內(nèi)容向平民化發(fā)展，目的是要服務(wù)市民和城市發(fā)展。為智慧城市的建設(shè)服務(wù)、為建設(shè)新農(nóng)村服務(wù)，將檔案管理工作的服務(wù)范圍更廣地延伸。其次是檔案服務(wù)內(nèi)容發(fā)生改變。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作要深入人心。對客戶的行為更加關(guān)注。對用戶的信息查詢、身份登記、搜索方法，利用數(shù)據(jù)分析結(jié)果得到用戶需要的數(shù)據(jù)提煉以及規(guī)律總結(jié)，大數(shù)據(jù)技術(shù)通過各種信息的綜合處理能力，滿足社會(huì)個(gè)體的要求，為大檔案目標(biāo)服務(wù)。對檔案內(nèi)容中特定問題的分析，可以使檔案服務(wù)內(nèi)容更加精細(xì)化。

第三是檔案服務(wù)方式發(fā)生改變。發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)時(shí)代開創(chuàng)了大數(shù)據(jù)時(shí)代新的服務(wù)模式。無論是問題咨詢還是解決實(shí)際問題，都可以通過網(wǎng)絡(luò)，從網(wǎng)站的信息欄取得與檔案館的聯(lián)系。接受用戶表達(dá)的訴求，通過在線傳輸，解決用戶的問題。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，開啟了檔案管理的新的服務(wù)模式。

結(jié)語：

綜上所述，通過大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的應(yīng)用，促使當(dāng)今檔案管理的模式發(fā)生深刻的變革，樹立正確的管理觀念，可以使檔案管理工作更加規(guī)范、有序，同時(shí)也使檔案資料管理更為安全、規(guī)范。

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