加強國有農場會計檔案管理的思考

呂海東

摘要：新形勢下，由于國內外經濟發(fā)展形勢的瞬息萬變，經濟活動的不確定性，導致企業(yè)在改制、兼并重組、案件訴訟等事項中須用到會計歷史資料，這對企業(yè)會計檔案管理工作提出了更高要求，會計檔案管理的好壞將直接影響能否準確及時提供歷史會計資料，從而影響企業(yè)的經濟活動。筆者結合墾區(qū)國有農場會計檔案管理情況，剖析目前會計檔案管理存在的問題，并提出科學的管理措施和辦法，為提高企業(yè)經濟管理水平提供借鑒。

關鍵詞：會計檔案；現(xiàn)狀分析；研究對策

隨著我國經濟社會的快速發(fā)展以及信息技術的廣泛應用，會計檔案的內容范圍、承載形式、管理手段、利用方式等均發(fā)生了較大變化，原《會計檔案管理辦法》已無法滿足經濟社會發(fā)展的需要。財政部、國家檔案局于2015年12月聯(lián)合發(fā)布了修訂后的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》），這是繼國家1998年8月修訂后的第二次全面修訂。修訂后的《管理辦法》共31條，其變化總結為“三完、一增，二調”?！叭辍保赐晟茣嫏n案的定義和范圍，完善會計檔案銷毀程序，完善會計檔案出境的管理要求；“一增”，即增加并明確電子會計檔案的管理要求；“二調”，即調整會計檔案向單位檔案管理機構移交的期限，調整會計檔案的定期保管期限等等。新《管理辦法》實施一年來，各行各業(yè)在會計檔案管理上發(fā)生了根本性改變，取得了較好的成績。

全面完整的會計檔案不僅可以真實地還原單位經濟活動的歷史原貌，更能重塑會計工作的實際操作過程，為領導經營決策提供真實的事實依據(jù)。隨著墾區(qū)國有農場經濟建設快速發(fā)展，小城鎮(zhèn)建設步伐加快，科學管理手段不斷創(chuàng)新，墾區(qū)會計檔案管理工作取得一定的成績。但與國內外大型企業(yè)集團、上市公司相比，仍存在諸多問題，差距明顯。只有通過健全會計檔案管理制度，制定科學合理的會計檔案管理方式，完善自身軟硬件建設，堵塞會計檔案管理漏洞，將會計檔案管理的作用發(fā)揮到極致，才能有效提升會計檔案管理水平，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

一、會計檔案管理存在的問題及現(xiàn)狀分析

（一）對會計檔案管理工作重視程度不夠。會計檔案是全面反映和記錄單位經濟活動的一項重要載體，是國家檔案的重要組成部分，是反映一個單位財務管理水平高低的一面“鏡子”。目前很多國有農場對會計檔案管理工作重視不夠，領導重資金輕管理，認為會計檔案不過是“過去式”，不能對現(xiàn)有的財務工作起到指導作用，沒必要投入太多人力和財力；經辦人員將過多精力投入到當前或將要發(fā)生的經濟事項上，對以往記錄和形成的經濟業(yè)務及檔案資料不予理睬，導致單位會計事務與檔案管理不統(tǒng)一，步調不一致，會計檔案管理混亂。

（二）會計檔案管理制度不健全。國有農場會計檔案管理一般僅停留在本單位的財務制度中簡單描述。一些單位往往對資金管理、成本控制等比較重視，在會計檔案的立卷、歸檔、保管等方面沒有制定相應的會計檔案管理制度。即使管理偏好的一些單位制定了制度，但由于執(zhí)行不嚴、操作性不強，也存在“夭折”現(xiàn)象。隨著經濟和社會的發(fā)展，企業(yè)經營方式、管理手段等不斷發(fā)展變化，新問題、新情況不斷出現(xiàn)，如果會計檔案管理制度不健全或缺失，就會導致會計檔案管理職責不清、管理松散、程序混亂，加劇財務管控風險。

（三）會計檔案基礎工作不規(guī)范。由于歷史原因，會計檔案管理人員素質存在差距，一些會計人員對會計檔案工作管理常識缺乏了解，一些國有農場由于會計檔案管理人員年齡偏大、學歷不高、自學能力差，外出培訓機會少，會計檔案工作只是停留在個人認知水平上，財務資料無序堆放。筆者曾下農場檢查過會計基礎工作規(guī)范化建設情況，有些農場由于檔案室空間緊張，一些應移交的沒有移交，導致財務核算中心辦公墻角，卷柜上方、水盆旁等地方堆滿了總賬、明細賬、土地承包合同等財務資料，上面布滿灰塵，有的稍不注意就能踩到，安全存在嚴重隱患。有些農場會計檔案立卷時封面內容填寫不全，會計人員交接信息空白，裝訂不整齊。在保管上，有的未及時移交農場檔案部門，財務部門超限保管，有的農場由于人員較少，會計檔案由出納人員兼管，違背了會計法規(guī)定，會計檔案基礎工作不規(guī)范，極易造成單位會計檔案管理混亂。

（四）會計檔案管理信息化水平偏低。一些國有農場會計檔案仍然處于傳統(tǒng)人工管理方法，檔案仍舊手工填寫，存儲和保管多為紙質檔案，不僅浪費人力資源，效率低，而且安全性差。一些農場在信息化建設上硬件投入較少，如掃描儀、大容量硬盤、聲像等設備更新較慢，很少借助現(xiàn)代化設備和手段，應用電子計算機處理和儲存，及時形成電子財務檔案，未能充分實現(xiàn)檔案信息資源共享、無紙化查閱等需要，一定程度上降低了工作效率和工作質量。由于信息化管理程度低，一些重大會計事件或文件查詢困難，給農場撰寫會計史帶來很多不便，一些史志資料不全，造成撰寫工作阻力重重，停滯不前。

（五）會計檔案管理人員綜合素質不高。雖然會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱以及銷毀等都有嚴格的規(guī)定，但由于國有農場會計檔案管理基本上沒有專職人員，檔案專業(yè)知識培訓較少，缺乏專業(yè)技能，檔案管理規(guī)范化熟練程度不高，安全管理意識淡薄。

（六）會計檔案利用程度不高。一些國有農場只重視檔案保管而忽視檔案的利用工作，會計檔案管理只停留在看家管攤的水平。一些領導很少利用會計檔案來總結分析以往的經濟管理活動，造成企業(yè)信息資源浪費。一些農場會計檔案利用制度規(guī)定過于強調保密，嚴格限制使用人員的身份和目的，只有“一把手”同意了才能借閱，使很多非常有價值的會計檔案沒有被合理利用，一些重要的會計史志文獻沒有被挖掘，會計檔案的史料和參考作用沒有真正發(fā)揮出來。

二、加強會計檔案管理的建議和對策

（一）提高認識，增強會計檔案管理意識。國有農場領導和相關檔案管理人員要認真學習新《管理辦法》，全面掌握會計檔案管理常識，充分認識會計檔案管理的重要性，從思想上和行動上重視會計檔案工作，筑牢思想防線。要認識到會計檔案工作是會計工作不可分離的重要部分。會計檔案人員要轉變傳統(tǒng)觀念，樹立強烈的責任心，時刻將檔案管理納入到會計的日常工作中來，國有農場要加大會計檔案管理資金投入，配齊設備，配強人員，使會計檔案管理適應時代發(fā)展需要。

（二）完善會計檔案管理制度。制度是保障工作有序進行的基礎，是行動的“尺子”。新《管理辦法》是從宏觀角度進行指導，各單位要結合自身特點和行業(yè)發(fā)展規(guī)律，制定與本單位實際情況相契合的管理制度，制度要科學、合理，具有可操作性。要貫徹執(zhí)行好制度要求，在日常實際工作中及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，通過工作實踐，總結成功經驗，查找制度疏漏，及時修訂、完善會計檔案管理制度。要落實檔案管理人員的職責，時刻將會計檔案管理作為單位內部控制的重要環(huán)節(jié)來抓。

（三）提高會計檔案規(guī)范化管理。要結合標準化單位軟硬件建設情況，對照本單位實際情況，認真排查，梳理、分析原因，找出差距，提出具體解決的措施和辦法，并在實踐中改進。有條件的農場可聘請檔案業(yè)務部門專家來本單位實地指導會計檔案管理工作，并根據(jù)專家指出的不足和缺陷及時改正和完善，虛心接受專家提出的提高會計檔案管理水平的意見和建議。

（四）加強會計檔案信息化建設，加大軟硬件資金投入力度。新《管理辦法》修訂的重點之一，是增加了電子會計檔案范圍、保管、移交、銷毀等方面的相應規(guī)定。國有農場要加大會計檔案信息化建設，配齊設備，增加硬件投入力度。有條件的農場要購買影像、大容量存儲、除濕器、防盜系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等設備。通過信息化建設，不斷提高檔案管理工作效率。

（五）加強培訓，全面提升會計檔案人員的綜合素質。國有農場要加大會計檔案管理人員培訓力度，盡量配備專業(yè)檔案管理人員，要保持人員的相對穩(wěn)定。會計檔案人員要不斷接受新知識，強化在職繼續(xù)教育培訓，增強會計檔案管理的基礎知識和操作技能，將崗位培訓經?；?、常規(guī)化、制度化。國有農場要加強對會計檔案工作的領導，強化對會計檔案人員的工作檢查和監(jiān)督，規(guī)范會計檔案管理人員的行為，增強管理意識，守住道德底線。

（六）加強會計檔案信息的利用效率。國有農場要利用以前年度會計數(shù)據(jù)做好定期財務分析，為領導提供合理的建議和預測。會計檔案要充分利用辦公自動化、信息化管理服務平臺，正確認識、利用、挖掘會計檔案作用，為農場提供重要信息，更好地服務農場經濟建設。

（作者單位：黑龍江省農墾齊齊哈爾管理局）

責任編輯：欣文