電子圖書歸檔管理的問題及對策

臧煒

【摘要】信息技術的飛速發(fā)展對各行各業(yè)有著深刻的影響，圖書管理工作也不例外，隨著數(shù)字時代的到來，圖書已開始由紙質向電子化發(fā)展，這對圖書歸檔管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)。當前，電子圖書歸檔管理工作中還存在著許多問題，本文對此展開研究，并提出相應的對策，為規(guī)范圖書管理工作提供參考。

【關鍵詞】電子圖書；圖書歸檔；檔案管理

隨著計算機技術的普及應用，電子圖書因其具有易存儲、使用便捷、綠色環(huán)保等優(yōu)勢逐步取代了傳統(tǒng)紙質圖書，電子圖書的數(shù)量不斷增加，應用范圍也越來越廣泛，這對圖書歸檔管理工作提出了新的要求，傳統(tǒng)圖書歸檔方式已無法滿足電子圖書歸檔工作的需要。本文就電子圖書歸檔中的問題展開研究并提出相應解決對策，為規(guī)范電子圖書管理提供參考。

一、存在的問題

（一）鑒定與選擇中的困難。電子圖書與傳統(tǒng)紙質圖書最大的不同在于其數(shù)字化的形態(tài)特征，數(shù)字化圖書易于被復制和改動，在進行電子圖書歸檔工作時對于“原件”的鑒別和選擇變得困難。電子圖書在編纂過程中被撰稿者以數(shù)碼形式存儲于磁盤、光盤等載體上，對其使用不會受到時間、空間上的限制，任何具有修改權限的人都能實現(xiàn)對原文件的改動并且改動的痕跡較難被察覺，這就導致圖書管理者很難判別哪份文件才是原文件，在鑒別文件時很可能出現(xiàn)失誤而選擇了錯誤的文件。

（二）存儲載體更新速度快。電子信息技術發(fā)展日新月異，這使得電子圖書存儲技術的更新周期不斷縮短，存儲載體種類也變得豐富。電子圖書的歸檔管理工作要求實現(xiàn)對圖書的長期甚至是永久的保存。為了確保電子圖書的可讀性，圖書管理人員必須及時更新電子圖書的載體，這一過程中可能面臨自身結構與格式的轉換，圖書管理人員必須具備一定的計算機知識才能實現(xiàn)該操作。在進行載體轉換的同時，電子圖書的原始性則會受到影響，無從判斷原文本是否被改變。例如電子圖書中的圖片文件，文件存儲格式的變化會影響到圖片的品質。此外，不同的電子載體對存儲環(huán)境的要求不同，例如磁盤光盤需要存儲于防磁柜中，數(shù)碼膠片必須加強對空氣濕度的控制等。

（三）電子信息安全問題。圖書的電子化存儲形式使圖書信息的安全性受到了威脅。一是電子圖書易于被復制和修改，且這些操作過程不易被察覺，文件的傳輸范圍極易被擴散，從而造成傳輸過程中的信息泄露。二是信息技術的革新使圖書管理信息系統(tǒng)也不斷更新，這給電子圖書的可讀性帶來了困擾，新舊系統(tǒng)間的差異使一些永久存儲的電子文件無法被讀取，為了保證歸檔工作的連續(xù)性則必須實行雙軌制存儲，一定程度上造成了檔案的不完整性。三是易受到計算機病毒、黑客的威脅，信息技術發(fā)展使計算機病毒變得更加隱蔽，電子文件在傳輸、拷貝、系統(tǒng)運行中易被計算機病毒感染，從而造成文件甚至是系統(tǒng)的破壞，黑客的惡意攻擊也容易造成圖書信息的泄露和被篡改。

（四）歸檔管理制度的不規(guī)范。我國電子圖書歸檔管理工作還處于起步階段，國家關于電子文件歸檔方面的程序化管理制度還相對不夠完善。目前主要用于指導各級圖書檔案管理部門操作的綱領性文件，包括《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《CAD 電子文件歸檔與光盤存儲辦法》等，各級部門在這些指導文件基礎上根據(jù)自身需要分別制定了各自的管理規(guī)范和標準，這也就造成了各部門制度規(guī)范的不統(tǒng)一問題，給電子圖書跨部門傳輸存儲工作帶來了一定的困擾和不便。

二、改善對策

（一）提升圖書管理員的綜合素質。隨著數(shù)字時代的到來，傳統(tǒng)的圖書管理方式已不適用于現(xiàn)代電子圖書管理工作，其不僅要求圖書管理人員必須具備電子圖書歸檔的基礎知識，此外還應當掌握一定的計算機基礎知識，以適應電子文件的歸檔要求。因此，圖書管理人員必須不斷更新自己的知識儲備，使自己的計算機知識水平與時俱進，通過提升自己的專業(yè)技能使自己成為現(xiàn)代圖書管理方面的通才。圖書管理部門也應當不斷豐富檔案管理人才專業(yè)結構，引進一些既懂技術又懂檔案的優(yōu)秀管理人才，使電子圖書歸檔工作不斷發(fā)展。

（二）實現(xiàn)文檔一體化管理。電子文件易于復制修改的特性容易造成原文件的鑒別困難，因此電子圖書從文件產(chǎn)生到傳輸使用再到歸檔保存各環(huán)節(jié)都應當盡可能保證文件的真實性、完整性和原始性，避免因為過程中的復制修改造成原文件內容失真。這里可以借助一些技術手段來實現(xiàn)電子文件的規(guī)范管理，例如可以將辦公自動化系統(tǒng)與圖書管理系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)文件、檔案的一體化管理，所有電子圖書在生產(chǎn)的同時便可歸入檔案管理系統(tǒng)，避免文件在兩系統(tǒng)傳輸過程中被修改。

（三）定期開展電子文檔檢測與備份。要保證電子圖書處于長期可用狀態(tài)則必須定期對電子文件進行檢測，適時根據(jù)信息技術革新情況更新電子文件存儲載體，以降低存檔風險。例如需要根據(jù)計算機系統(tǒng)的更新情況將電子圖書檔案存儲格式轉變成當前的流行格式，對于各類網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫要及時做好數(shù)據(jù)備份，保存價值特別重要的文件必要時要進行異地存儲或紙質備份。備份電子文件應當根據(jù)載體特征確定必要的存儲環(huán)境，以實現(xiàn)對電子文件的長期保存。

（四）加強信息安全保障體系建設。電子文件信息安全性易受到侵害的特性要求管理部門必須不斷加強電子圖書信息安全保障體系建設，可以通過建設內部管理專網(wǎng)、獨立數(shù)據(jù)庫、防火墻等方式實現(xiàn)數(shù)據(jù)的物理隔離，以實現(xiàn)信息安全保護。此外，還可以利用數(shù)據(jù)加密技術，利用密鑰控制技術等方式來防止電子文件被非法訪問和惡意篡改，提高電子圖書的安全保障等級。

【參考文獻】

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