核電廠工程信函管理流程控制

吳瓊子

【摘要】核電廠的信函管理工作貫穿于整個工程項目始終，從項目準備階段開始，歷經(jīng)開工審批階段，項目建設階段，再到項目竣工驗收階段。如何在每一個環(huán)節(jié)上做到銜接無縫隙，如何不出現(xiàn)錯函件、漏函，如何讓各級信函收發(fā)人員遵守程序，實現(xiàn)每一個環(huán)節(jié)的把關和控制，是我們要求達到的目標。

【關鍵詞】信函； 流程控制

作為核電廠的員工，每一個人肩負重大的期望與責任，把每一個細節(jié)做好、每一項任務做好，“安全文化”要求核電廠的每個員工都要具有探索的工作態(tài)度，嚴謹?shù)墓ぷ鞣椒ǎハ嘟涣鞯牧己闷焚|，文檔從業(yè)人員應嚴格執(zhí)行程序要求，及時準確處理文件，提供有效的保護和利用，為電站的建設和運行做好保障。

一、信函的作用、功能

信函是核電企業(yè)在工程建設和生產(chǎn)運營活動中，與供應商聯(lián)系事務、知照情況、經(jīng)雙方同意建立正式通信渠道、確認授權人簽發(fā)、傳達雙方意圖的一種重要書面信息傳遞方式，相對于口頭通知， 信函更加正式。此類文件內(nèi)容復雜，有保存和查考價值，故另行設置類目，單獨管理。信函管理作為核電文件十二大歸檔類目之一，說明其單獨保存的必要性和重要性。

二、信函的編碼及通信渠道管理

（一）信函的編碼規(guī)則。信函的文件編碼是由項目代碼、發(fā)文單位代碼、收文單位代碼、流水號四部分組成：PPP-AAAA-BBBB-NNNNNN， 項目代碼通常是由項目初始就已經(jīng)確定了的約定代碼，通常用3位字符表示，發(fā)文單位代碼是由發(fā)函單位的縮寫字符構成，收文單位代碼為收文單位的縮寫字符構成，流水號為6位數(shù)，用于計算順序。一般情況下，單位代碼第一位字母表示單位的類別，第二、三、四位字母與單位名稱相關，表示具體的通信單位，在同一工程項目中，對于簽訂多個合同建立多個項目部的單位，應賦予不同單位代碼，例如“上海斯耐迪工程咨詢有限公司國核壓水堆示范工程施工項目監(jiān)理部”，之前咨詢公司的代碼為SSND，那么成立的示范項目部應加上A用于區(qū)分，即為SSNDA。

（二）通信渠道的建立。通常由商務合同部門在簽訂合同前后就應將合同單位的信息（包括單位名稱、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話、郵箱地址，傳真號碼，公司地址等）告知文檔部門，以便建立聯(lián)系渠道；需進場的承包商應及時與文檔部門聯(lián)系建立通信渠道，承包商在進場后通信渠道若發(fā)生變化時，須提交正式信函或正式文件給文檔部門，工程管理部需在承包商進場時再次告知該規(guī)定，并將進場信息通知文檔部門；與其他未簽訂合同的單位建立通信渠道時，業(yè)務相關部門需將單位信息發(fā)送至文檔部門。

（三）通信信息的匯總和更新。總承包商負責對項目有關單位的各種通信信息進行匯總和更新，并與業(yè)主公司實時共享該信息；文檔部門負責維護公司所有通信渠道清單，并定期更新，同時也要求各業(yè)務部門如若得知其相關承包商或聯(lián)絡單位通信信息有任何變更，及時通知文檔部門以避免使用過時信息。

三、信函的收發(fā)控制（權限，核對機制，跟蹤，矩陣）

（一）發(fā)函人在公司門戶平臺中起草函件，選擇審核人，審核通過后進入主管領導批準環(huán)節(jié)。發(fā)函人需保證信函正文及其他所需選項完整、準確，正確選擇發(fā)至單位、在選擇發(fā)函類型時一定要注意避免選錯類型，一般發(fā)函類型為9種，例如：000001-099999為一般信函，150000-179999為商務和合同類，200000-229999為質量保證文件，230000-249999為質量控制文件，250000-259999為安全管理文件，260000-279999為費用進度，300000-399999為接口通信，400000-499999為設計變更，510000-519999為運輸和發(fā)貨，600000-659999為設計審查有關，700000-899999為文件傳遞單，990000-999999為所有會議紀要類。若信函的查看權限需做限制，那么需選擇具體范圍，這樣查看的權限就僅限于選定范圍的人員。如無需做限制，那么范圍為全公司。接下來還需選擇發(fā)函種類，共有兩種：一種是獨立委托類，一種是其他類。如信函內(nèi)容屬于獨立委托類，則需在主管領導審批時，還需商務聯(lián)合審核及審批。此外，信函如有附件，需在系統(tǒng)上添加，原則上為PDF格式，非以上格式的電子文件應進行格式轉換后發(fā)起。外發(fā)信函的審核人除了要審核外發(fā)信函的內(nèi)容和格式外，還必須審核是否選擇了正確的批準人或授權人。外發(fā)信函的批準人原則上是公司總經(jīng)理部成員，但根據(jù)實際需要，總經(jīng)理部成員可以將一些信函的批準權按照規(guī)定的順位排序授權給其他領導。信函經(jīng)批準人審批后函號正式生成，函件正式生效。

（二）公司的信函歸口管理部門是文檔部門。文檔部門負責制定公司文件信函管理工作的各項規(guī)章制度、工作程序；負責外發(fā)信函模板的編制、修訂、維護和提供使用；負責對內(nèi)業(yè)務部門的信函處理工作統(tǒng)一指導；負責公司外發(fā)信函的檢查、問題跟蹤、登記錄入、發(fā)送和存檔管理；負責指導和監(jiān)督檢查總承包方的信函管理工作。經(jīng)分管領導批準后的信函流轉到文檔部門后，信函管理人員在外發(fā)信函前一定要嚴格檢查格式、發(fā)函類型、保密與否、發(fā)至單位、正文及附件信息是否正確，標題和內(nèi)容是否一致，確認無誤后發(fā)送。發(fā)送的方式可以采用集團內(nèi)統(tǒng)一平臺文檔管理系統(tǒng)、傳真、電子郵箱、面交等渠道，對于急件可以直接電話或其他方式預通知，并盡快以正式渠道發(fā)送。

（三）收發(fā)函統(tǒng)計、跟蹤、核對。每周文檔部門統(tǒng)計一周的發(fā)函與收函數(shù)量報送相關部門，作為工程信函的進度管理和跟蹤管理信息，相關部門綜合其他重要設備進展、設計進展、設備采購及供貨相關進展等內(nèi)容編制成周報發(fā)布。文檔部門于每月末統(tǒng)計所有部門及公司領導的收函處理情況，顯示已處理、進行中、未處理的具體數(shù)量，用于公司進行待辦任務跟蹤的控制的管理。核電廠信函日常工作量大，內(nèi)容繁雜，類型眾多，為加強信函管理工作，防止出現(xiàn)漏函、漏號、重號等問題，業(yè)主方與主要承包商達成一致協(xié)議，定期核對函件機制。業(yè)主方每周一發(fā)布上一周所有發(fā)函清單給相關收函單位，約定在兩天內(nèi)必須簽字反饋，以便及時發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（下轉第8頁）（上接第5頁）定期核對機制實施后非常有效地杜絕了漏函、重號以及雙方由于單方撤銷刪除等動作帶來的信息不一致問題。

（四）收函后的內(nèi)部分發(fā)控制。收函后文檔部門負責對外來信函信息的格式、完整性、有效性進行檢查，核對無誤后在公司門戶平臺上登記錄入，后續(xù)進行分發(fā)處理是非常重要的，涉及到工程信函進入公司后如何在內(nèi)部進行有效流轉，又必須有經(jīng)過公司決議認可的有效分發(fā)矩陣做好保障，因此制定一個非常嚴謹并高效的標準分發(fā)矩陣顯得尤為重要。信函歸口管理部門在廣泛征求各部門職責權限內(nèi)的分發(fā)意見后編制了一個龐雜但清晰的分發(fā)矩陣，其中首先確定了48種函件的分類，確定了其具體的分管領導、閱知領導、主辦部門、閱知部門、分發(fā)范圍，這涵蓋了公司各個領域各個方面的一些較為常見且固定類型的函件，信函管理人員收到函件后首先通過標準矩陣來進行分發(fā)，如函件無法通過標準矩陣進行分發(fā)的，直接提交文檔部門擬辦人，由擬辦人根據(jù)具體情況分發(fā)至相關分管領導，由分管領導來確定該函的主辦部門、協(xié)辦部門、閱知領導和閱知部門。對于各部門收函的辦理情況，每月進行統(tǒng)計和跟蹤并將具體情況匯總到公司辦以從整體控制各項進度進展。

四、涉密函件的管理

涉密信函，作為信函的一類，是根據(jù)公司程序單獨進行流程處理的。核電廠涉密函件的

管理有以下程序作為依據(jù)，管理程序《涉密文檔管理》中明確了程序的目的，由于涉密文檔的管理，涉及國家秘密和商業(yè)秘密的安全，特制訂專門程序適用于涉密文件的傳遞、保管、利用、解密、銷毀等環(huán)節(jié)。程序規(guī)定涉密文件的接收必須由公司涉密人員在規(guī)定的地點辦理移交手續(xù)，嚴格履行當面清點、交接、簽收手續(xù)。當天收到的涉密信函必須當天流轉或入庫存放，不得隨意處置。核電廠紙質涉密函件都是重要承包商或監(jiān)理公司與業(yè)主之間傳遞的重要信函，其封面標注有“普通商密”，以及一些雖然未標注秘密，但不宜對外公開或僅限于部門人員閱讀的函件。涉密信函管理人員收到涉密函件后需在電子表格中登記錄入，并打印出紙質“涉密工程函件審批單”，登記來文單位、收文日期、密級、來文渠道、文件編碼、文件標題，并提交文檔部門擬辦人簽署擬辦意見，之后提交至相應的領導進行批示，按批示意見再傳遞到相應的辦理部門，并做交接手續(xù)，保證整個流程有序、可控。

五、信函的歸檔管理

2016年11月，國家檔案局和發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布了《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》，辦法中所稱的建設項目電子文件的定義為：在建設過程中通過計算機等電子設備產(chǎn)生的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄；辦法中規(guī)定電子文件形成部門負責電子文件的收集、整理、檢測、歸檔等工作；電子文件在辦理完畢后，應當按照歸檔要求實時收集完整；電子文件歸檔整理時，應當按照項目電子檔案分類體系，組成文件信息包，應當包含項目電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。目前除了前期一些紙質簽字信函按照“文件記錄的整理歸檔要求”整理歸檔外，其余信函都為“規(guī)定”范圍內(nèi)的電子文件，都需遵照該規(guī)定執(zhí)行。

為了滿足核電工程建設，企業(yè)集團管控，企業(yè)知識積累、共享及運用的需要，集團統(tǒng)一部署了文檔管理系統(tǒng)，這符合企業(yè)當前經(jīng)營和長遠發(fā)展對于文檔管理的要求，也為我國核電自主化發(fā)展提供了一流的文檔服務。文檔管理系統(tǒng)中具備的功能包括發(fā)文流程、收文流程、收文分發(fā)流程、檢索、快速流、預歸檔、檔案歸檔模塊等等，實現(xiàn)了可以將系統(tǒng)中的電子函件在后續(xù)階段手動歸檔的功能，需選中多份案卷或者一批文件級檔案，點擊菜單“檔案管理”—“手動歸檔”，然后著錄元數(shù)據(jù)，保存，并轉入預歸檔，之后經(jīng)過流程審批進入檔案庫，后續(xù)還可以在系統(tǒng)上實現(xiàn)借閱流程，已真正實現(xiàn)了文檔一體化的目的和功能。

六、小結

在信息化持續(xù)發(fā)展的今天，要想更好地管理信函流程，需要我們不斷地探索和實踐，堅持“一次做好，持續(xù)提升”的安全理念，發(fā)揮各方優(yōu)勢，發(fā)揮文檔管理人員的主觀能動性，更好、更細的把控信函管理流程中的每一個環(huán)節(jié)，為核電工程建設把好文件質量關。