市政工程檔案管理存在的問題和對(duì)策

沙依寧 賈依真

（濟(jì)南市市政工程設(shè)計(jì)研究院（集團(tuán)）有限責(zé)任公司，山東 濟(jì)南 250000）

1 市政工程檔案管理概述

市政工程檔案記錄了城市的建設(shè)和發(fā)展，是城市進(jìn)程發(fā)展的重要依據(jù)。建設(shè)單位對(duì)在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理等活動(dòng)中形成的檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔后，移交至市政工程檔案管理部門。市政工程檔案管理部門按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，向社會(huì)提供服務(wù)，因此市政工程檔案管理是城市建設(shè)發(fā)展進(jìn)程中的重要工作。

2 市政工程檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1）部分建設(shè)和施工單位對(duì)市政工程檔案工作缺乏重視。城市建設(shè)工作中不重視市政工程檔案工作的現(xiàn)象普遍存在。部分建設(shè)單位沒有意識(shí)到市政工程檔案的重要性，而是把工作重點(diǎn)放到建設(shè)工程的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理上，從而忽視工程檔案的整理歸檔工作。因此應(yīng)在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收前完成檔案聯(lián)合驗(yàn)收，市政工程檔案管理部門應(yīng)對(duì)建設(shè)工程檔案的整理歸檔工作進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督、指導(dǎo)和驗(yàn)收。

2）市政工程檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善。部分城市僅設(shè)有市政工程檔案館，而縣區(qū)只在建設(shè)局設(shè)置資料室，存在結(jié)構(gòu)單一和市政工程檔案質(zhì)量不高的情況。同時(shí)，各部門之間分工不明確，缺乏具備專業(yè)知識(shí)的市政工程檔案管理人員，從而導(dǎo)致工作效率低下。

3）收集與整理市政工程檔案不夠規(guī)范。對(duì)市政工程檔案的整理沒有統(tǒng)一的要求，造成各地區(qū)市政工程檔案門類五花八門，不夠規(guī)范，不利于市政工程檔案的整合和管理。信息化意識(shí)薄弱，市政工程檔案管理方式相對(duì)落后現(xiàn)今已是信息化時(shí)代，但有些城市在市政工程檔案管理方面仍然是采用以前手工服務(wù)的方法，單一落后的管理方式不僅不能及時(shí)獲取有效信息，而且浪費(fèi)人力資源，使市政工程檔案得不到有效地開發(fā)和利用。

5）市政工程檔案資料管理人員素質(zhì)低。市政工程檔案管理人員是直接參與建筑工程檔案資料管理的工作人員，他們的工作效率與綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)市政工程檔案管理水平有很大的影響，制約著檔案管理建設(shè)的發(fā)展步伐。在目前形勢(shì)下，我國(guó)從事市政工程檔案資料管理的員工并不是受過專業(yè)培訓(xùn)的檔案管理人員，缺乏相應(yīng)的檔案管理技能與知識(shí)，管理人員在上崗前缺乏有效的、系統(tǒng)性的培訓(xùn)，不能有效地執(zhí)行管理制度的規(guī)定，市政施工企業(yè)也沒有采取針對(duì)性的監(jiān)督辦法及有效的管理措施。

3 大數(shù)據(jù)背景下推進(jìn)市政工程檔案管理信息化建設(shè)的建議

1）要樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。針對(duì)建設(shè)單位向市政工程檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)送市政工程檔案不及時(shí)的問題，市政工程檔案管理人員要樹立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。積極與建設(shè)單位溝通，宣傳有關(guān)檔案的法律、法規(guī)，使建設(shè)單位認(rèn)識(shí)到市政工程檔案的重要性，及時(shí)將工程檔案報(bào)送到市政工程檔案管理部門歸檔。做好各類市政工程檔案的接收、保管和利用等工作。例如，市政工程檔案管理部門可以在建設(shè)工程施工過程中，跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，及時(shí)了解情況，指導(dǎo)收集建設(shè)工程檔案資料。在具體的工程建設(shè)中，市政工程檔案管理人員要主動(dòng)參與到工程主體驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收等重要的環(huán)節(jié)中，進(jìn)行聲像檔案跟蹤采集。對(duì)出現(xiàn)的資料整理不規(guī)范，檔案資料不齊全完整等問題，要及時(shí)提出來與建設(shè)單位溝通，使市政工程檔案資料在建設(shè)工程竣工后，能夠及時(shí)歸檔。

2）加強(qiáng)信息化建設(shè)，改善檔案管理方式。針對(duì)信息化意識(shí)薄弱、市政工程檔案管理方式相對(duì)落后這一問題，市政工程檔案管理部門可以加強(qiáng)信息化的建設(shè)，改善市政工程檔案管理方式。市政工程檔案管理部門可以改變以往的管理方式，以信息化的形式向大眾提供市政工程檔案資源，使市政工程檔案的利用率大大提升。而以大數(shù)據(jù)方式也能夠促進(jìn)市政工程檔案的信息錄入與市政工程檔案的后續(xù)瀏覽工作得以快速進(jìn)行，這樣能夠保障市政工程檔案管理部門順利開展其工作，也能夠節(jié)省工作時(shí)間，提升工作效率。例如，市政工程檔案管理部門可以創(chuàng)建市政工程檔案信息網(wǎng)站，建立內(nèi)部局域網(wǎng)，并配備專門人員進(jìn)行管理和維護(hù)。首先，可以在網(wǎng)站上征集大家對(duì)于市政工程檔案工作的意見和建議，隨后可以根據(jù)人們提出的意見和建議細(xì)化網(wǎng)站的各個(gè)板塊。同時(shí)，將一些紙質(zhì)版的市政工程檔案資料轉(zhuǎn)化為電子版，將其收錄在網(wǎng)站中。利用市政工程檔案信息網(wǎng)站面向全社會(huì)提供檔案服務(wù)。在社會(huì)檔案服務(wù)方面，則應(yīng)該利用關(guān)鍵字檢索的方式來幫助有需求的人員進(jìn)行市政工程檔案檢索，從而提升檔案檢索速度，與此同時(shí)也應(yīng)該保障檔案的真實(shí)性與有效性，而在后續(xù)維護(hù)方面，則需要相關(guān)人員進(jìn)行確實(shí)性的維護(hù)，從而提升市政工程檔案管理的安全性，防止第三方人員通過篡改網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的方式對(duì)市政工程檔案內(nèi)容進(jìn)行一定更改，影響市政工程檔案內(nèi)容的真實(shí)性與有效性，并且與其他地區(qū)的市政工程檔案管理部門信息相互補(bǔ)充。

3）加強(qiáng)培訓(xùn)和宣傳，提高重視程度。針對(duì)部分建設(shè)及施工單位人員對(duì)市政工程檔案管理工作不重視這一問題，市政工程檔案管理部門可以對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，以此提高重視程度。人是生產(chǎn)力中的重要影響因素，促進(jìn)人在實(shí)際工作中起到積極影響也能夠?qū)κ姓こ虣n案管理工作起到重要的促進(jìn)作用，只有每一個(gè)市政工程檔案管理人員認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，才能做好每一項(xiàng)市政工程檔案的收集與整理，從而促進(jìn)實(shí)際市政工程檔案管理工作的落實(shí)。因此，提升建設(shè)及施工單位人員對(duì)市政工程檔案管理工作的重視程度就顯得尤為重要。市政工程檔案部門可以不定期組織學(xué)習(xí)，對(duì)建設(shè)及施工單位負(fù)責(zé)資料人員進(jìn)行培訓(xùn)。在進(jìn)行培訓(xùn)之前，培訓(xùn)小組要明確培訓(xùn)的目標(biāo)，提升對(duì)市政工程檔案管理工作的重視程度和責(zé)任意識(shí)。市政工程檔案管理部門可以編印市政工程檔案利用實(shí)例、制作宣傳片，通過電視、報(bào)紙等媒體宣傳市政工程檔案管理工作的法律法規(guī)和實(shí)用成果，使建設(shè)單位充分意識(shí)到市政工程檔案管理工作的意義，從而使建設(shè)單位能夠及時(shí)上交工程檔案。提升建設(shè)及施工單位對(duì)市政工程檔案管理工作的重視程度，完善市政工程檔案管理工作。

市政工程檔案承載著一座城市的歷史和未來，必須高度重視建存檔和安全保管工作。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，云盤管、云網(wǎng)絡(luò)等新媒體、新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，客戶群體需求由實(shí)物案卷向電子檔案轉(zhuǎn)變，使得傳統(tǒng)的建存檔案及保存等方式面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，所以在轉(zhuǎn)方式、調(diào)結(jié)構(gòu)、促發(fā)展的總體要求下，必須從抓好思想建設(shè)、硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、制度建設(shè)等方面推進(jìn)信息化建設(shè)的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理安全規(guī)范、社會(huì)服務(wù)優(yōu)質(zhì)滿意的雙贏局面。

4 結(jié)束語

總之，在我國(guó)市政工程檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的人工管理階段逐步步入全新的數(shù)字化信息化的發(fā)展階段,在此過渡階段市政工程檔案管理工作存在諸多問題。通過研究當(dāng)前市政工程檔案管理機(jī)制、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、專業(yè)化建設(shè)進(jìn)程中存在的具體問題,針對(duì)問題提出健全市政工程檔案管理機(jī)制、推進(jìn)其標(biāo)準(zhǔn)化改革、提高信息化水平和專業(yè)化程度的具體對(duì)策。