淺談檔案管理工作的重要性

徐楊

摘要：檔案主要是指在各項(xiàng)工作中形成的歷史記錄，是進(jìn)行科學(xué)研究和各種設(shè)施建設(shè)的可靠資料。檔案管理在領(lǐng)域發(fā)展中有很重要的意義，然而有些地區(qū)并不是十分重視檔案管理工作，只裹足于眼前工作的需要，不去追求先進(jìn)的檔案管理理念。文章重點(diǎn)分析了檔案管理工作的重要性，也說(shuō)明了只有力求檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，完善檔案設(shè)施、建立健全檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視度，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理在社會(huì)發(fā)展中的價(jià)值最大化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)規(guī)范；檔案利用

在信息時(shí)代背景下，人們對(duì)各種信息資源的挖掘與利用給予了充分關(guān)注，檔案記錄的信息具有較強(qiáng)的真實(shí)性、完整性特點(diǎn)，加強(qiáng)檔案管理利用，不論是對(duì)各行業(yè)，還是而各類(lèi)人群都具有重要意義，必須要給予足夠重視。

一、檔案管理工作的重要性

檔案所記錄的信息非常全面，通過(guò)單位的檔案能夠了解到單位的經(jīng)濟(jì)效益狀況和管理機(jī)構(gòu)的情況。檔案記錄了單位發(fā)展中出現(xiàn)的各種變革，可以通過(guò)查閱檔案，實(shí)現(xiàn)對(duì)單位未來(lái)發(fā)展規(guī)劃的分析。隨著時(shí)代的進(jìn)步，檔案管理工作不僅僅只是作為信息的記錄載體，而是應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)其的應(yīng)用。單位要想提高經(jīng)濟(jì)效益，提升單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，就必須在檔案管理工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行資源的整合和戰(zhàn)略的規(guī)劃。

檔案管理工作首先具有原始性的特點(diǎn)，因?yàn)槠鋵?duì)歷史信息的記錄具有真實(shí)性、客觀性，所以人們?cè)谑褂脵n案信息時(shí)，檔案更加具有信服力。幾乎所有的企業(yè)或機(jī)關(guān)事業(yè)單位都有檔案室，因此當(dāng)相關(guān)工作人員遇到業(yè)務(wù)或管理工作的問(wèn)題時(shí)，都能夠從檔案中找到前因后果，而提出相應(yīng)的解決方法。因此檔案具有非常重要的參考作用。

二、檔案管理工作的要求

（一）檔案管理規(guī)范化

檔案管理工作采取專(zhuān)人專(zhuān)項(xiàng)管理，不得兼職。對(duì)檔案專(zhuān)職人員進(jìn)行規(guī)范化的培訓(xùn)，明確管理者的職責(zé)，確保檔案資料的安全性和真實(shí)性。制定嚴(yán)格的檔案管理制度，明確檔案管理工作范圍和任務(wù)。

（二）檔案管理電子化

為保證檔案的安全性，提高對(duì)檔案的利用率，檔案管理工作需逐漸實(shí)現(xiàn)檔案電子化。在日常工作中，以電子文件瀏覽更替紙質(zhì)文件查閱，避免因紙質(zhì)文件查閱帶來(lái)的磨損、丟失的風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，提高了文件調(diào)閱速度。完善檔案錄入備注信息，以便從龐大信息中進(jìn)行內(nèi)容檢索，提高檔案管理的成效。

三、檔案管理工作現(xiàn)在的狀況和問(wèn)題

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)滲透到每個(gè)單位的每一個(gè)部門(mén)及每一步業(yè)務(wù)內(nèi)容。檔案管理工作被賦予了非常高的自身價(jià)值，不管是對(duì)個(gè)人還是對(duì)單位，檔案管理工作的意義和作用都是十分巨大的。

越來(lái)越多的單位開(kāi)始重視檔案的管理工作，將檔案管理工作定為業(yè)務(wù)開(kāi)展中最基礎(chǔ)的保障工作，采取相應(yīng)的措施來(lái)保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。另一方面，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中也遇到了一些問(wèn)題，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：即檔案管理理念和管理模式。檔案管理工作中的一個(gè)非常大的問(wèn)題是每個(gè)單位的部門(mén)都非常多，在檔案管理過(guò)程中難免會(huì)遇到檔案管理意識(shí)淡泊的管理者，遇到這種情況就容易出現(xiàn)部門(mén)基礎(chǔ)工作開(kāi)展正常，但是部門(mén)檔案工作方面配合度低，導(dǎo)致移交的部門(mén)檔案資料不完整、不客觀，在后期利用時(shí)又會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)的偏差，從而失去了檔案真實(shí)性、完整性的意義。另外，部門(mén)和部門(mén)間的業(yè)務(wù)內(nèi)容會(huì)有部分重合，導(dǎo)致同樣的資料重復(fù)移交或職責(zé)不清。這則需要在檔案部門(mén)的指導(dǎo)下，各部門(mén)明確自己的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容或管理范圍，確定各部門(mén)的移交資料范圍。檔案管理工作的目標(biāo)是完整、客觀、準(zhǔn)確。這樣檔案管理工作就能發(fā)揮自身的積極作用，將檔案的意義和價(jià)值激發(fā)出來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)籌管理的優(yōu)勢(shì)。

四、加強(qiáng)檔案管理工作的措施

（一）注重對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)

單位要意識(shí)到檔案管理的重要性，在人力、物力上給予檔案管理工作一定的支持，才能讓檔案管理工作人員能夠更好的開(kāi)展檔案管理工作。檔案管理工作人員不但需要加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)和掌握，也要對(duì)檔案各項(xiàng)管理制度、新的業(yè)務(wù)要求進(jìn)行學(xué)習(xí)，接受上級(jí)管理部門(mén)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從而提高自己檔案管理工作的能力，以便更好的為單位檔案工作進(jìn)行服務(wù)。

（二）注重檔案收集工作

只有通過(guò)完善的檔案收集工作，才能夠體現(xiàn)檔案的完整性和再利用性。因此，不但要做好檔案收集前的宣傳工作，檔案部門(mén)還需要在各部門(mén)的協(xié)助下制定適用于本單位工作業(yè)務(wù)的《歸檔范圍和檔案保管期限表》，確保在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，能最及時(shí)的、最準(zhǔn)確的收集完整相關(guān)資料。

（三）注重檔案鑒定工作

按照規(guī)定，制定本單位《檔案鑒定銷(xiāo)毀制度》，成立檔案鑒定小組。由檔案室定期對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行鑒定，對(duì)到達(dá)保管期限的檔案按照單位的制度進(jìn)行銷(xiāo)毀程序。如有爭(zhēng)議不能確定檔案價(jià)值時(shí)，可申請(qǐng)上一級(jí)檔案管理部門(mén)進(jìn)行鑒定。以保證檔案鑒定工作能對(duì)檔案資料“去粗取精”，達(dá)到提高科學(xué)管理效益的目的。

（四）注重對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的利用

隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化產(chǎn)品的功能越來(lái)越強(qiáng)大，檔案管理工作也開(kāi)始先進(jìn)化。通過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案軟件系統(tǒng)平臺(tái)能夠使檔案管理工作更加有條理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作變得更容易、檔案資料數(shù)字化工作也可以逐漸完善。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)管理，大大提高檔案管理工作效率。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案的管理工作對(duì)于社會(huì)的發(fā)展是具有重要的價(jià)值和意義的，其憑借自身顯著的真實(shí)性、豐富性等特點(diǎn)，檔案管理工作的開(kāi)展越來(lái)越受到重視。因此，不管是哪個(gè)行業(yè)和部門(mén)，都應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，從收集、管理等方面對(duì)檔案管理做出進(jìn)一步規(guī)范，積極引用各種先進(jìn)技術(shù)，在大幅度提升其工作效率基礎(chǔ)上，將其檔案管理的重要價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)?，F(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，同時(shí)也是重大的機(jī)遇，對(duì)此我們只有不斷地在經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn)，才能真正地發(fā)揮出檔案的社會(huì)應(yīng)用價(jià)值。

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