淺談文書檔案管理的辦公自動化應用

李曉莉

摘要：當前檔案管理工作中最重要的組成部分就是文書檔案的管理工作。然而，隨著時代的發(fā)展，人民生活水平的不斷提高，新時期的檔案管理不再僅僅只是保管檔案。而更多的在于準確、系統(tǒng)、完善的記錄檔案的內容，檔案的提取和存放做到及時高校。目前，辦公自動化是解決日益繁復的檔案管理問題的重要途徑之一。筆者將通過本文談談自動化懂文書檔案保管的重要意義，并且提出當前辦公自動化在文書檔案保管中存在的問題，并闡述相應的解決對策，僅供各位同行參考。

關鍵詞：文書檔案；管理；辦公自動化

一、辦公自動化的運用在文書檔案管理中的作用

和傳統(tǒng)的檔案管理辦法不同，辦公自動化下的檔案管理更多的是將繁瑣的手工勞動，通過信息化的手段加以簡化和完善。通過計算機，文書檔案將反饋成電子的資料和信息，并通過自動發(fā)送、接收、存儲等形式，全面化的加速信息的傳遞。辦公自動化對于文書檔案管理可以說是突破性質的，具有無可比擬的作用，表現(xiàn)在多個方面。第一，提高檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案管理模式，一般是采用手工抄寫檔案的方法。然而，檔案管理人員的失誤或者是中間文字數(shù)據(jù)傳遞環(huán)節(jié)的誤差，都會導致檔案管理出錯，效率不斷的降低。而信息化的手段出現(xiàn)后，檔案管理人員只要通過點擊鼠標就可完成原來的檔案抄寫工作，大大的降低了出錯的可能性。當然，信息化的載體，如：磁盤、U盤等也減少了檔案數(shù)據(jù)在傳輸過程中出現(xiàn)誤差的可能性。第二，辦公自動化的運用還有利于文書檔案的信息共享。原來，檔案僅僅被存放于傳統(tǒng)的庫房之中，其有用的信息很能被共享到外界，被科研和社會分析所運用。而辦公自動化工具可以有效的保管文書檔案的同時，更能夠對文書檔案中的數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)的統(tǒng)計和分析。使得檔案中的數(shù)據(jù)能夠被很好的利用于研究中，大大縮短了檔案信息的反饋時間。第三， 辦公自動在文書檔案管理工作中的作用還表現(xiàn)在檔案的搜索和提取層面。計算機只要輸入相應的數(shù)據(jù)，通過模糊查詢的方式能夠快速的提取想要的檔案。

二、當前文書檔案辦公自動化所遇到的問題

辦公自動化對于文書檔案管理效率的提高具有重大的意義，但并不意味著自動化文書檔案管理形式不存在任何的弊端。主要表現(xiàn)在保密性降低和對于管理工作人員素質要求提高兩個方面。

（一）文書檔案自動化管理模式導致文書檔案保密性和安全降低

文書檔案管理自動化之后，必然導致檔案必須從傳統(tǒng)的紙質轉型向電子化。然而，電子化檔案由于信息安全等因素影響，很容易被黑客竊取或者受木馬病毒的入侵影響到信息的安全。其次，電子檔案在檔案簽名部分也沒有辦法再通過字跡檢查等方式，檢驗出是否由真實的當事人所簽訂。這對于分辨文書檔案的真假性帶來了一定的苦難。因此，文書檔案自動化管理模式導致文書檔案保密性和安全性降低，是目前辦公自動化在文書檔案管理中推廣開來的主要障礙之一。

（二）文書檔案自動化管理模式導致文書檔案管理人員素質要求提高

由于，我們的檔案管理對于的年齡層面相對偏大，如何讓老檔案管理人員去使用自動化下的文書檔案管理方式也是令人頭痛的問題。很多檔案管理的老職員們，長期以來都運用傳統(tǒng)的手工管理的方法進行檔案管理。而由于他們的年紀和當時文化環(huán)境的影響，導致他們必然對自動化辦公需要一個很長時間的適應過程。另一方面，文書檔案的管理再自動化之后不僅僅偏向于保管層面，而是要運用一個電子的平臺，對檔案進行整體的分析。如此一來，新的檔案保管人員必須要在懂得檔案保管知識的前提下涉獵到信息技術和自動化知識。無疑，文書檔案自動化管理模式導致文書檔案管理人員素質要求提高是必然的趨勢。

三、解決文書檔案管理辦公自動化問題的對策分析

（一）充分保障檔案辦公自動化管理的保密性和安全性

首先，要充分保障檔案辦公自動化管理的保密性?？梢圆捎眯畔⒒哪Ｊ?，實現(xiàn)內外隔離保障。例如：可以采用路由器保護方法，先行屏蔽所有的IP地址，再通過漸行釋放的方式，將一部分地址釋放進辦公自動化網(wǎng)絡。同時，要充分利用好網(wǎng)絡防火墻的作用，阻隔黑客的攻擊和對整個系統(tǒng)的破壞?？梢杂涗浫藛T出入網(wǎng)絡的時間、路徑和方式，將黑客攻擊的可能性概率降低。其次，關于充分保障檔案辦公自動化管理的安全性。可以采用電子文檔和紙質文檔雙重保管的模式，從而減少代簽名能檔案管理中的風險。

（二）不斷提高檔案管理人員的素質文化水平

不斷提高檔案管理人員的素質文化水平，首先要讓老資格的檔案管理人員們認識到辦公自動化在檔案管理工作中的重要性?？梢酝ㄟ^操作演示等方法，展示自動化管理對于文書檔案保管效率提高的作用，由此吸引到檔案管理人員加強自身的學習，從而不斷的提高自身的工作效率。同時，檔案管理部門內部也可以展開定期的培訓。不僅僅要讓檔案管理人員們了解專業(yè)的相關知識，也幫助他們對于信息化和自動化辦公有一個全面性的掌握，在實踐操作中也不再生疏。

四、結語

筆者通過本文提出了當前文書檔案辦公自動化應用中存在的安全性、保密性以及人員素質低下等問題，并闡述了相應的解決辦法。目前，文書檔案自動化管理已經(jīng)成為了檔案管理發(fā)展的趨勢。如何能夠緊跟潮流，不斷的創(chuàng)新檔案管理方法，不斷的提高自身的工作效率，成為了我們檔案管理人思考的本質方向。

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