做好數(shù)字信息時代背景下的學(xué)校檔案工作

李彬彬　呂芳

摘 要：檔案作為學(xué)校各方面情況的真實(shí)記錄，它承載著學(xué)校的發(fā)展變革，記錄著學(xué)校工作方方面面、點(diǎn)點(diǎn)滴滴，是促進(jìn)學(xué)校各方面科學(xué)發(fā)展的重要依據(jù)，伴隨著學(xué)校數(shù)字信息化的進(jìn)一步推進(jìn)，學(xué)校檔案室建設(shè)和檔案工作卻陷入了一個較為尷尬的狀態(tài)。如何才能在新形勢下保障檔案完整，跟上時代步伐，不斷促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，保證檔案管理工作有序進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化 檔案

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0047-01

一、學(xué)校檔案建設(shè)的現(xiàn)狀，以及發(fā)展趨勢

1.學(xué)校檔案建設(shè)現(xiàn)狀

1.1學(xué)校數(shù)字化建設(shè)逐年推進(jìn)和提升，但領(lǐng)導(dǎo)對檔案室的現(xiàn)代化建設(shè)關(guān)注的不多，絕大多數(shù)學(xué)校檔案室仍處于十幾年前的老樣子，設(shè)備陳舊，觀念陳舊，檔案工作仍處于原始狀態(tài)。數(shù)字化檔案建設(shè)前期投入資金大，檔案數(shù)字化采集工程量大。設(shè)備的采購，軟件的配備，人力的投入，需要資金的支持；一本檔案實(shí)體從拆卷校對、掃描采集、圖像處理、校對審核、裝訂還原、電子數(shù)據(jù)歸檔，需要人力和時間的保證。這更使得學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)。

1.2當(dāng)下，各方面形成的材料、稿件的數(shù)字化程度越來越高，電子稿件不能及時歸檔，材料流失過大；學(xué)校檔案管理人員絕大多數(shù)為兼職，崗位職責(zé)的邊緣化，專業(yè)性不強(qiáng)，也阻礙了學(xué)校檔案建設(shè)的健康發(fā)展。

諸如此類種種因素，限制和影響了學(xué)校檔案現(xiàn)代化、數(shù)字化的發(fā)展。

2.檔案管理發(fā)展趨勢

檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向，將傳統(tǒng)紙制材料轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息，通過專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)提供快捷方便的檔案信息服務(wù)，提高檔案的利用率和管理效率，必將是檔案管理發(fā)展的趨勢。

二、學(xué)校檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

1.將原始紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案后，增強(qiáng)了對檔案原件的保護(hù)，檔案使用相對更加安全；通過檔案數(shù)字化處理，同時也防止了檔案篡改行為。

2.一旦實(shí)現(xiàn)了對檔案和檔案材料收集、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，可以使閱檔變得非常簡單，按照檔案管理流程，經(jīng)過管理員授權(quán)，學(xué)校內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)處室可以在各自辦公室查閱所需檔案，外來查檔人也可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。這既提高了工作效率，也提升了檔案工作服務(wù)水平和質(zhì)量。

3.用“功在當(dāng)代，利在千秋”來形容檔案數(shù)學(xué)化建設(shè)一點(diǎn)也不為過。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，避免了紙張和人力的浪費(fèi)，節(jié)省了占地空間，提高了檢索、查閱效率；即時歸檔，即時提供利用，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供詳細(xì)準(zhǔn)確的信息，為社會大眾提供即時準(zhǔn)備的服務(wù)。以學(xué)籍檔案為例，畢業(yè)多年的學(xué)生辦理出國、失業(yè)證、確認(rèn)工齡年限等證明，都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息，管理員授權(quán)下的網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程閱檔，可以減少跑腿、查閱時間，為查檔人提供最為便捷的檔案服務(wù)。

三、現(xiàn)階段做好檔案工作的思考

1.建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，把好檔案材料收集關(guān)

1.1針對學(xué)校檔案專業(yè)管理人員缺失，大多為兼職人員從事，崗位職責(zé)邊緣化，專業(yè)性不強(qiáng)的特點(diǎn)，結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際，建立以學(xué)校辦公室為主體，各職能處室為分支的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)各部門，形成自下而上的檔案材料傳遞網(wǎng)絡(luò)，有針對性的避免檔案材料的流失，做好檔案初期的收集工作。

1.2學(xué)校辦公室做為學(xué)校檔案管理的主體部門，定期組織分部門檔案員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，明確歸檔范圍，增強(qiáng)檔案意識，學(xué)習(xí)檔案知識，切實(shí)減少檔案資料遺漏發(fā)生，不斷完善檔案管理流程，努力加強(qiáng)學(xué)校檔案建設(shè)。

1.3分部門檔案管理員要把檔案的收集工作放于平日日常工作中，對于在歸檔范圍內(nèi)的材料要隨時形成，隨時收集，防止檔案材料的流失，為檔案立卷歸檔做好堅實(shí)的材料基礎(chǔ)。

2.充分利用現(xiàn)有設(shè)備資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

目前在學(xué)校沒有投入專業(yè)檔案管理系統(tǒng)的條件下，如何能更好的利用現(xiàn)有的設(shè)備資源管理好檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理的初步數(shù)字化？

2.1對于管理類檔案，我們采用“兩條腿”的方法，即形成紙制檔案材料按件裝盒成檔，又按照檔號采集數(shù)字信息，錄入“金宏辦公”“學(xué)校檔案”模塊，進(jìn)行“數(shù)字化”管理。

2.2對于實(shí)物類檔案，我們按年度整理歸檔，采用大流水號，將學(xué)校建校以來所獲得的獎牌、獎狀、獎杯等實(shí)物進(jìn)行梳理、編號，錄入“金宏辦公”“學(xué)校檔案”模塊，實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化”管理。

2.3隨著“數(shù)字化”管理檔案的逐年推進(jìn)，通過計算機(jī)檢索，在檔案查閱方面大大節(jié)省了查找名錄的時間，方便了閱檔，提高了檢索準(zhǔn)確率和利用效率；將傳統(tǒng)的紙制檔案變?yōu)閿?shù)字化機(jī)讀檔案后，避免了因多次復(fù)印而造成的紙張浪費(fèi)，對檔案原件起到了保護(hù)作用，檔案的使用更加安全，提高了檔案的利用率和管理效率。

3.努力提升個人業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高檔案材料利用率

3.1檔案工作者要在扎實(shí)的檔案管理理論基礎(chǔ)上，要注重計算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，積極運(yùn)用現(xiàn)代化的手段和先進(jìn)的管理方法，努力使自己成為適應(yīng)數(shù)字化和現(xiàn)代化檔案建設(shè)需要的復(fù)合型人才。

3.2檔案工作者需要極大的細(xì)心和耐心面對各種檔案材料整理、統(tǒng)計、檢索……容易產(chǎn)生職業(yè)疏遠(yuǎn)感和壓抑、失落的心理；同時日復(fù)一日單調(diào)的、重復(fù)的勞動，容易產(chǎn)生乏味、煩躁情緒。這就需要檔案工作者實(shí)時調(diào)整自己的心理狀態(tài)，從自身認(rèn)知上改變傳統(tǒng)工作模式，提高檔案責(zé)任意識，調(diào)動自身積極性，用開拓創(chuàng)新的精神去開展工作，煩躁的心理就會自然消退。

3.3檔案工作者要熟悉“家底”，對于分管的檔案材料要做到心中有數(shù)兒、心中有底兒，改變重“整理”輕“利用”、“你來要，我才找”的被動服務(wù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，讓檔案“活”起來，充分發(fā)揮檔案為學(xué)校發(fā)展與教育教學(xué)服務(wù)作用。

這些檔案中包含著一個學(xué)校歷年發(fā)展的重要節(jié)點(diǎn)，這些檔案中記錄著較為隱秘且重要的信息……作為一名普通的基層檔案工作者，亦能深深體會到檔案工作對一個單位的重要意義，亦能深深感受到一個檔案工作者的無奈，學(xué)校檔案工作任重而道遠(yuǎn)。2014年5月中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，為新形勢下做好檔案工作指明了方向，提供了保障，也為我們檔案工作者提供了更高更遠(yuǎn)的舞臺。在新的機(jī)遇下堅守我們的本職，實(shí)現(xiàn)檔案&檔案人的價值。

參考文獻(xiàn)

[1]張照余 檔案信息化理論與實(shí)踐 中國檔案出版社

[2]馮惠玲 電子文件管理國家戰(zhàn)略 中國人民大學(xué)出版社

[3]《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》 2014

[4]《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》 2016