探討事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革

李沖?劉鵬

摘要：在事業(yè)單位的發(fā)展中涉及到很多方面的工作，其中就包括檔案管理，占據(jù)重要位置，直接關(guān)系著單位的工作效率和未來發(fā)展。對(duì)此有必要加大研究力度，改變檔案管理觀念，加強(qiáng)檔案管理力度，在不斷提高檔案管理效率的同時(shí)為事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)良好的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；信息化

引言

事業(yè)單位的檔案管理工作主要是對(duì)單位相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)、編輯、分析和處理，以及為相關(guān)業(yè)務(wù)的處理提供依據(jù)，在事業(yè)單位的發(fā)展中有著重要影響。對(duì)此，有必要加大此方面的研究，提高管理效率。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

事業(yè)單位屬于一種不盈利的國(guó)營(yíng)單位，主要是為社會(huì)提供相關(guān)服務(wù)，具有一定的公共性，檔案管理對(duì)于事業(yè)單位來說有著重要影響。檔案管理工作具有一定的綜合性，并不是獨(dú)立的，最顯著的特點(diǎn)就是檔案具有一定的實(shí)用性。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)逐漸無(wú)法適應(yīng)社會(huì)需求，這使得事業(yè)單位在檔案管理方面存在的問題也越加顯現(xiàn)出來，具體如下：

1.缺乏完善的檔案管理制度

從眼下來看很多事業(yè)單位在檔案管理制度方面都存在問題，異?；靵y。一些單位對(duì)對(duì)此并不重視并沒建立檔案管理制度，另一些單位是雖然建立的制度但卻只是表現(xiàn)在形式上，并未嚴(yán)格執(zhí)行。導(dǎo)致檔案隨意堆積在一起，經(jīng)常出現(xiàn)丟失、殘缺的現(xiàn)象。除此之外對(duì)于外界檔案也沒有進(jìn)行嚴(yán)格處理，手續(xù)不全，經(jīng)常出現(xiàn)有借無(wú)還問題。還有一些人員為了一己私利對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行擅自更改，降低了檔案資料的真實(shí)性。

2.檔案管理手段落后

眼下計(jì)算機(jī)技術(shù)雖然得到了廣泛的發(fā)展，但是在從目前的情況來看，遺憾的是很多事業(yè)單位并未將其運(yùn)用到檔案管理工作中，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式。傳統(tǒng)檔案管理中對(duì)于檔案資料的管理主要以紙質(zhì)的方式為主，由于檔案數(shù)據(jù)信息涉及到的內(nèi)容廣泛，信息量較大，自然而然就增加了信息儲(chǔ)存的難度。經(jīng)常出現(xiàn)紙質(zhì)檔案易受潮，發(fā)霉等問題，因此必須要定期進(jìn)行查看和整理，所以存儲(chǔ)的時(shí)間也較短。而且由于內(nèi)容較多，所以檔案準(zhǔn)確性好完整性也就難以得到保證，同時(shí)也在很大程度上增加了人們查找信息和閱讀信息的難度。

3.缺乏專業(yè)的檔案管理人員

要想提高檔案管理效率，檔案管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)素質(zhì)是重要的影響因素。但是從目前的情況來看，如今的事業(yè)單位在檔案管理人員方面人才比較匱乏。專業(yè)水平差、職業(yè)素質(zhì)低的人員比比皆是，各方面都無(wú)法滿足實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)。在工作的過程中沒有責(zé)任心，態(tài)度較差，積極性也不是很高，人浮于事，導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞等問題頻頻出現(xiàn)，不利于檔案管理工作的順利開展。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的有效措施

1.強(qiáng)化對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

要想最大程度上提高事業(yè)單位的檔案管理效率，首先要做的就是強(qiáng)化對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，管理層要予以高度重視，基層則要明確自身職責(zé)。同時(shí)做好相關(guān)宣傳，全面貫徹檔案管理知識(shí)，強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，不斷提高檔案管理的效率。

2.建立科學(xué)的檔案管理信息系統(tǒng)

提高檔案管理效率的最有效最有效途徑就是創(chuàng)新管理手段，改變管理觀念。眼下計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，事業(yè)單位可以將其適當(dāng)?shù)膽?yīng)用在檔案管理中，建立科學(xué)的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，不僅可以有效減少人工工作量，也可以提高檔案管理效率。具體如下：

（1）建設(shè)存量檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)單位的實(shí)際情況建檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)變成其他格式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中。對(duì)于光盤類的文件，應(yīng)該注意其格式的規(guī)范性，然后統(tǒng)一進(jìn)行歸檔處理。

（2）建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)是一種特殊形式。它主要以所有檔案庫(kù)的資源為基礎(chǔ)，通過對(duì)所有檔案庫(kù)進(jìn)行管理，將其資源整合在一起，然后進(jìn)行針對(duì)性的分析歸檔，提煉出最具價(jià)值的數(shù)據(jù)信息。建立專門的檔案網(wǎng)站，利用其發(fā)布一些重要信息，同時(shí)也可以方便用戶檢索信息。通過這個(gè)網(wǎng)站的建設(shè)發(fā)布信息的時(shí)候可以不受任何限制。

（3）建設(shè)完善的信息安全保密體系。加強(qiáng)應(yīng)用系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)的安全建設(shè)，加強(qiáng)保密管理，避免數(shù)據(jù)信息遭到竊取和流失。

3.建立完善的檔案管理制度

根據(jù)自身實(shí)際情況加強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)督和控制，制定專門的管理制度，將有關(guān)部門集中到一起實(shí)施統(tǒng)一管理，保證嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，出現(xiàn)問題都要立即調(diào)整和完善。同時(shí)建立完善的賞罰機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理人員的監(jiān)督和管理，表現(xiàn)優(yōu)秀的人員自然要予以褒獎(jiǎng)，表現(xiàn)較差的人員也要適當(dāng)處罰和教育。保證檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性以及嚴(yán)格性。

4.加強(qiáng)檔案管理人員的管理

（1）嚴(yán)格招聘檔案管理人員，盡可能招納業(yè)務(wù)技術(shù)過硬的管理人才，堅(jiān)持持證上崗。

（2）加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)，規(guī)范教育流程，保證每一名工作人員都能熟悉并掌握檔案管理相關(guān)知識(shí)，同時(shí)也要不斷提高員工的計(jì)算機(jī)水平，加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的監(jiān)督和管理，有效地封堵漏洞，以免檔案信息被盜用。

（3）實(shí)施素質(zhì)教育。注重對(duì)檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)，使其不斷完善自己、強(qiáng)化自己，端正工作態(tài)度，始終保持良好的工作狀態(tài)。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，眼下社會(huì)不斷發(fā)展，科技不斷進(jìn)步，事業(yè)單位的檔案管理工作也會(huì)提出更高的要求，對(duì)此單位管理層必須要加大管理力度，根據(jù)實(shí)際需要選擇合適的管理模式，合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的同時(shí)提高工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊軍.高校人事檔案管理策略分析[J].黑龍江檔案，2010，（07）.

[2]張?chǎng)?試論新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新[J].群文天地，2010，（09） .

[3]孫要男.淺析提高事業(yè)單位檔案管理工作的幾點(diǎn)建議[J].東方企業(yè)文化，2011，（12）.

[4]吳清越.農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理存在的問題與改進(jìn)對(duì)策[J].廣西農(nóng)學(xué)報(bào). 2010，（01）.

[5]袁雙盛.提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議[J].中國(guó)商界（下半月）. 2009，（08）.endprint