基于系統(tǒng)分析的圖書檔案一體化管理的理性研究

徐亞華

摘要：近年來，有關(guān)圖書檔案一體化管理的研究逐漸增多，但是也僅僅是停留在理論階段，尚未形成實(shí)踐探索。基于這種情況，本文從系統(tǒng)分析角度，對(duì)圖書檔案一體化管理進(jìn)行了理性研究，從而對(duì)一體化管理實(shí)現(xiàn)的可行性進(jìn)行了深入剖析，進(jìn)而幫助人們對(duì)該問題產(chǎn)生更加理性的認(rèn)知。

關(guān)鍵詞：系統(tǒng)分析；圖書檔案；一體化管理；理性研究

引言：

早在上世紀(jì)70年代，圖書和檔案資源的共享建議就被人們所提出。在國內(nèi)信息資源管理界，也不斷有學(xué)者提出應(yīng)實(shí)現(xiàn)圖書檔案一體化管理。但一直以來，并未有機(jī)構(gòu)或?qū)W者真正進(jìn)行圖書檔案一體化管理的實(shí)踐研究，從而引發(fā)了人們對(duì)圖書檔案一體化管理思路的質(zhì)疑。因此，相關(guān)人員還應(yīng)從系統(tǒng)分析角度對(duì)圖書檔案一體化管理展開理性研究，以便更好的認(rèn)識(shí)這一問題。

1基于系統(tǒng)分析的圖書檔案一體化管理的目的

想要對(duì)圖書檔案的一體化管理進(jìn)行理性分析和思考，還要明確實(shí)現(xiàn)一體化管理的目的。從本質(zhì)上來講，一體化就是通過某種方式將原本相互獨(dú)立的體系合成一體，從而利用統(tǒng)一體系完成類似的不同管理要素的管理。在管理體系中，不同的管理要素就是不同的事物，各自為整體活動(dòng)。所以，實(shí)現(xiàn)一體化管理的目的，就是對(duì)各種管理要素進(jìn)行整合優(yōu)化，以實(shí)現(xiàn)要素的互補(bǔ)完善，進(jìn)而使各種要素的管理效率得到提高[1]。因此，實(shí)現(xiàn)圖書檔案的一體化管理，最終是為了實(shí)現(xiàn)圖書檔案資源的整合和互補(bǔ)，并提高檔案資源的利用效率和降低資源的管理成本，進(jìn)而使圖書檔案管理事業(yè)獲得更好的發(fā)展。

2基于系統(tǒng)分析的圖書檔案一體化管理的形成分析

2.1一體化管理形成的框架

想要實(shí)現(xiàn)圖書檔案的一體化管理，就要明確其形成框架。由一體化管理的目的可知，其需要利用統(tǒng)一管理體系完成類似的不同管理要素的管理，所以其形成框架中包含較多管理要素，這些要素具有類似性，但是也具有差異性。類似性的存在，能夠?yàn)橐惑w化管理的實(shí)現(xiàn)提供基本條件。而差異性的存在，則將阻礙一體化管理的實(shí)現(xiàn)。所以，能否實(shí)現(xiàn)一體化管理，還要看類似性產(chǎn)生的正向影響是否能夠超出差異性帶來的負(fù)面影響。

2.2類似性的影響分析

從有關(guān)圖書檔案一體化管理的研究情況來看，學(xué)者們之所以認(rèn)為一體化管理將成為圖書檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，主要是由于圖書管理和檔案管理存在四方面的類似性。首先，圖書和檔案都是用于進(jìn)行信息的記錄和傳遞，在古代擁有相同的意思。同時(shí)，圖書和檔案都具有載體性和知識(shí)性，擁有相似的服務(wù)對(duì)象。其次，圖書和檔案擁有相似的管理方法，即都要經(jīng)過信息采集、加工和整理才能進(jìn)行信息的提供。在為人類服務(wù)的過程中，則要進(jìn)行圖書檔案分類、編目和標(biāo)引，所以在管理上具有一定的相似性。再者，盡管圖書和檔案有一定的差別，但是二者卻能實(shí)現(xiàn)資源共享和優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。在一些條件下，即便檔案資料遭到損毀，卻能夠在圖書資源中完成損毀內(nèi)容的查找。而針對(duì)檔案存在的不足，也可以通過查閱圖書進(jìn)行彌補(bǔ)。所以，圖書和檔案能夠?qū)崿F(xiàn)互補(bǔ)和完善。此外，也有學(xué)者認(rèn)為，正是由于圖書和檔案有些信息并未實(shí)現(xiàn)共享，所以才應(yīng)該實(shí)現(xiàn)一體化管理，繼而獲得更好的信息記錄和傳遞效果。最后，不少學(xué)者認(rèn)為，圖書檔案的一體化管理已經(jīng)迎來了時(shí)代性的機(jī)遇。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)取得迅速發(fā)展的情況下，完全可以依托網(wǎng)絡(luò)這一平臺(tái)實(shí)現(xiàn)圖書和檔案資料的共享共建[2]。在這樣的技術(shù)平臺(tái)上，通過構(gòu)建相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)，并建立相應(yīng)的法規(guī)制度，則能使圖書和檔案在數(shù)據(jù)和格式上的差異得到消除，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)圖書檔案的一體化管理。

2.3差異性的影響分析

圖書和檔案作為原本相互獨(dú)立的事物，必將存在一定的差異性。首先，圖書是原始記錄經(jīng)過加工升華得到資料，檔案則是原始記錄和部分系統(tǒng)知識(shí)。其次，圖書來源于市場(chǎng)，具有可替代性和互補(bǔ)性，僅能起到一定的參考作用。而檔案來源于實(shí)際生產(chǎn)，具有唯一性和憑證性，所以參考性較強(qiáng)。此外，一些檔案資料具有較強(qiáng)保密性和隱私性。所以，檔案多數(shù)是面向部門、機(jī)構(gòu)，只有少數(shù)能夠公開，具有情報(bào)價(jià)值和行政價(jià)值。圖書則能面向大眾，僅具有情報(bào)價(jià)值，可以被取代。再者，圖書和檔案的管理也存在較大的差異。在分類上，圖書獎(jiǎng)根據(jù)文獻(xiàn)分類學(xué)理論進(jìn)行統(tǒng)一分類，擁有固定分類體系結(jié)構(gòu)。檔案資料則具有無規(guī)律可循的特點(diǎn)，很難利用一種方法進(jìn)行分類，所以無法進(jìn)行統(tǒng)一分類體系的構(gòu)建。在著錄和標(biāo)引上，圖書擁有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式，檔案則擁有多樣的格式和種類。在存儲(chǔ)環(huán)境方面，圖書講求人文精神的體現(xiàn)，通常要求環(huán)境擁有良好的采光和通風(fēng)條件。而檔案則講求保密性和安全性，有水文、地質(zhì)、消毒和防盜等要求。在服務(wù)方面，圖書管理要突出查準(zhǔn)率和查全率，檔案則要進(jìn)行隱私處理[3]。最后，圖書機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)擁有不同的職能，前者主要為提供知識(shí)服務(wù)的職能，后者則擁有行政管理和檔案情報(bào)雙重職能。

2.4一體化管理影響的綜合分析

通過綜合分析可以發(fā)現(xiàn)，圖書和檔案盡管擁有相同的源頭，但是卻存在較大的差異性，從而導(dǎo)致二者在管理原則、方法和制度上都存在較大差異[4]。目前，圖書和檔案擁有的類似性管理要素實(shí)際并不是很多，擁有的差異性管理要素卻較多，所以難以形成互補(bǔ)。此外，檔案管理的政治色彩濃厚，所以在機(jī)構(gòu)上難以實(shí)現(xiàn)整合發(fā)展，在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作方面也難以進(jìn)行協(xié)作。

結(jié)論：

通過理性的研究可以發(fā)現(xiàn)，在當(dāng)前大環(huán)境下，人們較難實(shí)現(xiàn)圖書檔案的一體化管理，僅能對(duì)部分資源進(jìn)行共享。但是，圖書檔案的一體化管理仍然是對(duì)有關(guān)行業(yè)發(fā)展的一種積極探索。相信隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，圖書和檔案之間的差異性將會(huì)逐漸減少，從而為圖書檔案的一體化管理提供基礎(chǔ)條件。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬迎秋. 基于醫(yī)院圖書檔案一體化管理的分析[J]. 人力資源管理，2014，12：237.

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[3]翟永紅. 淺析圖書情報(bào)檔案一體化建設(shè)管理模式[J]. 中國科技投資，2012，33：13.

[4]蘇潔. 我國高校檔案、圖書及情報(bào)的一體化管理策略[J]. 企業(yè)改革與管理，2016，10：200.endprint