淺談如何提高事業(yè)單位文件檔案管理能力

高玫

檔案資料是記錄事物發(fā)展的重要內(nèi)容，是記錄整體歷史發(fā)展過程的重要參考，是人類回憶過去，了解過去非常重要的途徑，因此加強(qiáng)對于檔案管理工作的控制具有十分重要的意義。在事業(yè)單位中，檔案數(shù)量巨大，每一份檔案都記錄著一定有價值的信息，因此對于事物單位而言，文件檔案管理能力的檢驗整體運行效率的重要標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)多了解和學(xué)習(xí)新知識，采用新技術(shù)對檔案進(jìn)行完善的管理，提升事業(yè)單位運行效率。

事業(yè)單位文件檔案管理提升

檔案是記錄發(fā)展過程的重要資料，是所有資料中最具真實性、客觀性和可靠性的文字，是最具權(quán)威性的資料，能夠準(zhǔn)確記錄各個大事發(fā)生的前中后過程，在推動社會發(fā)展方面扮演十分重要的角色，因此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于自身文件檔案管理能力的提升，保證文件檔案管理工作的高效、高質(zhì)量開展，提升工作效率。

1檔案管理概述

檔案管理工作是指對檔案資料進(jìn)行直接開發(fā)、尋找利用和保存維護(hù)等工作。提升檔案管理能力能夠?qū)κ聵I(yè)單位本身的工作質(zhì)量和工作效率進(jìn)行檢驗，同時從根源上保證事業(yè)單位檔案的真實性，能夠為員工后期查詢提供極大的便利，同時也是事業(yè)單位提升干部、評先評優(yōu)時重要的參考依據(jù)，是整體事業(yè)單位良性發(fā)展的重要的保證。

2事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理制度不夠完善

目前通過對相關(guān)的走訪調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分事業(yè)單位根本沒有設(shè)置檔案管理制度，或者本身建立了一定的檔案管理制度但是在實際使用中并沒有落實，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范化管理，整體管理比較松散。事業(yè)單位的檔案鑒定程序是保證檔案資料真實性的重要措施，在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)部分事業(yè)單位并沒有設(shè)置相關(guān)程序的執(zhí)行。此外信息管理系統(tǒng)效率低也是一項重要問題，在管理檔案時仍然采用傳統(tǒng)的管理方案，依靠人工和書面記錄的方式進(jìn)行管理，整體效率較低，缺乏高效的信息管理系統(tǒng)。

2.2檔案管理硬件設(shè)備不健全

目前大部分事業(yè)單位對于檔案管理工作的重視程度不夠，資金投入方面大部分顧及緊急的情況，沒有全面的對單位整體運行進(jìn)行規(guī)劃，導(dǎo)致在檔案管理部門整體的基礎(chǔ)設(shè)施相對落后。部分事業(yè)單位的檔案室整體簡陋，環(huán)境較差，甚至成為堆放無關(guān)物品的庫房，另外部分檔案室與公共辦公室在同一位置，沒有分開保存，同時整體的現(xiàn)代化設(shè)備投入不足，整體運行效率低。

2.3檔案管理意識不足

事業(yè)單位的檔案管理能力不足問題根源在于管理人員沒有形成規(guī)劃的管理意識，對于檔案管理工作緊緊簡單理解為分類保存、保管等工作，沒有提升到足夠重視的程度，對于單位的整體效益效果較小，因此逐漸降低對檔案管理工作的關(guān)注，忽視了整體的歷史文化財富價值，長期的忽視檔案管理工作，在實際使用時各項工作的開展難度都有所增加，檔案管理意識淡薄。

3提升檔案管理能力的措施

3.1建立完善的檔案管理制度

想要保證事業(yè)單位整體運行的科學(xué)合理性，必須依靠完善的管理制度來約束整體各項管理工作。在指定檔案管理制度時應(yīng)當(dāng)以本單位基本情況來指定，保證制度的可操作性，兼顧實用性的特點，采用最簡單的處理模式高效完成每項工作，使其達(dá)到方便簡單實用的效果，使制度的制定在發(fā)揮上能夠全面落地執(zhí)行。在制定相關(guān)規(guī)定是應(yīng)當(dāng)保證平等性原則，對于所有職工和管理層均具有同等的約束效力，建立在平等的原則上是保證規(guī)章制度順利開展執(zhí)行的基礎(chǔ)。同時，在制定過程中應(yīng)當(dāng)對管理者的具體職責(zé)進(jìn)行詳細(xì)的說明，對其權(quán)利范圍和義務(wù)所在全面列舉，保證對于工作質(zhì)量的把控者高效開展，從而更好的帶動整個單位充滿活力。

3.2重視硬件設(shè)施的建設(shè)工作

事業(yè)單位管理者應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，認(rèn)識到檔案管理工作對于實際工作中的重要意義，提升檔案管理工作信息化開展，改變傳統(tǒng)管理模式，將新型高科技信息化設(shè)備引入日常的管理工作種，實現(xiàn)信息化管理檔案資料，不僅保證檔案整體的真實性，同時便于系統(tǒng)的查詢，對于人事部門也可以更好的對整體的人力資源情況進(jìn)行充分的掌握，對于工作整體結(jié)構(gòu)設(shè)置等都具有一定的作用。避免將檔案室與其他辦公室設(shè)置在統(tǒng)一辦公室內(nèi)，為了檔案資料的安全性考慮，應(yīng)當(dāng)確定出專門位置保存相關(guān)重要資料，制定專門的管理人員對檔案的安全性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁出現(xiàn)信息檔案丟失等重大過失出現(xiàn)。

3.3提升檔案管理意識

目前部分事業(yè)單位并沒有設(shè)立專門的檔案管理部門，高素質(zhì)檔案管理人才相對缺失，因此管理層應(yīng)當(dāng)重視檔案管理部門的人員團(tuán)隊管理建設(shè)工作，充分認(rèn)識到檔案本身具備的珍貴價值。在事業(yè)單位內(nèi)部提升對檔案管理工作重要性的宣傳工作，明確工作任務(wù)，按照不同的實際制定有針對性的內(nèi)容。做好適應(yīng)社會發(fā)展的各項管理工作，使員工能夠重視檔案的作用，了解檔案對于自身整體發(fā)展的重要性，從而重視自己的檔案的安全性，也從另一個角度督促檔案管理人員整體工作的開展。

4結(jié)束語

檔案資料是記錄事物發(fā)展的重要內(nèi)容，是記錄整體歷史發(fā)展過程的重要參考，是人類回憶過去，了解過去非常重要的途徑，因此加強(qiáng)對于檔案管理工作的控制具有十分重要的意義。檔案管理工作是一項長期的細(xì)致的工作，管理者應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到檔案管理問題的重要性，重視檔案管理人員工作效率的提升，引進(jìn)高科技信息管理系統(tǒng)對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，提升整體的運行效率，降低人員成本的投入，為事業(yè)單位整體的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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