提高工程項目檔案專業(yè)化管理水平措施的研究

劉洪

【摘 要】論文通過對當(dāng)前施工企業(yè)工程項目檔案管理中存在的普遍弊端進(jìn)行分析，提出項目檔案管理走專業(yè)化發(fā)展道路的思想，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展服務(wù)，確保企業(yè)利益最大化。

【Abstract】Based on the analysis of common drawbacks of current archives management in construction enterprise project， paper puts forward the ideas that project archives management should take the path of professional development， to service the sustainable development of enterprises， to ensure the maximization of corporate interests.

【關(guān)鍵詞】工程項目；檔案管理；措施

【Keywords】project； archives management； measures

【中圖分類號】TU712；G275.9 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0007-02

1 引言

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，工程項目檔案越來越多，要求越來越高，檔案管理方法也在不斷變化發(fā)展，各行各業(yè)均擁有屬于自己特點的檔案管理軟件，走上專業(yè)化管理道路。作為一個電力工程施工企業(yè)，工程項目檔案管理還存在諸多弊端，需要不斷加強工程施工、竣工檔案管理的規(guī)范化、科技化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，通過提高檔案管理水平，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

2 提高工程項目檔案管理的必要性

2.1 加強項目檔案管理是每位職工的義務(wù)

《中華人民共和國檔案法》第3條規(guī)定：“一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)”。另外，國家還頒布了《中華人民共和國檔案法實施細(xì)則》、（GBT 11822—2008）《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、（DAT 28—2002）《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等一系列法規(guī)、國標(biāo)、行標(biāo)，對企業(yè)檔案管理職責(zé)作出相應(yīng)規(guī)定[1]。作為電力施工企業(yè)的每一位員工均有為企業(yè)檔案管理貢獻(xiàn)力量的義務(wù)。

2.2 規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理可使企業(yè)利益最大化

近年來，隨著國家宏觀經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電力行業(yè)越來越多的重大特大項目均有創(chuàng)建國家優(yōu)質(zhì)工程的建設(shè)目標(biāo)，其中項目竣工資料是評選優(yōu)質(zhì)工程的重要依據(jù)之一，在評選階段占據(jù)十分突出的地位。

許多工程建設(shè)單位越來越重視工程項目檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并采取了在承包合同中明確竣工資料保證金的規(guī)定，其比例高達(dá)合同價款的5%。在項目管理過程中，建設(shè)領(lǐng)域項目管理“八大員”也包括檔案資料員，屬于專業(yè)化管理人員之一。

筆者負(fù)責(zé)過多個工程項目檔案管理工作，從施工過程檔案收集整理到竣工檔案制作移交均全程參與負(fù)責(zé)，工程竣工資料無法及時按業(yè)主規(guī)定要求移交則無法進(jìn)行項目最終結(jié)算，竣工移交時間拖得越久，企業(yè)利益損失越大，其中包括可見的經(jīng)濟(jì)利益損失和無形的品牌名譽價值損失。

3 施工企業(yè)檔案管理存在的問題分析

3.1 有意識，無重視

作為一個施工企業(yè)，其檔案構(gòu)成中很大部分為工程項目竣工檔案，工程項目檔案從招投標(biāo)開始，經(jīng)過施工過程控制到竣工驗收結(jié)束，都會形成一系列具有價值的重要資料。

當(dāng)前施工企業(yè)檔案管理中存在的問題主要是工程項目完工后無法及時在規(guī)定時間內(nèi)移交竣工資料，有些項目甚至在項目部解散之后兩、三年才完成，這嚴(yán)重影響了企業(yè)利益。不能保證竣工檔案移交的及時性、有效性，其根本原因是：①管理層存在著“檔案工作就是檔案員一個人的事情”的思想，并沒有“專業(yè)的人才做專業(yè)的事”的意識；②相關(guān)管理領(lǐng)導(dǎo)和職工沒有重視工程項目檔案管理；③企業(yè)建立的獎懲機制未能覆蓋或不能在檔案管理工作中實際操作。這是一種“有意識，無重視”的不負(fù)責(zé)任的現(xiàn)象。

3.2 有機制，無職責(zé)

在當(dāng)前工程項目招投標(biāo)競爭日益激烈的大環(huán)境下，國有企業(yè)幾乎都緊緊跟隨國家政策對內(nèi)部管理進(jìn)行實時調(diào)整，其也已經(jīng)意識檔案管理的重要性，意識到檔案管理是影響企業(yè)利益的基本因素之一，從設(shè)置各級檔案管理部門，設(shè)置專業(yè)檔案室，加強日常檔案收集整理，到加強檔案宣傳和員工培養(yǎng)培訓(xùn)，硬件條件似乎都是按部就班、井井有條地穩(wěn)步推進(jìn)。在這看似有效的管理機制下，其實存在很多問題：需要調(diào)閱時才發(fā)現(xiàn)重要的項目檔案并沒有及時歸檔，或已經(jīng)遺失無法追溯；由于部門眾多，多數(shù)部門會自己保存相關(guān)重要檔案，并不移交企業(yè)的專門檔案室保管，致使其他部門在相同的檔案需求上做了重復(fù)工作，耗費人力物力，給企業(yè)帶來較大損失；沒有一定的獎懲機制來對檔案管理人員進(jìn)行獎優(yōu)罰劣，這是一種典型的“有機制，無職責(zé)”的管理失職表現(xiàn)。

3.3 有崗位，無能力

企業(yè)各級檔案管理部門眾多，檔案管理崗位也按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置，但管理者能力和水平卻參差不齊，出現(xiàn)已經(jīng)歸檔的檔案資料根本不能滿足歸檔要求的情況。普遍原因是項目檔案管理者一般都不是專業(yè)的檔案管理人員，而是技術(shù)員兼職，甚至有些人員從未經(jīng)過檔案管理培訓(xùn)就直接上崗。工程檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，占比極大，檔案管理者業(yè)務(wù)能力低下會導(dǎo)致資源浪費、影響檔案質(zhì)量，使工程難以通過竣工驗收，從而導(dǎo)致企業(yè)損失。這便是所謂的“有崗位，無能力”現(xiàn)象。

4 提高檔案管理能力措施

4.1 加強檔案宣傳，提高職工意識

要提高全體職工的檔案管理職責(zé)意識[2]。首先，企業(yè)管理者在制定各項規(guī)章制度時，應(yīng)從制度上為檔案重要性宣傳做好鋪墊，讓廣大職工明白加強檔案管理職責(zé)、提高檔案管理能力是關(guān)系到企業(yè)長期利益，關(guān)系到每個人切身利益的。其次，制定的檔案管理制度應(yīng)明確各級部門形成的重要檔案要指定專人及時整理，集中歸檔，集中保存。同時加強各部門之間的溝通，實現(xiàn)檔案的有效利用。再次，在提高職工檔案管理意識的同時，領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度也是直接影響檔案管理工作的重要因素。企業(yè)管理者，尤其是高層管理者應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查，獎勵優(yōu)秀，調(diào)整中庸，淘汰落后。

4.2 落實管理職責(zé)，建立長效機制

企業(yè)建立的各級檔案管理部門均有對應(yīng)的管理職責(zé)需要嚴(yán)格落實，在多數(shù)情況下，部門之間的業(yè)務(wù)需要上級領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)統(tǒng)一，而非按照制度規(guī)定來執(zhí)行。

要使廣大職工自動自覺落實自己的檔案管理職責(zé)，必須要求各級檔案部門加強“按制度辦事”的意識，認(rèn)真及時落實各自管理職責(zé)。

建立及時有效的獎懲機制，對檔案管理有積極貢獻(xiàn)的職工予以實質(zhì)性獎勵，同時對領(lǐng)導(dǎo)不力、管理不善、甚至管理混亂，為企業(yè)形象帶來負(fù)面影響的職工予以一定懲罰。

4.3 提高操作能力，確保后繼有人

針對各級檔案管理人員，尤其是工程項目檔案管理人員，要組織專業(yè)化培訓(xùn)、定期學(xué)習(xí)，以提高其管理和操作能力。新進(jìn)入的檔案管理人員，應(yīng)考慮其檔案管理操作培訓(xùn)周期，使其在具備一定的實操能力之后再從事相關(guān)業(yè)務(wù)管理。

不論企業(yè)內(nèi)檔案管理還是工程項目檔案管理，專業(yè)化管理始終是最終管理方式。專業(yè)的人才能做專業(yè)的工作，獲得與職位相適應(yīng)的勞動報酬，才能使得企業(yè)檔案管理工作實現(xiàn)長期穩(wěn)定發(fā)展與進(jìn)步，保證企業(yè)利益趨于最大化。

5 結(jié)論

信息化不斷發(fā)展進(jìn)步的今天，“互聯(lián)網(wǎng)+”的思維已經(jīng)深入我們生活、工作的方方面面。企業(yè)檔案管理思想也應(yīng)順勢而變，管理手段也應(yīng)多元化，既要保證硬件夠硬，也要確保軟件跟上。同時，工程項目檔案管理也應(yīng)在業(yè)主單位的指導(dǎo)下采用其開發(fā)的專業(yè)軟件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化、軟件化管理，以提高管理效率，同時也為竣工檔案資料制作和移交做好充分準(zhǔn)備，確保按合同要求的時限完成項目結(jié)算工作。

總之，建立長效機制、提高檔案意識、堅持專業(yè)化管理思想，才能確保工程項目檔案管理的規(guī)范化、科技化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，并最終提高企業(yè)檔案管理能力，充分發(fā)揮其為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的真正作用，實現(xiàn)企業(yè)利益最大化。

【參考文獻(xiàn)】

【1】DA/T28—2002國家重大工程建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范[S].

【2】廖春玲.淺談提升電力企業(yè)檔案管理水平的有效方法[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2013（20）：58-59.