辦公自動化與辦公室文書工作發(fā)展探析

郭鵬俐

隨著社會和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國無紙化辦公已經(jīng)在多種行業(yè)中被廣泛推廣，從而逐漸取代傳統(tǒng)的文書工作。本文根據(jù)實(shí)際應(yīng)用情況，介紹了自動化辦公當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r，進(jìn)一步分析和探討了在推進(jìn)辦公自動化的同時會出現(xiàn)的某些問題，并從員工自身素質(zhì)的提高、觀念的轉(zhuǎn)變以及工作重心的改變等方面進(jìn)行相關(guān)辦公室文書工作的發(fā)展建議，以期為今后相關(guān)工作提供一定的參考。

自動化辦公設(shè)備及內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)為當(dāng)前企業(yè)中的文書工作提供了極大的便利，同時也提高了文書工作的工作效率。但是，與此同時，這種依靠先進(jìn)技術(shù)的自動化辦公方式，對相關(guān)工作人員的各方面素質(zhì)都提出了更高的要求。

當(dāng)前辦公室工作及辦公自動化發(fā)展現(xiàn)狀

從傳統(tǒng)文書工作向自動化辦公方式轉(zhuǎn)變。近年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，絕大多數(shù)單位或企業(yè)都已經(jīng)轉(zhuǎn)向辦公自動化發(fā)展階段，主要表現(xiàn)在：以往極度依賴紙、筆、電話、墨水等實(shí)體辦公工具的情況已經(jīng)基本結(jié)束，同時，辦公文件的流轉(zhuǎn)也由原來的半無紙化轉(zhuǎn)向當(dāng)前的全無紙化時代，這就包括文件在資料收集及撰寫的前期階段，到文件轉(zhuǎn)發(fā)、審批、簽訂等后期階段，都可以通過網(wǎng)絡(luò)及電腦進(jìn)行處理。與此同時，這種新興的辦公模式也對原本辦公室工作人員及文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。

通過自動化辦公系統(tǒng)文檔一體化得以實(shí)現(xiàn)。在以往的辦公文件管理工作中，大量的文件通過管理人員的收集、整理形成利于保存和存放的檔案，最終讓凌亂分散的文件轉(zhuǎn)變?yōu)楦酉到y(tǒng)化的檔案。但隨著辦公自動化不斷的深入發(fā)展，辦公的文件與檔案之間的界限變得日益模糊，可以通過建立起來的OA系統(tǒng)對文件或文檔進(jìn)行更加簡便有序的查詢或處理工作。

公文流轉(zhuǎn)變得更穩(wěn)定安全。一般情況下，在企業(yè)或單位內(nèi)部使用的網(wǎng)絡(luò)都是與外網(wǎng)進(jìn)行物理隔離的專業(yè)網(wǎng)絡(luò)，這些網(wǎng)絡(luò)可以保證各上下級單位與兄弟單位之間的安全使用，而這些網(wǎng)絡(luò)在進(jìn)行文件的流轉(zhuǎn)時會更加快速便捷。內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)可以為工作人員提供多種文件管理功能，包括從文章擬稿到文件歸檔的全過程管理功能，以及處理完畢的公文實(shí)現(xiàn)及時流轉(zhuǎn)的功能，并能對文件的去向進(jìn)行實(shí)時監(jiān)督。此外，內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)還可以為工作人員提供更加靈活的可視化操作平臺，還能根據(jù)各單位各部門的具體情況進(jìn)行功能的制定等等。這樣一來，不僅簡化了單位文書工作的步驟，為其提供了很大的便利，更能夠保證公文在流轉(zhuǎn)和處理過程中的安全性。

辦公自過化對人員素質(zhì)提出的新要求

面對辦公信息化和自動化技術(shù)的快速發(fā)展，相關(guān)文書工作人員及管理人員也需要具備更高的個人素質(zhì)，以適應(yīng)當(dāng)前的辦公環(huán)境。首先，辦公人員需要擁有更高的政治素養(yǎng)。文件在OA系統(tǒng)上的流轉(zhuǎn)、處理等過程是顯示文書工作崗位工作效率的最直接體現(xiàn)，在這一崗位上的工作人員除了應(yīng)當(dāng)在業(yè)務(wù)技術(shù)上具有良好的知識素養(yǎng)以外，更應(yīng)進(jìn)一步扎實(shí)社會主義核心價值觀，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，不斷提高為人民服務(wù)的工作態(tài)度。其次，文書人員應(yīng)當(dāng)擁有更高的工作責(zé)任心和忠于職守的工作態(tài)度，在當(dāng)前提供發(fā)達(dá)的硬件設(shè)施情況下，也需要提升自身的工作效率，同時爭取更加嚴(yán)謹(jǐn)、高質(zhì)的完成文書工作。最后，由于某些企業(yè)或單位的文件會涉及保密內(nèi)容，文書工作人員作為這些文件的經(jīng)手者，應(yīng)當(dāng)具備嚴(yán)守秘密、嚴(yán)于律己的基本道德素質(zhì)，以確保涉密內(nèi)容不被泄露。

辦公室工作人員素質(zhì)提升的幗關(guān)建議

加強(qiáng)自身思想素質(zhì)培訓(xùn)。文書工作主要擁有事物瑣碎、涉及面廣而具體等工作性質(zhì)，要真正的將文書工作做好做實(shí)，需要相關(guān)人員必須擁有較強(qiáng)的工作責(zé)任心。因此，企業(yè)對于員工的思想素質(zhì)培訓(xùn)對于增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心，以及積極主動、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度至關(guān)重要。此外，企業(yè)還需要為員工營造出更好的公司文化環(huán)境，讓他們能夠在良好的工作氛圍中，增強(qiáng)對做文書工作的信心和決心。

加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)知識的擴(kuò)充學(xué)習(xí)。擁有良好的思想品德是文書工作人員必須具備的前提條件，而自身的業(yè)務(wù)能力則是適應(yīng)文書崗位的基礎(chǔ)。尤其是在涉及公文處理等方面，工作人員要按照國家規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的掌握。同時，為了能夠形成質(zhì)量更高的文章，工作人員也許具備一定的政治理論、法律、經(jīng)濟(jì)、歷史等基本常識，不斷拓寬自己的眼界，不斷豐富自身的知識儲備，以能更好的提升文書工作的工作效率。

加強(qiáng)相關(guān)設(shè)備技能的運(yùn)用。在辦公自動化的不斷發(fā)展之下，利用網(wǎng)絡(luò)及內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)形成的文書辦公流程，在給文書工作提供了便利的同時，還在無形中增加了對文書人員操作過程的壓力。由于辦公自動化帶來的統(tǒng)一性和系統(tǒng)性，工作人員一個小小的疏忽或是失誤，將會導(dǎo)致之后一系列錯誤的發(fā)生。因此，文書工作人員應(yīng)當(dāng)具備熟練運(yùn)用相關(guān)設(shè)備系統(tǒng)的能力，并能夠充分利用OA系統(tǒng)的便捷性和靈活性。此外，公司或單位還應(yīng)對文書工作人員定期舉辦系統(tǒng)和設(shè)備維護(hù)的培訓(xùn)課程，并進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)正確操作的重要性，以盡可能避免今后在文書工作中因?yàn)閱T工的錯誤操作而導(dǎo)致無法挽回的問題發(fā)生。

綜上所述，今后相關(guān)單位和企業(yè)應(yīng)當(dāng)努力加強(qiáng)文書工作人員多方面素質(zhì)的培訓(xùn)，文書工作人員也應(yīng)當(dāng)從思想素質(zhì)、技術(shù)能力以及操作水平上提高自身的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)自身為人民服務(wù)、對工作負(fù)責(zé)的使命感，以進(jìn)一步提高文書工作的整體工作效率。