高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

金珍紅

摘 要：在高校事業(yè)發(fā)展過程中，高校檔案管理是極為重要的一部分，在高校人才培養(yǎng)上的作用也是不容忽視的。計(jì)算機(jī)技術(shù)在近年來的發(fā)展十分迅速，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法與高校發(fā)展的節(jié)奏相適應(yīng)。該文主要從高校檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、實(shí)施措施入手，分析當(dāng)前檔案管理存在的問題，有針對性地提出有效解決措施。

關(guān)鍵詞：高校 檔案工作 現(xiàn)代化

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）02（c）-0179-02

完善的檔案管理對于高校資料的完好保存起到極為重要的作用。只要建立完善的檔案管理體系，才能夠?qū)W(xué)校的教學(xué)、科研、對外交流等活動的資料進(jìn)行順利歸檔。相反的話，學(xué)校就無法將自身的歷史進(jìn)行完整保存，無法在未來的發(fā)展與決策中起到有效的參考作用。高校管理已經(jīng)漸漸走向現(xiàn)代化道路，檔案管理也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)這個趨勢，加快現(xiàn)代化管理進(jìn)程，對檔案資源進(jìn)行有效的保護(hù)、開發(fā)利用，全面促進(jìn)檔案事業(yè)與其它事業(yè)相互促進(jìn)發(fā)展，為學(xué)校的發(fā)展提供有力支持。

1 高校檔案工作在發(fā)展過程中的目標(biāo)

（1）高校檔案工作具有多個方面的內(nèi)容，其中包括工作范圍規(guī)范化、檔案標(biāo)準(zhǔn)化等等，高校的檔案工作是其現(xiàn)代化的體現(xiàn)，這在一定程度上可以加強(qiáng)檔案工作者之間的交流，還可以進(jìn)一步提高其工作效率。

（2）檔案工作管理的現(xiàn)代化。①思想現(xiàn)代化。進(jìn)一步提高檔案工作者的服務(wù)意識，這在一定程度上會擴(kuò)展檔案工作者的服務(wù)范圍，為用戶提供資料服務(wù)，這樣不僅可以提高檔案的使用效率，還可以為學(xué)校的發(fā)展提供便利。②管理方法朝著規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。在原有的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步統(tǒng)一、規(guī)范技術(shù)方法，提高技術(shù)方法的科學(xué)性，進(jìn)而促使檔案工作的管理水平大大提高。

（3）檔案技術(shù)的現(xiàn)代化以及設(shè)備的現(xiàn)代化。①庫房全都引進(jìn)國內(nèi)先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，檔案的管理和保護(hù)工作可以借助先進(jìn)的技術(shù)來實(shí)現(xiàn)；②現(xiàn)代光學(xué)技術(shù)在一定程度上可以為檔案提供最有效的保護(hù)和貯藏，最常見的技術(shù)有計(jì)算機(jī)輸出縮微技術(shù)、光盤存貯技術(shù)等。③在計(jì)算機(jī)的幫助下，可以對檔案進(jìn)行登記、統(tǒng)計(jì)、管理等多項(xiàng)工作，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理自動化、網(wǎng)絡(luò)化。

（4）檔案工作人員是高校的有形資產(chǎn)，其也需要滿足相關(guān)要求，例如較高的文化水平、較高的職業(yè)素養(yǎng)等，此外，還應(yīng)該有較強(qiáng)的責(zé)任心、較高的工作熱情以及熟練掌握現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，這樣才可以在激烈的競爭中獲得發(fā)展優(yōu)勢。工作人員是檔案管理最為關(guān)鍵的因素，如果工作人員自身綜合素質(zhì)不高，自然在工作過程也會出現(xiàn)諸多問題，不利于高校檔案管理的發(fā)展。

2 促進(jìn)高校檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展的相關(guān)措施

（1）為高校檔案工作制定總體規(guī)劃，這樣可以在一定程度上促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，這也為檔案現(xiàn)代化發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案人員在工作的過程中，要把握檔案管理工作的長期任務(wù)和近期任務(wù)，這樣可以大大減少人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)，提高其工作效率。

（2）檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展一直是檔案管理工作的重點(diǎn)，在長期的發(fā)展中，認(rèn)為只是簡單地把管理現(xiàn)代化理解為引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，沒有充分意識到科學(xué)管理發(fā)揮的重要作用。檔案工作人員需要知道的是，科學(xué)管理不僅可以使得信息得到充分交流，還可以提高檔案管理工作效率，避免資源的浪費(fèi)。這就要求檔案工作人員要開展創(chuàng)新性學(xué)習(xí)，加強(qiáng)交流和合作，進(jìn)一步制定出規(guī)范化、科學(xué)化的技術(shù)管理方法。

（3）解放思想，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案工作人員的意識，明確檔案管理工作是國家發(fā)展的重要部分，這在一定程度上可以集中體現(xiàn)科學(xué)發(fā)展觀的內(nèi)涵，為建設(shè)和諧的社會主義社會打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。從學(xué)校的角度出發(fā)，各級檔案部門需要解放思想，進(jìn)一步提高其服務(wù)范圍，提高服務(wù)質(zhì)量。在檔案管理的過程中，由原來舊觀念發(fā)展成為新觀念，為用戶提供資料服務(wù)，這樣可以大大提高檔案的利用率，為更多的群體用戶提供服務(wù)，促進(jìn)其發(fā)展。

（4）重視檔案收集工作、整理工作，促進(jìn)檔案信息化發(fā)展。

第一，促使檔案網(wǎng)絡(luò)化成功建設(shè)。高校在發(fā)展的過程中，為了獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益，這就要求高校要為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。簡單來說，對于非保密檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)的平臺，實(shí)現(xiàn)資源共享，用戶可以在網(wǎng)絡(luò)上查詢自己想要的信息。用戶能夠根據(jù)自身需要，自主搜索到想要的資源，不僅可降低工作人員的工作強(qiáng)度，也可大大提升用戶的便利性。

第二，檔案的數(shù)字化發(fā)展。我們要在原有的基礎(chǔ)上，建立相關(guān)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，這在一定程度上促進(jìn)檔案的數(shù)字化管理，這就要求我們要為檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和發(fā)展制定規(guī)劃。一是促進(jìn)檔案進(jìn)館前的數(shù)字化發(fā)展。對于各種電子文件來說，要對其進(jìn)行收集和整理，將其進(jìn)一步列入檔案部門可以接收的范圍內(nèi)。電子文件的各項(xiàng)工作需要做好，在文檔管理一體化的要求下，對于文檔進(jìn)行分類管理，從另一個角度來說，用戶可以通過校園網(wǎng)來接收電子文件，將各種電子文件材料進(jìn)行傳遞、整理、儲存等，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文檔一體化建設(shè)和發(fā)展。二是促進(jìn)館藏檔案的數(shù)字化發(fā)展。在手工錄入、直接掃描等多種手段的基礎(chǔ)上，將信息整合到檔案數(shù)據(jù)庫中。在館藏檔案資源管理的過程中，要進(jìn)行分級鑒定，并進(jìn)行相關(guān)整理，促使紙質(zhì)檔案、照片等進(jìn)行數(shù)字化處理和發(fā)展。數(shù)字化的儲存方式不僅能夠保障檔案的完整性，還可提高檔案的搜索便利性，對于館藏檔案管理發(fā)展有極大促進(jìn)作用。

第三，檔案管理的業(yè)務(wù)工作是檔案工作的前提條件。為了滿足檔案管理的需求，并在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理自動化發(fā)展，就要設(shè)定合適的目標(biāo)，并朝著這個目標(biāo)而不懈努力。我們只有做好檔案管理的業(yè)務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)檔案共享，加強(qiáng)資源的流動性，建設(shè)相關(guān)的文件材料歸檔制度。

（5）要重視檔案工作人才的培養(yǎng)，提高檔案管理人才的職業(yè)技能和管理技術(shù)，進(jìn)一步提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理，要在原有的基礎(chǔ)上建立一支高素質(zhì)、高水平的人才隊(duì)伍，積極促進(jìn)管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，尤其要建設(shè)一支良好的檔案干部隊(duì)伍。對于檔案干部來說，要從政治、生活等多個方面來關(guān)心檔案干部。充分考慮到檔案事業(yè)的發(fā)展需要，對于檔案崗位的結(jié)構(gòu)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。在檔案管理工作中，要始終堅(jiān)持以人為本的工作原則，意識到人才資源的重要性。所以，在實(shí)際的工作過程中，要對檔案干部隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，并對現(xiàn)有的檔案干部人員展開相關(guān)培訓(xùn)。在原有的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步吸引更多的優(yōu)秀人才參與到檔案工作中去，只有這樣才可以促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。高校教學(xué)改革和發(fā)展的過程中，檔案工作具有重要意義。高校檔案部門需要進(jìn)一步完善下相應(yīng)的法律法規(guī)，盡力為用戶提供全面、優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。在檔案管理工作中，要和教學(xué)、科學(xué)結(jié)合發(fā)展，使得檔案管理工作發(fā)揮其實(shí)質(zhì)性作用。

3 結(jié)語

總而言之，高校檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)是社會發(fā)展的必經(jīng)之路，也是社會發(fā)展的必然趨勢。從根本上來說，檔案管理是一個系統(tǒng)性的工程，要先實(shí)現(xiàn)和發(fā)展高效檔案管理現(xiàn)代化，只是簡單地轉(zhuǎn)變觀念是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還要進(jìn)一步創(chuàng)新管理方法，引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和設(shè)施設(shè)備，提高檔案工作人員的工作素質(zhì)、工作能力。只有從多個方面多個渠道共同發(fā)展，才可以為高校檔案管理現(xiàn)代化提供便利，才能切實(shí)促進(jìn)高校檔案管理往現(xiàn)代化方向發(fā)展。

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