計(jì)算機(jī)在檔案信息化建設(shè)與管理中的應(yīng)用

鮮峰

摘 要：利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)和管理，可確保檔案信息的時(shí)效性，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。在利用算機(jī)技術(shù)開展檔案信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)樹立檔案信息化意識(shí)，提高檔案信息化技術(shù)水平，不斷提高檔案信息管理水平，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和有效性。在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案信息管理時(shí)，要通過計(jì)算機(jī)創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，保障檔案信息安全，研發(fā)檔案信息相關(guān)軟件，提高檔案信息的利用率，促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案 信息化建設(shè) 信息管理 計(jì)算機(jī)技術(shù)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）02（c）-0174-02

檔案信息化是以室藏檔案為基礎(chǔ)，在保持原來檔案信息不變的前提下，改變檔案自身內(nèi)容的存在形式，使檔案信息社會(huì)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需求。應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)和管理，可以節(jié)約時(shí)間，提高工作效率；可以節(jié)約成本，依規(guī)做好檔案信息保密工作。所以，應(yīng)合理利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)和管理。

1 檔案信息化建設(shè)和管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)

1.1 確保時(shí)效性

定期人工整理后的紙質(zhì)檔案要分放到各檔案室，保存的檔案信息一般具有一定的滯后性。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)完成檔案掃描輸入、加工整理后，可通過網(wǎng)絡(luò)傳輸直接傳送給檔案室，確保查詢得到的是最新、最及時(shí)的檔案信息，確保了檔案信息的時(shí)效性。

1.2 實(shí)現(xiàn)資源共享

運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可錄入檔案信息，創(chuàng)建自己的信息庫，相關(guān)部門可通過網(wǎng)絡(luò)查詢和調(diào)取經(jīng)過加工的檔案信息，可節(jié)約時(shí)間、空間，提高工作效率，共享電子檔案信息資源。要提高檔案信息共享能力，細(xì)分電子檔案類別為操作目錄、系統(tǒng)環(huán)境、卷內(nèi)目錄、檔案密級(jí)等，來進(jìn)行科學(xué)管理。

2 計(jì)算機(jī)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用

2.1 樹立信息化意識(shí)

檔案管理人員要樹立社會(huì)檔案意識(shí)，這可推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。檔案管理人員是檔案信息化建設(shè)的主力軍，其能動(dòng)性直接影響檔案信息化建設(shè)的成敗，應(yīng)予以充分重視。這要求檔案管理人員要樹立檔案信息化觀念并認(rèn)清其重要性，主動(dòng)參與并認(rèn)真做好檔案信息化建設(shè)工作，促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

2.2 提高檔案信息化技術(shù)水平

（1）配備硬件設(shè)備。要開發(fā)、運(yùn)用和不斷完善檔案信息管理系統(tǒng)，通過培訓(xùn)并推廣統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，為檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；（2）檔案目錄中心和全文數(shù)字化。在此項(xiàng)工作中，輸入數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)使用者要求邊整理邊輸入檔案資料，同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案，避免重復(fù)勞動(dòng)，加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程；（3）界定并保證信息密級(jí)及其安全。首先要制定公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密等密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。為確保軟件系統(tǒng)安全性，要合理設(shè)定檔案信息使用者查詢權(quán)限，通過在網(wǎng)上驗(yàn)證使用者身份來保證檔案密級(jí)安全。

2.3 提高檔案信息管理水平

（1）加強(qiáng)檔案信息化管理軟件和制度建設(shè)。要根據(jù)本單位實(shí)際選擇合適的檔案信息化管理軟件，根據(jù)國家法律法規(guī)制定并不斷完善管理規(guī)章制度和規(guī)范，加強(qiáng)信息交換并提高共享水平，創(chuàng)造出更為有利的、方便公眾的優(yōu)越條件；（2）檔案管理人員必須學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)、信息化管理知識(shí)和管理軟件，不斷開發(fā)利用軟件，使系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)良好；（3）檔案信息化管理成敗的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)質(zhì)量，要嚴(yán)格把守?cái)?shù)據(jù)關(guān)，輸入完整準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，保證信息的客觀性。要建立數(shù)據(jù)審核制度，輸入前和輸入后應(yīng)詳細(xì)審核和校對(duì)數(shù)據(jù)，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用

3.1 創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫

檔案信息管理的核心是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開發(fā)和建立數(shù)據(jù)庫以保存檔案數(shù)據(jù)信息。這一過程是檔案信息管理正規(guī)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的必要手段，是用戶獲取各種檔案信息的一種重要方式。

在檔案管理過程中，要建立完善的數(shù)據(jù)庫和相關(guān)程序，準(zhǔn)確錄入檔案信息，通過不同方式來檢索、查詢和利用檔案信息，做到檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行和檔案信息的共享。

3.2 規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

應(yīng)規(guī)范建設(shè)和科學(xué)管理檔案數(shù)據(jù)庫，尤其時(shí)應(yīng)注意泄密問題。要提高檔案管理的安全機(jī)制，防止信息泄露；要不斷擴(kuò)大發(fā)展檔案信息數(shù)據(jù)庫，順應(yīng)計(jì)算機(jī)發(fā)展建立新的管理軟件，滿足檔案信息管理需求。

3.3 保障檔案信息安全

安全性是檔案信息管理中的重中之重，機(jī)密信息一旦泄露，不利于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展。

安全保障制度是保證信息管理安全的保證，但應(yīng)做到科學(xué)合理有效。要選用適合的或重新設(shè)計(jì)殺毒軟件，保證病毒不侵襲檔案信息；為有效抵制內(nèi)外攻擊，要將入侵檢測(cè)、漏洞掃描技術(shù)、二級(jí)防火墻作為檔案信息管理系統(tǒng)安全的核心內(nèi)容；為及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案信息管理系統(tǒng)安全問題，了解系統(tǒng)安全運(yùn)行情況，要實(shí)時(shí)記錄防火墻日志來監(jiān)控系統(tǒng)。必要時(shí)將系統(tǒng)劃分為隔離區(qū)、外網(wǎng)區(qū)和內(nèi)網(wǎng)區(qū)等不同使用權(quán)限的區(qū)域，以不同級(jí)別指令為依據(jù)，嚴(yán)格端口和服務(wù)限制。這樣，系統(tǒng)管理員可限制不同使用者的操作權(quán)限。防火墻可隔離移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)接入點(diǎn)，掃描所有進(jìn)入系統(tǒng)內(nèi)部的信息。當(dāng)出現(xiàn)欺騙性攻擊時(shí)，技術(shù)人員可及時(shí)發(fā)現(xiàn)危險(xiǎn)操作并根據(jù)情況的不同給予不同的處理，避免系統(tǒng)受到侵害。

3.4 研發(fā)檔案信息相關(guān)軟件

在當(dāng)前已有的檔案管理軟件上，根據(jù)檔案信息的發(fā)展以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，可以根據(jù)實(shí)際重新設(shè)計(jì)軟件結(jié)構(gòu)、模塊、編程、調(diào)試和測(cè)試，開發(fā)新數(shù)據(jù)庫和管理軟件，研發(fā)出適合時(shí)代發(fā)展和順應(yīng)檔案信息利用者需求的檔案管理程序和相關(guān)軟件，確保檔案管理和數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的有效性和準(zhǔn)確性。

3.5 提高檔案信息利用率

利用現(xiàn)代信息技術(shù)整理和編研可進(jìn)一步系統(tǒng)化和優(yōu)化檔案信息，能提高信息密度和信息傳遞速度，方便快捷地為利用者提供必要的數(shù)字化檔案信息，有助于及時(shí)提供準(zhǔn)確的當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展決策信息。

利用檔案信息管理系統(tǒng)可建立基于局域網(wǎng)用戶友好界面的查詢子系統(tǒng)，這樣利用者可以按權(quán)限瀏覽和快速索取網(wǎng)站所提供的豐富的檔案信息，可獲得較高的社會(huì)效益。根據(jù)用戶權(quán)限的不同，通過局域網(wǎng)以數(shù)字化形式為各部門傳輸必要、及時(shí)、可靠、大量的基礎(chǔ)性原生檔案信息，充分實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，充分利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，切實(shí)提高檔案信息管理系統(tǒng)和檔案信息利用率。

隨著計(jì)算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案信息化建設(shè)和管理提供了有利條件，所創(chuàng)建的檔案管理平臺(tái)不但可以有效實(shí)施檔案信息化建設(shè)和管理，還可節(jié)省時(shí)間和成本，提高檔案管理效率、利用率和社會(huì)效益，不斷提高管理水平，確保檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息，可以促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

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